Aon standardise et harmonise les RH mondiales avec Docusign eSignature

Aon est une entreprise mondiale de services professionnels de premier plan offrant une large gamme de solutions en matière de risques, de retraite et de santé. Les 50 000 collègues de l'entreprise dans 120 pays favorisent les résultats pour les clients en utilisant des données et des analyses propriétaires pour fournir des informations qui réduisent la volatilité et améliorent la performance. Aon connaît une croissance organique de 6 % d'une année sur l'autre. Alors que la croissance et l'expansion mondiale par le biais d'acquisitions sont de bonnes nouvelles pour l'entreprise, cela a présenté des opportunités d'amélioration de l'efficacité au sein de l'équipe RH d'Aon.

Pour rationaliser les opérations des ressources humaines et garantir des services RH cohérents et conformes à ses collègues à l’échelle mondiale, Aon a décidé en 2017 de regrouper plusieurs fonctions RH mondiales dans un centre de services partagé en Pologne. Auparavant, les équipes RH de chaque pays fonctionnaient de manière indépendante, avec moins de processus partagés entre elles. Dans le cadre du passage d'Aon à un centre RH mondial, l'entreprise a également décidé d'utiliser Docusign eSignature et remplacer ses processus d'accords manuels obsolètes. Aujourd'hui, les lettres d'offre et les changements d'emploi, y compris les promotions et les changements de poste, sont gérés avec Docusign dans 52 pays sur six continents.

Richard Bullock, gestionnaire de produit mondial chez Aon, dirige l'initiative mondiale Docusign de l'entreprise. « Docusign eSignature offre des capacités et des fonctionnalités qui soutiennent des contrats légalement défendables dans toute l'Union européenne, en Amérique latine, dans la région Asie-Pacifique et dans d'autres pays où Aon opère », déclare Bullock. « Dans son format de navigateur web le plus basique, Docusign est simple et intuitif, mais les capacités plus avancées nous permettent de nous intégrer parfaitement à nos plateformes logicielles existantes. »

Un système RH mondial, d'innombrables avantages régionaux.  

Le passage à un centre RH centralisé en Pologne a permis à Aon de standardiser les processus et technologies RH dans le monde entier et de fournir aux équipes RH régionales des outils numériques validés. Dans le cadre de la mise en œuvre initiale de Docusign eSignature, Aon a établi un « centre d’excellence » avec des experts internes et des employés de Docusign, pour faciliter la transition et découvrir des processus supplémentaires dans toute l'entreprise qui pourraient être modernisés avec des accords numériques.

« Nous avons mis en place un centre d'excellence pour favoriser une utilisation cohérente, accroître la sensibilisation aux avantages du produit, déployer de nouveaux cas d'utilisation et soutenir ceux existants, » a déclaré Bullock. « Nous collaborons et consultons avec les lignes de solutions commerciales pour déterminer où la signature électronique peut atténuer les risques et offrir une satisfaction client. »

Une fois que les équipes RH régionales ont commencé à utiliser Docusign eSignature, beaucoup ont trouvé d'autres processus spécifiques à leurs pays que Docusign pouvait améliorer.

Matt Ollar, coordinateur des opérations RH mondiales chez Aon basé en Pologne, souligne : « Chaque pays a un ensemble différent de directives réglementaires et de processus d'approbation internes spéciaux que nous devons comprendre et respecter. Nous avons trouvé un moyen de marier l'ancien processus manuel à une nouvelle pratique numérique standard au sein des opérations RH mondiales. En fin de compte, Docusign aide à obtenir plus rapidement les lettres de changement de rémunération des collègues, à pourvoir les postes plus rapidement et à garantir que les alertes appropriées sont déclenchées pour les documents qui prennent plus de temps à traiter que prévu. »

Maintenir la conformité de la paie en Australie

Maja Castricum, gestionnaire des opérations RH et de projets chez Aon Australie, a constaté les avantages du déploiement mondial de Docusign eSignature et l'a personnalisé pour des cas d'utilisation spécifiques à l'Australie.

« Une fois que nous avons lancé les cas d'utilisation soutenus par l'équipe RH mondiale en Pologne, nous avons décidé qu'il y avait une opportunité d'utiliser les puissantes capacités de Docusign dans d'autres processus pour éliminer les formulaires manuels, » déclare Castricum. « Par exemple, les demandes de congé spécialisées et les ajustements de contributions de pension sont désormais traités entièrement via Docusign. »

Intégration numérique des travailleurs saisonniers

Chaque année, pendant les périodes d'inscription ouverte, le groupe des Solutions de Bénéfices Volontaires et d'Inscription d'Aon doit embaucher plus de 150 travailleurs saisonniers sous contrat pour aider pendant cette période d'activité intense. Aon vise à réembaucher des contractuels des années précédentes, mais l'équipe doit tout de même envoyer des lettres d'offre personnalisées contenant la rémunération, les dates d'emploi, etc. à chaque collègue.

Avant Docusign, l'équipe d'Aon utilisait des fichiers Microsoft Word et modifiait manuellement les contrats avec des détails pour chaque travailleur saisonnier. Cela rendait la préparation des documents chronophage pour l'équipe d'Aon et obligeait les travailleurs saisonniers à imprimer, signer et renvoyer les contrats.

Maintenant, Aon utilise Docusign’s bulk-sendfonctionnalité et PowerForms pour remplir automatiquement les champs de formulaire avec des informations spécifiques pour chaque entrepreneur. Une fois tous les contrats envoyés, les employés saisonniers n'ont qu'à examiner et signer en utilisant Docusign eSignature Une fois signé, Docusign achemine automatiquement et en toute sécurité les informations clés des contrats vers d'autres systèmes. Le processus automatisé élimine la saisie manuelle des données, garantit l'exactitude et supprime les tracas administratifs pour les collègues d'Aon.