VTEX agiliza las negociaciones y optimiza la gestión de contratos con Docusign CLM

Fundada en 2000 por los brasileños Mariano Gomide de Faria y Geraldo Thomaz, VTEX es una plataforma global de comercio digital dirigida a grandes marcas y minoristas, que ofrece una solución completa de comercio, mercado y OMS para crear, gestionar y ofrecer experiencias con total flexibilidad y mínima complejidad.

La organización ya opera en 38 países, con más de 3.200 tiendas online activas y alrededor de 1.500 empleados. En los últimos años, ha crecido a un ritmo exponencial: en 2021 incluso salió a bolsa en la Bolsa de Nueva York.

Justo antes de este momento histórico, VTEX implementó soluciones de tecnología como Docusign CLM y amplió el uso de firmas electrónicas, lo que facilitó el día a día, aceleró las negociaciones a nivel global y mejoró la gestión documental de la empresa.

Los desafíos del proceso contractual

Desde su llegada a VTEX en 2019, la abogada y jefa de estrategia de acuerdos, Luíza Amorim, ha podido participar en proyectos para optimizar los flujos legales y de gobernanza de la organización. Con el objetivo de apoyar y acelerar de manera segura las negociaciones en el área de ventas, la ejecutiva dice que hace tres años hubo algunos desafíos relacionados con el proceso de contratación.

"Teníamos más de un proveedor de firma electrónica y, en ocasiones, algunos clientes requerían contratos firmados en papel. En estos casos, aún era necesario digitalizar los documentos y almacenarlos en nuestro CRM, Salesforce, lo que no era un proceso práctico", afirma Luisa.

Además, con el rápido crecimiento del negocio, vieron la necesidad de una herramienta que ofreciera un mayor control sobre los documentos. “Queríamos un repositorio centralizado que fuera fácil de consultar, desarrollar plantillas de contratos más rápidamente, tener mayor visibilidad del proceso de negociación o renovación y control de versiones”, explica.

"Al final, esto también impactó al cliente potencial porque ralentizó las negociaciones. Sin mencionar otros beneficios además de la agilidad que tendríamos a la hora de innovar, como prevenir riesgos o posibles pérdidas financieras, especialmente en el área de ventas, donde el volumen de contratos es mayor". Luego comenzaron a buscar un software de gestión de contratos, evaluando diferentes opciones en el mercado hasta decidir invertir en Docusign CLM.

Implementación de Docusign CLM y sus beneficios

Antes de CLM, VTEX ya utilizaba la firma electrónica de Docusign para formalizar sus contratos. "Docusign ya era nuestro socio, sabíamos que era una empresa y un proveedor fiable", explica la jefa. Además de trabajar ya con Docusign, otros criterios que motivaron la elección de CLM fueron que el software tiene integración nativa con Salesforce y opera globalmente. "Nos estamos expandiendo globalmente, por lo que necesitábamos una herramienta que satisficiera las necesidades comerciales más allá de América Latina".

En diciembre de 2020, se implementó CLM para satisfacer la demanda de acuerdos comerciales de VTEX, justo cuando el uso de la firma electrónica, naturalmente integrada en la plataforma de gestión de contratos, se expandió en toda la empresa. Actualmente, el 99% de los contratos de VTEX se firman digitalmente y el 100% de los documentos activos de los clientes están en CLM.

"El hecho de que lo hayamos automatizado nos hizo reducir muchas de las negociaciones en semanas. Precisamente porque ahora podemos monitorear los cambios y cómo está diseñado el proceso en la herramienta", comenta Luíza.

Esto ha ayudado tanto al equipo de Deal Strategy, al cliente interno - que es el equipo de ventas - como también al cliente final de VTEX. "Simplemente reciben un correo electrónico con el contrato que deben firmar. No ven toda la complejidad detrás del flujo".

Todas las partes interesadas están viendo lo fácil que es generar, negociar y firmar un contrato con CLM. "Aquí en VTEX hablamos mucho de eficiencia sobre burocracia. Creo que Docusign CLM realmente aporta esto, claridad y transparencia en todo el proceso, reduciendo la fricción entre los equipos", concluye Luíza.