Calendly mejora la experiencia de los empleados con Docusign para Salesforce

Las reuniones son el alma de cualquier empresa, pero organizarlas suele tomar mucho tiempo y varios intercambios de correos electrónicos. Calendly convirtió esta pesadilla en una empresa de 3 mil millones de dólares.

La plataforma de calendario automatizado de la empresa ayuda a más de 20 millones de personas, incluido el 86% de la lista Fortune 500, a olvidarse de las molestias de coordinar reuniones, para que puedan centrarse en cerrar tratos, contratar candidatos, establecer relaciones y hacer crecer su negocio.

Liberar tiempo para los momentos que importan es una parte esencial del espíritu de la empresa. Las tecnologías digitales desempeñan un papel muy importante a la hora de hacerlo realidad. “Estamos aprovechando muy bien las herramientas digitales como eSignature, que proporcionan una mejor experiencia a nuestros clientes y permiten a nuestros equipos concentrar su capacidad intelectual en cosas que realmente importan, en lugar de hacerlo en tareas redundantes”, comentó Kate Ahlering, Directora de Ingresos.

Flujo de acuerdo sin fricciones

Calendly estaba en crecimiento constante mucho antes de que el trabajo desde casa y Zoom se convirtieran en la norma. La adopción de Calendly para Enterprise creció un 61% interanual en julio de 2023, y la empresa sigue acaparando la mayor parte del mercado de planificación de calendarios. ¿El problema? Su proceso de acuerdos de ventas no podía seguir el ritmo, y la empresa estaba perdiendo automatización y conocimientos valiosos.

Antes de Docusign eSignature, Calendly utilizaba PandaDoc para formalizar acuerdos, pero como no se integraba con su pila de ventas y requería mucho esfuerzo manual, la adopción nunca llegó a consolidarse. “Utilizábamos tableros de Trello para hacer un seguimiento de las tareas, pero no disponíamos de métricas ni detalles sobre aspectos como cuántos acuerdos estaban pendientes de firma, cuánto tiempo llevaban o dónde se atascaban”, explicó Sarah Jackson, Directora de Operaciones de Ingresos.

Docusign eSignature facilita a los representantes el cierre de acuerdos con mayor rapidez, manteniéndolos en la herramienta donde se encuentran sus datos más importantes: su CRM. eSignature funciona sin inconvenientes con Salesforce, permitiendo a los representantes generar formularios de pedido, acuerdos de renovación, NDA y MSA con un solo clic directamente desde la oportunidad. Ahora, todo el mundo sabe dónde ha estado un documento, quién lo ha visto y dónde debe ir a continuación, sin salir de Salesforce.

Por qué la decisión por Salesforce

Al evaluar las herramientas de firma electrónica para agilizar el proceso de ventas, Calendly se decidió finalmente por Docusign por estas 4 razones:

• Confianza: los clientes conocen y confían en Docusign.

• Seguridad: la seguridad es una prioridad absoluta, y Docusign es conocida como una de las soluciones de firma electrónica más seguras del mercado.

• Comodidad: los acuerdos se almacenan automáticamente en los registros de Salesforce una vez firmados.

• Facilidad de uso: el equipo de operaciones de ingresos deseaba eliminar las tareas insignificantes y automatizar la mayor parte posible del flujo de acuerdos.

Para los representantes de ventas, que suelen ser “muy quisquillosos” con las herramientas que utilizan, el aumento masivo de la adopción de la firma electrónica ha sido una gran victoria para Calendly.

Según la CRO, la mayor medida del éxito ha sido el’ silencio de los usuarios. “Es simplemente una parte natural de lo que hacen cada día”, dijo Ahlering. “Creo que eso es lo máximo que podemos pedir como líderes de ventas... que nuestros equipos manejen las nuevas herramientas sin fricciones ni críticas”.

Firma electrónica en RRHH y reclutamiento

A medida que Calendly crezca y se expanda en el mercado, seguirá ampliando la forma en que utiliza la tecnología digital para satisfacer las necesidades en la planificación de calendarios de los equipos de organizaciones de todos los tamaños.

Más allá de las ventas, Calendly también utiliza eSignature en RR. HH. y reclutamiento. Ahí es donde resulta útil la posibilidad de tener subcuentas para distintos equipos. Hace poco, la empresa adquirió la licencia de Docusign Click para el autoservicio de su negocio, proporcionando una forma rápida y segura de obtener el consentimiento del cliente en aspectos como cambios en los términos y condiciones y registros de pruebas gratuitas.

“Estamos trabajando con Docusign en toda nuestra organización y digitalizando todo lo que vendemos o adquirimos”, dijo Ahlering.