6 ventajas de firmar documentos electrónicamente

No es difícil ver por qué las firmas electrónicas se han convertido en el método preferido para hacer acuerdos. Las firmas electrónicas son legalmente admisibles y ejecutables, altamente seguras, y están ampliamente disponibles para prácticamente cualquier persona que las necesite.

Ya sea que busques generar tus propios documentos electrónicos firmables o te hayan pedido que firmes electrónicamente un documento, hay varias ventajas importantes que las firmas electrónicas pueden ofrecer en comparación con el proceso tradicional de firma física.

Esto es lo que necesitas saber.

6 ventajas de firmar documentos electrónicamente

En resumen: las firmas electrónicas son mucho más rápidas que las firmas físicas, requieren menos trabajo para todos los involucrados, y son más seguras que las tradicionales firmas de tinta “húmeda”.

Aquí hay algunas de las principales ventajas que puedes aprovechar con la ayuda de las firmas electrónicas.

1. Permitir la firma remota instantánea

La ventaja más obvia de las firmas electrónicas es que hacen posible firmar documentos cuando y prácticamente donde los recibas. En lugar de tomarse el tiempo para reunir a todas las partes en persona, o enviar un documento a cada una por separado, simplemente puedes pedir a los firmantes que proporcionen una firma electrónica tan pronto como la necesites. Incluso puedes establecer un orden preferido de firmas para que los firmantes reciban el acuerdo en el orden correcto.

Usar tecnología de firma electrónica, como Docusign eSignature, reduce el tiempo que lleva completar la firma de documentos de semanas (o incluso meses) a momentos.

2. Automatizar tus procesos

Las aplicaciones de firma electrónica te permiten automatizar los diferentes pasos de tu proceso de firma, revisión y aprobación de documentos.

Las partes que necesitan firmar el documento pueden hacerlo tan pronto como se les envíe. Normalmente, la herramienta resaltará las partes del documento que necesitan revisar y luego firmar automáticamente. Los propietarios del documento pueden ver claramente quién ha firmado el documento y cuándo, así como quién aún necesita firmar o dónde está atascado el proceso. Esto facilita mantener los procesos en movimiento.

eSignature también tiene una herramienta de panel que te permite rastrear los pasos de tu proceso de firma de documentos en tiempo real. Puedes ver de un vistazo qué necesita ser firmado, dónde y por quién.

4. Reducir errores de firma y documentación

Una investigación de Forrester muestra que las aplicaciones de firma electrónica reducen el número total de errores en documentos completados y firmados en un promedio del 80%.

Estos errores podrían ser tan simples como que una persona olvide firmar una sección de un documento, pero podrían retrasar la finalización de un acuerdo importante hasta que se pueda corregir el error. Mientras tanto, todas las partes involucradas podrían estar perdiendo dinero o interés.

5. Reducir costos

Además de todos los ahorros de tiempo que crean las firmas electrónicas, también reducen sustancialmente los costos de papel y logística. Ya no tendrás que imprimir y copiar un documento físico, ni tendrás que enviarlo a todos los firmantes.

Los documentos electrónicos firmados también son mucho más fáciles de almacenar, guardar y acceder en cualquier momento. Un documento electrónico firmado puede guardarse desde la aplicación de firma y almacenarse en cualquier repositorio de acuerdos. 

6. Mejorar la seguridad y verificación

Las firmas electrónicas son más seguras que las firmas tradicionales autógrafas, sin imponer inconvenientes sustanciales ni a los propietarios de los documentos ni a las partes firmantes. Por ejemplo, Docusign Identify ofrece soluciones para verificar la identidad del firmante y autenticar el acceso como parte integral de la experiencia de firma electrónica.