Conoce las diferencias entre firma escaneada y electrónica

La gestión de documentos se ha vuelto más efectiva gracias a la irrupción de poderosas herramientas, tales como las soluciones de firma electrónica. Si bien la firma escaneada continúa marcando presencia en las organizaciones, la firma electrónica es una opción más segura y fiable.

Para ayudarte a entender más sobre el entorno de las firmas escaneadas y digitales, desarrollamos un contenido con abundante información sobre el tema.

¿Qué es una firma escaneada y cómo funciona?

Obtenida mediante un proceso sencillo, la firma escaneada consiste en una reproducción digital de la firma manuscrita. Esto implica firmar un documento físico a mano y escanear la firma, convirtiéndola así en una imagen digital, generalmente un archivo PDF o JPG.

Aunque la firma escaneada se utilice en muchos contextos informales o en empresas pequeñas que no requieren procesos legales complejos, presenta algunos inconvenientes importantes. 

Por tratarse de una imagen, es vulnerable tanto a la modificación como a la falsificación, lo que puede afectar la validez legal del documento.

Entre los principales aspectos que generan desconfianza en cuanto a la autenticidad de la firma escaneada, destacamos el hecho de que no permite verificar si el documento ha sido alterado desde que se firmó.

Diferencias entre firma escaneada y electrónica

Los términos firma escaneada y firma electrónica pueden sonar similares, pero cada uno se refiere a un tipo diferente de firma, con distintas características legales y de seguridad.

Firma escaneada o digitalizada

Escanear firma tan solo es producir una imagen digitalizada de una firma manuscrita, siendo un método fácil de usar y, al mismo tiempo, bastante inseguro. En especial, la firma escaneada no cuenta con un mecanismo que vincule directamente al firmante con el documento.

En este sentido, no se puede verificar automáticamente si la imagen de la firma pertenece a la persona que firmó, lo que significa que una eventual manipulación de la pieza es difícil de detectar.

Además, al ser fácil de reproducir y usar bajo diferentes circunstancias, la firma escaneada no garantiza la integridad del documento y genera un alto riesgo de fraude, lo que impide su uso en transacciones críticas y documentos legales.

Firma electrónica

La firma electrónica se genera directamente en formato digital a través de una herramienta tecnológica como Docusign.

Es la opción más segura y eficiente en el momento de firmar documentos, porque utiliza recursos que protegen los datos del firmante. Además, emplea tecnologías avanzadas, como la criptografía y el cifrado, para garantizar que el firmante sea quien dice ser y que el documento no haya sido alterado. 

Con la firma electrónica, los documentos son firmados digitalmente mediante un sistema que genera una huella única vinculada a la identidad de la persona firmante. Además, muchas soluciones electrónicas permiten la validación de la firma a través de certificados digitales y otros métodos de autenticación.

En resumen, mientras que la firma escaneada y digital son básicamente versiones electrónicas menos fiables, la firma electrónica es un proceso tecnológicamente avanzado que garantiza la seguridad, la autenticidad y la validez legal de los documentos firmados.

Validez de la firma electrónica

Por sus características y gran nivel de seguridad, en México, la firma electrónica es legalmente aceptada para prestar consentimientos en acuerdos comerciales, así como contratos de trabajo y arrendamiento. En contrapartida, el la firma escaneada no se almacena automáticamente en la nube, no tiene validez jurídica y lleva más tiempo.

La Ley Federal de Protección al Consumidor (LFPC) por medio del artículo 10, reconoce el uso de soluciones tecnológicas para garantizar el derecho del consumidor a aprobar electrónicamente cualquier transacción: “[...] Los proveedores no podrán aplicar métodos o prácticas comerciales coercitivas y desleales, ni cláusulas o condiciones abusivas o impuestas en el abastecimiento de productos o servicios. Asimismo, tampoco podrán prestar servicios adicionales a los originalmente contratados que no hubieren sido solicitados o aceptados expresamente, por escrito o por vía electrónica, por el consumidor”.

Por su parte, el Código de Comercio menciona en su artículo 97 que es obligatorio que las partes interesadas presten su consentimiento para proseguir con el proceso a través de un mensaje de datos. Para ello, se requerirá, además de la voluntad de los sujetos, una solución que sea totalmente legal, como Docusign.

Ten presente que los dos dispositivos mencionan capacidades y recursos que rebasan la esencia de la firma escaneada, una vez que se trata de una imagen estática, fácilmente manipulable después de que se firma un documento, sin la posibilidad de vincularse a la identidad del firmante.

Ventajas de la firma electrónica

Teniendo en consideración las falencias jurídicas y operativas de escanear firma, enseguida destacaremos otros aspectos ventajosos de utilizar una firma electrónica en tus procesos empresariales y, así, evitar el uso de una firma digitalizada.

1. Fácil de usar en todas las industrias y países: Independientemente de quiénes sean los clientes o dónde se encuentren, los usuarios están acostumbrados a la experiencia de la firma electrónica y prefieren la comodidad de firmar un documento directamente desde sus dispositivos móviles, en cualquier lugar a nivel global.

2. Seguimiento del flujo de trabajo: Rastrea fácilmente quién ha abierto, firmado o aprobado un documento y quién lo está retrasando. Cuenta con un registro completo en papel de quién vio el documento y cuándo.

3. Comodidad: Recopila firmas y aprobaciones en varios documentos a la vez sin imprimir una sola página de papel.

4. Experiencia del cliente optimizada: Los clientes pueden firmar rápidamente desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. En una época en la que todos quieren acceso en tiempo real a los documentos, es imprescindible conectar la solución de firma electrónica con otras aplicaciones para hacerlo más rápido y accesible.

5. Cobra más rápido: Se puede solicitar la firma y los detalles de pago en el mismo documento para recopilar de forma segura toda la información que se necesita.

6. Almacenamiento centralizado de documentos: Cuando se combina la firma electrónica con los sistemas internos empresariales, como el CRM o ERP, se vuelve un depósito central de documentos. De esta forma, mejorará la rastreabilidad de los documentos, permitiendo que sean accesibles en todo momento y se actualicen en tiempo real.

7. Flujo de trabajo sin papel: No es necesario imprimir, escanear ni reunirse en persona. El documento firmado se inicia y se devuelve a la misma ubicación y son enviadas notificaciones cuando todas las partes firman.

8. Aumento de la colaboración: Compila aprobaciones y firmas de varias partes en el orden que elijas para aumentar la colaboración y mantener los proyectos en marcha.

9. Ahorro de dinero: Todos estos beneficios se suman a grandes ahorros para la empresa, desde la reducción de los costos de papel e impresión, hasta la reducción de la cantidad de tiempo que lleva firmar y cobrar el pago de nuevos clientes.

¿Qué validez tiene una firma digitalizada?

Una firma digitalizada no cuenta con el respaldo legal que le otorga la capacidad de ser válida para concretar ningún tipo de acuerdo.

Esto se debe a que no brinda la seguridad de que el firmante es quien dice ser, es fácilmente falsificable y podría generar diversas contingencias jurídicas que serían objeto de disputa en un tribunal.

¿Por qué no se recomienda escanear una firma?

Es necesario que la firma, para que tenga valor probatorio, permita identificar claramente al autor. En el caso de una operación de copiar y pegar, cualquier persona podría usar una firma y colocarla en un documento; la firma escaneada no tiene valor legal, por lo que no surte efecto alguno.

La firma también debe ser una manifestación del consentimiento del firmante al contenido completo del documento. Si volvemos a nuestro ejemplo de copiar y pegar, parece demasiado difícil demostrar que es la persona correcta quien firmó el documento.

El valor jurídico de esta firma es, por tanto, débil, si no nulo, ya que no goza de los principios que son necesarios por ley para que este tipo de herramientas digitales sean válidas: autenticidad, integridad, neutralidad, no repudio, funcionalidad, confidencialidad.

El escaneo de firma es una práctica poco recomendada porque puede llegar a causarle graves problemas a las empresas, tales como:

• Mala reputación: al existir la posibilidad de que el firmante no sea quien dice ser, las organizaciones pueden sufrir graves estafas que pueden poner en juego su reputación frente al público objetivo.

• Poca credibilidad: al aceptar un tipo de prestación de consentimiento que no es válido, los negocios carecerán de veracidad u objetividad.

• Problemas económicos: los delitos que pueden ocurrir a través de una firma digitalizada pueden conllevar a que la empresa se vea inmersa en largos y costosos juicios.

Datos sobre el uso de firmas digitales en México

Según el informe TIC de Docusign, una de las 5 macro-tendencias en el campo tecnológico abarca la ciberseguridad y los riesgos, impulsando a que cada vez más organizaciones creen modelos de negocios competitivos, y sobre todo resilientes, para afrontar amenazas.

Una de las formas más efectivas de hacerlo es incorporar soluciones tecnológicas que brinden mecanismos de protección de datos, como es el caso de los sistemas de firmas electrónicas.

Para potencializar aún más la seguridad, es altamente recomendable que este tipo de software se pueda integrar con los otros sistemas usados en la empresa como CRM y de gestión de reservaciones.

En cuanto a su impacto, el uso de la firma electrónica ha marcado un franco crecimiento en diversos sectores como el legal, financiero e inmobiliario. Esto se debe al avance tecnológico y al marco legal cada vez más robusto.

En la actualidad, la firma electrónica se ha vuelto clave para la modernización de los negocios y de los procesos gubernamentales, favoreciendo el desarrollo de negocios rentables en un entorno digital fiable y seguro.

En lo concerniente a los avances de la firma electrónica en la esfera gubernamental, un artículo del sitio web del Gobierno de México menciona que se registra un incremento del 40% de los procedimientos de generación y renovación de la firma electrónica en entidades como Ciudad de México, Veracruz, Jalisco y Nuevo León, así como el Estado de México.

Esto corrobora que el uso de la firma electrónica es cada vez más frecuente, resultado de su fiabilidad y capacidad de llevar los acuerdos al siguiente nivel.

Cómo implementar soluciones de firma electrónica en tu negocio

Adoptar la solución de firma electrónica en el negocio puede transformar definitivamente tu forma de gestionar los contratos, mejorando tanto la eficiencia como la seguridad, ya que eliminas procedimientos como escanear una firma.

A continuación, te brindamos los pasos importantes para llevar a cabo este proceso, superando las limitaciones impuestas por la firma escaneada.

1. Evalúa las necesidades del negocio

Antes de implementar cualquier tecnología, recomendamos que analices qué procesos necesitan el apoyo de la firma electrónica, como los inherentes a contratos, formularios y acuerdos de clientes. Al detectar los flujos de trabajo críticos, podrás seleccionar la opción más adecuada.

2. Selecciona el mejor software de firma electrónica

En el mercado, es posible encontrar varios proveedores de firma electrónica. Sin embargo, antes de seleccionar una herramienta, verifica si tiene todas las funciones necesarias para optimizar la gestión de documentos y cierre de negocios.

Asimismo, analiza si la herramienta cumple con las normativas mexicanas y ofrece un alto nivel de seguridad. Para ser una buena alternativa, la solución debe garantizar la autenticidad del firmante, así como la integridad del documento, tal como lo hace Docusign.

3. Capacita a tu equipo para maximizar la eficiencia

Para aprovechar todas las funciones de una herramienta de firma electrónica, es indispensable capacitar a los equipos y asegurarse de que puedan usar la solución sin inconvenientes. Además de acelerar los procesos, conocer la tecnología en profundidad minimiza los errores y facilita las relaciones con clientes y dentro de la empresa.

4. Integra con otras herramientas

Una solución de excelencia debe permitir su integración con otras herramientas que tu negocio ya esté utilizando, como un CRM y un software de gestión de documentos.

Al realizar la integración, optimizamos el flujo de trabajo y evitamos confusiones a la hora de insertar los datos.

5. Controla y ajusta

Una vez implementado el sistema de firma electrónica, es importante acompañar su desempeño para asegurarse de que esté funcionando acorde con tus expectativas. Esta etapa es indispensable para entender si es necesario efectuar ajustes y, en caso de una afirmativa, hacerlo tan pronto como lo requiera la situación.

Conoce Docusign

La firma escaneada y la firma electrónica difieren entre sí, no solo en cuanto a su concepto, sino que también en los niveles de seguridad que proporcionan a los firmantes.

Mientras que la firma escaneada no presenta validez legal, la firma electrónica se ha consolidado como una alternativa sumamente fiable en virtud de los mecanismos de protección de datos, como criptografía, y de la inviolabilidad de los trámites tras la obtención de firmas.

De este modo, las empresas que buscan más celeridad y seguridad en sus trámites comerciales e internos deben recurrir a la firma electrónica. También es importante destacar que este tipo de firma juega un papel muy importante en materia de eficiencia, una vez que las mejores soluciones, como Docusign, pueden integrarse con otros sistemas corporativos como ERP y CRM.

Ahora, te invitamos a avanzar un paso rumbo a la transformación digital de tu empresa comunicándote con nuestros agentes para conocer las soluciones de Docusign.