¿Cómo puede la gestión inteligente de acuerdos transformar tu negocio?

Si miramos la vida como un todo, está llena de acuerdos, y ocurren desde la infancia, cuando negociamos diez minutos más de televisión antes de acostarnos. Pero en el mundo empresarial la situación es mucho más compleja. Por eso, además de negociar, es importante dominar lo que es IAM (Intelligent Agreement Management) para evitar pérdidas.

Todos los sectores de una empresa elaboran acuerdos y necesitan administrarlos de forma eficiente. Esto es lo que ocurre, por ejemplo, entre Recursos Humanos (RRHH) y empleados; con órdenes de servicio o de compra; con acuerdos de confidencialidad; etc.

Todo esto puede generar insights para que tu negocio sea cada vez más exitoso y, en este artículo, entenderás por qué. Conoce el concepto de IAM, la importancia de aplicarlo, los beneficios y otra información importante brindada por Norbert Otten, Director de Soluciones LATAM en Docusign.

¿Qué es Intelligent Agreement Management (IAM)?

El Intelligent Agreement Management (IAM), o gestión inteligente de acuerdos de Docusign es una plataforma que permite la creación, negociación, formalización y administración de los contratos realizados por una empresa.

Los acuerdos son una práctica muy común en el mundo empresarial y forman parte de la rutina de los sectores organizacionales. Recursos Humanos, Ventas, Finanzas, Legal, Compras, Marketing realizan diferentes tipos de acuerdos, con empleados, clientes, socios o proveedores. Pero aunque los abogados no estén involucrados, estas negociaciones son compromisos que deben tomarse en serio.

Además, también puede haber una carga legal, dependiendo del tipo de acuerdo. Por lo tanto, es un aspecto del negocio que necesita gestionarse eficazmente.

Cómo se practica IAM

En muchas empresas, la gestión de acuerdos sigue siendo una práctica obsoleta. Esto se debe a que todavía es habitual utilizar editores de texto para registrar los términos de los acuerdos, que se envían por correo electrónico y se archivan de forma aislada en dispositivos individuales.

Es cierto que algunas organizaciones ya utilizan recursos tecnológicos, como la firma electrónica de Docusign, para firmar acuerdos. Sin embargo, aún existe un desafío a la hora de gestionar estos documentos para que no sólo puedan conservarse, sino también utilizarse estratégicamente por la organización.

Para que esto sea posible, IAM permite administrar los acuerdos a través de una plataforma centralizada. Para Otten, digitalizar este proceso es muy importante para mejorar el control del ciclo del contrato, desde la creación hasta la renovación o terminación.

Según él, la herramienta ayuda a evitar riesgos, como información incorrecta o datos introducidos de forma incorrecta.

La importancia de IAM para las empresas modernas

Otten explica que cuando no se adopta un proceso inteligente para gestionar los acuerdos, el negocio se enfrenta a una serie de desafíos. Según él, el proceso de diseño de estas negociaciones se vuelve inconexo y tortuoso la mayor parte del tiempo.

Es necesario pasar por varias áreas, la información no es verificada correctamente por la contraparte y los términos pueden generar fricciones al momento de la negociación. Según el experto, también falta transparencia en todo el proceso.

Esto significa que hay muchas “idas y vueltas” de versiones del acuerdo, lo que requiere un tiempo muy largo en el proceso. Al mismo tiempo, resulta difícil tener un historial de versiones, cambios y aprobaciones.

Otten también advierte sobre los riesgos de fraude. “La formalización a menudo implica un enfoque tan grande en la finalización, dados todos los procedimientos previos, costosos y que consumen mucho tiempo, que la recopilación de evidencia para reducir el volumen del fraude puede pasar desapercibida”, explica.

Por lo tanto, el IAM también es importante porque ayuda a prevenir pérdidas para la empresa. Además, contribuye a una mejor comprensión de los acuerdos alcanzados y, a partir de ello, facilita la identificación de insights que pueden aportar más ventajas en futuras negociaciones.

Cuando la gestión inteligente de acuerdos se practica con eficacia, tiende a contribuir al crecimiento del negocio. Al fin y al cabo, como se ha dicho, es posible generar oportunidades para que la empresa obtenga ganancias financieras o reduzca costos procesales que demandan recursos excesivos.

Los beneficios del IAM

“Con las plataformas de IAM podremos generar mucho más valor de forma más rápida, eficiente y segura, para las empresas y personas”, destaca el líder de Docusign.

Esto significa que todas las partes involucradas en un contrato se benefician de las buenas prácticas de IAM. La empresa cuenta con un proceso mejor estructurado, organizado y ágil. Esto minimiza la ocurrencia de errores y promueve una mayor productividad de los equipos.

La agilidad en la rutina mejora el rendimiento de la empresa en su conjunto. Esto significa que las negociaciones ocurren rápidamente, reduciendo el riesgo de retiros y generando más oportunidades, ya sea de buenas asociaciones o de ventas.

La seguridad mencionada por Otten también es un aspecto que necesita reforzarse. Después de todo, al apoyarnos en el ecosistema IAM, tenemos una mayor confiabilidad en las etapas del proceso y la certeza de que todo se está llevando a cabo como debe ser, siguiendo reglas, políticas y regulaciones internas o externas.

Esto garantiza que los acuerdos se llevarán a cabo de manera transparente y ventajosa para todas las partes involucradas. Además, promueve una mayor confiabilidad dentro de la propia organización, mejorando su imagen ante socios, proveedores y consumidores.

Como puedes ver, hay varios beneficios que IAM puede aportar. A continuación hablamos con más detalle de los principales.

Automatización de procesos

Consideremos que, para realizar la gestión inteligente de acuerdos contaremos con el apoyo de la tecnología para que el proceso de creación y gestión de acuerdos se realice de forma digital y fluida.

Es por ello que la automatización de procesos es uno de los beneficios de esta práctica. Al fin y al cabo, con el apoyo de la herramienta, varias tareas repetitivas pueden ser realizadas automáticamente por el sistema, reduciendo la operatividad y mejorando la productividad del equipo, además de proporcionar un mejor aprovechamiento del tiempo.

La plataforma IAM permite, por ejemplo, crear contratos de forma colaborativa, de forma que los sectores, profesionales y partes implicadas de la empresa puedan hacerlo de forma conjunta. La creación se produce de forma automatizada y está integrada con los procesos y sistemas de negocio.

Esto significa que puede trabajar con IAM y los sistemas diarios de su empresa, como ERP, CRM y HRM. Posteriormente, la formalización de estos acuerdos se produce de forma mucho más rápida, incluyéndose la posibilidad de utilizar otras soluciones, como la firma electrónica, con el fin de agilizar los pasos y mejorar la experiencia de las partes implicadas.

La automatización también se produce en la gestión de acuerdos ya formalizados. Podemos contar con la tecnología para resaltar información oculta, por ejemplo. De esta manera, se puede extraer valor de estos acuerdos y reducir riesgos innecesarios, como se mencionó.

Norbert también destaca que otras tecnologías están llegando para mejorar la eficiencia de la plataforma IAM. “El futuro del IAM, o una realidad muy cercana, de hecho, trae un ingrediente fundamental para aumentar la productividad, escalabilidad y agilidad de todo el ciclo: la Inteligencia Artificial”.

Según él, esta tecnología ayudará en procesos como:

• análisis de riesgos;

• identificación de cláusulas de mayor impacto;

• Sugerencias para mejorar la redacción;

• análisis de los estándares de la empresa;

• adaptación a los cambios en la legislación;

• emitir alertas;

• negociaciones automáticas, etc.

Vale la pena señalar que la Inteligencia Artificial es una tendencia fuerte en América Latina. Según el estudio de IDC, Tendencias TIC 2024, para 2027, las 5 mil empresas más grandes de LATAM destinarán más del 25% de su presupuesto de TI a iniciativas de IA.

Integración con sistemas empresariales

Como explicamos, es posible integrar la plataforma de Intelligent Agreement Management con otros sistemas utilizados en la empresa. Esto hace que las rutinas sean aún más sencillas debido a la facilidad de intercambiar datos e información.

Como diferentes equipos ya tienen acceso a estas herramientas de rutina, este proceso de colaboración se ve favorecido. La comunicación también es más eficiente porque todos tienen acceso al material necesario para seguir creando e implementando acuerdos.

Una vez todo integrado, ganamos agilidad a la hora dedefinir los términosdel acuerdo. Incluso, para que queden redactados de forma ventajosa y con menor riesgo. Otten destaca que esto ayuda a reducir la ocurrencia de errores, como por ejemplo recibir o contratar algo incorrectamente y tener que asumir los costes.

Para él, el hecho de mantener toda la información registrada también facilita la realización deauditorías. Además de garantizar que todo esté en cumplimiento con las prácticas de buen gobierno de la organización.

Extrayendo información valiosa

Como has visto, IAM es una plataforma que permite automatizar procesos a la hora de gestionar acuerdos. Según el líder de Docusign, los pasos automatizados evitan que los detalles pasen desapercibidos.

El experto explica quelas revisionesy aprobaciones, por ejemplo, se realizan según criticidad y de forma jerárquica. De esta manera es posible monitorizar cualquier dato o información importante de cualquier área.

Al fin y al cabo, recuerda que, muchas veces, un detalle puede no ser relevante para un determinado sector, pero para otro hace una gran diferencia. Esto es lo que ocurre, por ejemplo, con las fechas y plazos de pago, las cantidades, la responsabilidad legal y la Ley General de Protección de Datos Personales (LGPD).

Con la ayuda de la tecnología, los acuerdos no se convierten en documentos aislados almacenados en lugares que dificultan el acceso y la consulta. De hecho, se convierten en un material activo y muy valioso para la organización, de modo que puede comprender mejor sus propios procesos y realidad.

Con el ecosistema inteligente, la empresa puede tener una visión de los acuerdos que más le benefician. Lo mismo ocurre con lo que se puede cambiar o adaptar para ser aún mejor para los propios intereses, para generar valor para la otra parte o para ofrecer una experiencia más interesante y positiva.

Todo esto es una forma de generar oportunidades que pueden reflejarse en la eficiencia operativa, mejorando la imagen del negocio, la calidad de las entregas y soluciones, entre otros efectos positivos.

Prevención de pérdidas

Te explicamos que la plataforma IAM ayuda a prevenir fraudes en los acuerdos. Esto evita que la empresa sufra cualquier tipo de pérdida por las negociaciones realizadas, además de garantizar que todo esté siguiendo normas, leyes y regulaciones.

Un buen ejemplo de ello son las cuestiones laborales. Utilizando una herramienta IAM es posible evitar que la empresa tenga que responder a procedimientos judiciales o pagar multas por cálculos mal realizados o por algún detalle que se pasó por alto.

Otten explica también que una mala gestión de los acuerdos puede provocar que la empresa pierda rentabilidad, precisamente por multas que podrían haberse evitado. Lo mismo ocurre cuando se pagan indebidamente o cuando no se emiten. También menciona negociaciones mal llevadas a cabo, riesgos innecesarios asumidos y renovaciones que no deberían haberse producido.

¿Cómo implementar IAM en tu negocio?

El experto recomienda empezar por entender qué necesita el negocio, antes de implementar tecnologías. “Cuando se comprenden los puntos débiles, las necesidades y el enfoque de la empresa, se crea el proceso digital (no la digitalización del proceso analógico)”, enfatiza Otten.

Por lo tanto, es necesario definir cómo se desarrollará el proceso digital, en función de la realidad y las rutinas de cada organización. No se trata de trasladar el proceso analógico al entorno digital, sino de adaptar los pasos para que puedan llevarse a cabo mediante herramientas tecnológicas.

Una vez definido esto, es necesario adoptar una plataforma IAM que ayude en el proceso de gestión y transformación, como las soluciones que ofrece Docusign, utilizadas por diversas empresas, de diversos sectores de nuestra economía.

Los acuerdos firmados en un contrato aún pueden gestionarse con la ayuda de una herramienta que monitorea los ciclos. Docusign CLM realiza este control para reducir riesgos, facilitar las negociaciones y optimizar la gestión de estos documentos.

La integración de IAM con sistemas heredados también es muy importante. Además de definir cómo se deben crear los acuerdos para realizar las configuraciones ideales de los pasos y flujo de trabajo.

Sin embargo, no podemos olvidarnos de formar a los equipos para afrontar este nuevo proceso digital. Incluyendo, para que entiendan la importancia de la colaboración entre sectores para tener más eficiencia y precisión en la creación y gestión de acuerdos.

Con la adopción de técnicas y buenas prácticas de IAM, como se ha visto, tu negocio sólo ganará. Después de todo, tendrás mayor eficiencia, precisión, productividad y seguridad en la creación y gestión de acuerdos, además de la posibilidad de utilizar estos documentos de manera estratégica para generar aún más oportunidades y realizar negociaciones cada vez más ventajosas.

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