¿Qué es un repositorio de contratos?

Según la organización sin fines de lucro global World Commerce and Contracting, la empresa moderna del Fortune 1000 mantiene entre 20,000 y 40,000 contratos en cualquier momento.

Sin embargo, la investigación de Docusign y Deloitte sobre el proceso de acuerdo de extremo a extremo encontró que casi la mitad de las empresas creen que pasan demasiado tiempo buscando acuerdos. Más del 54% carece de las herramientas para automatizar el seguimiento y análisis de sus acuerdos completados.

Las organizaciones de todos los tamaños necesitan poder acceder a sus acuerdos y a los datos dentro de ellos de inmediato y con la absoluta confianza de que sus registros son precisos. Para mantener esta información precisa y accesible, necesitarán un repositorio de contratos.

¿Qué es un repositorio de contratos?

En términos simples, un repositorio de contratos es cualquier lugar donde una organización almacena y organiza sus contratos para referencia futura. Hoy en día, sin embargo, el término se ha ampliado para referirse a un sistema centralizado para almacenar, gestionar y analizar información de contratos.

Afortunadamente, hoy en día un repositorio de contratos puede ser digitalizado, con copias electrónicas de contratos almacenadas en sistemas de almacenamiento en la nube. Sin embargo, incluso en la era del almacenamiento digital, mantener la información de los contratos puede volverse rápidamente complicado, lo que hace que los repositorios de contratos sean más importantes que nunca.

¿Por qué es importante tener un repositorio de contratos?

Las organizaciones que trabajan con contratos necesitan tener un registro preciso de la versión más reciente de todos los acuerdos, listos para ser consultados en cualquier momento. Mantener un único repositorio de contratos confiable para todos sus contratos es la mejor manera de hacer esto posible.

Sin un repositorio de contratos confiable, las organizaciones gastarán una cantidad desproporcionada de tiempo intentando encontrar y organizar contratos para diversas necesidades. No solo tendrá un gran impacto en su productividad, sino que, aún peor, puede obstaculizar la capacidad de la organización para obtener valor de sus acuerdos actuales y negociar futuros contratos.

La gestión de contratos es un proceso largo y a menudo complejo. Muchos contratos sufren cambios en forma de adendas y enmiendas. Si una organización no puede mantener un registro de estos cambios a medida que ocurren en un solo lugar confiable, corre el riesgo de tomar decisiones utilizando información desactualizada o incluso tener múltiples versiones contradictorias de un contrato en diferentes lugares.

¿Qué necesita un repositorio de contratos para ser efectivo?

No todos los repositorios de contratos son creados iguales. Sin los sistemas adecuados, incluso un robusto sistema de archivo digital no mantendrá eficientemente los acuerdos organizados y actualizados.

Para que un repositorio de contratos sea manejable y útil, debe tener las siguientes cualidades como mínimo:

• Centralizado: Su repositorio de contratos debe almacenar toda la información de los contratos en un lugar centralizado, incluidas las versiones antiguas y los acuerdos completados.

• Estandarizado: Su repositorio de contratos debe archivar y organizar todos sus acuerdos de acuerdo con un sistema único, claramente definido y consistente. Esto debería facilitar la búsqueda rápida de cualquier contrato que necesite.

• Seguro: Los contratos son información altamente sensible. Su repositorio de contratos debe incorporar protocolos de seguridad robustos para garantizar que solo los usuarios adecuados tengan acceso a los acuerdos correctos.

• Buscable: Su repositorio de contratos digital debe incluir una función de búsqueda efectiva que ayude a los equipos a analizar acuerdos, descubrir información y oportunidades de ahorro de costos potenciales.

Cómo construir un repositorio de contratos

Si está buscando una manera de construir un repositorio de contratos, Docusign Navigator, parte de Docusign Intelligent Agreement Management, está diseñado para ser fácil de adoptar e integrar en sus sistemas actuales.

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