Trabajo remoto: ¿cómo puedes cuidar tu información desde cualquier parte?

Publicado el 10 de Marzo de 2020, actualizado el 30 de Noviembre de 2022

El trabajo remoto es una nueva modalidad proveniente de la transformación digital que está revolucionando la manera en cómo se están procesando las tareas dentro de las empresas. Si aún no te sientes convencido de su seguridad, ¡este es el contenido para ti!

Las pequeñas y medianas empresas han entendido que el trabajo remoto cuenta con beneficios extraordinarios para las operaciones dentro de su organización —sobre los cuales hablaremos en este artículo.

De hecho, estudios confirman que 82% de los jóvenes que trabajan en las empresas, sienten que trabajar remotamente les genera una mayor sensación de lealtad hacia sus empleadores o jefes. Además, hay estudios que afirman que se produce un aumento en la productividad a través de estas modalidades de trabajo.

Ahora bien, a continuación, te presentaremos los beneficios de usar tecnologías y herramientas para el trabajo remoto. ¡Continua la lectura!

Ventajas de trabajar remotamente

El trabajo a distancia ha permitido sobrepasar muchas barreras que se creían imposibles. Gracias a los avances tecnológicos, las tareas y las funciones administrativas pueden ejecutarse sin importar el lugar donde se encuentren los responsables.

Además, existen otros beneficios como:

I. Abaratar costos

Evitar el desplazamiento y estimular la productividad continua puede ayudar a las empresas a reducir los costos en gran medida. Si se utilizan medios digitales para el trabajo remoto, no es necesario estar presente para asegurar la continuidad de las operaciones.

II. Disminuir la contaminación

Tener que movilizarse en un vehículo desde el hogar hasta las oficinas u otras dependencias laborales y viceversa, supone un impacto negativo al medio ambiente debido a los altos niveles de emisión de los vehículos. Además, con el trabajo a distancia, la utilización de documentos digitales impera sobre el papel, lo que reduce la huella de carbono de tu empresa y contribuye a la conservación del planeta.

III. Monitoreo 24/7

Asimismo, con las nuevas tecnologías para gestionar y generar el trabajo de manera remota, es posible seguir las operaciones de tu negocio en tiempo real, sin la necesidad de estar presente. El trabajo remoto cuenta con herramientas electrónicas de alta gama para garantizar la eficacia de cada departamento y cada trámite.

Como ves, utilizar este tipo de mecanismos genera ciertas ventajas que resultan muy atractivas para cualquier organización. Pero, es momento de hablar sobre si realmente es seguro trabajar así.

¿Cómo hacer del trabajo remoto un trabajo seguro?

Como es normal, cualquier equipo o dispositivo conectado a Internet debe tener ciertas medidas de seguridad para garantizar la completa protección de la información, evitar intromisiones, pérdidas o fugas de datos.

Para ello, es necesario apoyarse en varios pilares que garantizan el resguardo de la información, estos son:

1. Gestión de responsabilidades y alcance

Lo primero es determinar el nivel de responsabilidad y el rol de cada miembro para con la información. ¿Quién puede ver los documentos? ¿Quién puede modificarlos? Esto protege a la hora de un mal manejo de parte de tu equipo o de intenciones sospechosas.

Otros aspectos a tener en cuenta son los encargados de manejar los dispositivos, tener acceso a los softwares, realización de copias de seguridad, entre otros. Sólo deben ser autorizados por la directiva y nadie más puede suplantarlos.

2. Protección contra malware

Para proteger tu información de malware o código malicioso, es necesario equipar cada dispositivo con soluciones de seguridad para detectar y combatir amenazas.

Por otro lado, si el equipo no es propiedad de la empresa, es necesario asegurarse de que cuente con entornos virtualizados para no sufrir una invasión.

3. Tener conexiones confidenciales y seguras

Usar las redes públicas de Internet para transmitir documentos sensibles puede ser inseguro. Hacerse con un VPN (Virtual Private Network) permite conectar los equipos a redes seguras y confidenciales para visualizar, modificar y enviar documentos importantes.

El API VPN basado en el uso de los clientes, es una gran herramienta utilizada para establecer conexiones a través de redes privadas sin la necesidad de instalar otras aplicaciones.

4. Políticas de seguridad

Redactar un documento donde se establezcan las obligaciones y responsabilidades de los usuarios para el uso de las tecnologías es fundamental para blindar los datos.

Es necesario identificar las acciones que puedan ejecutarse y quiénes están autorizados para ello. Las políticas van a depender de cada empresa, debiendo estar inventariados los activos digitales para un control efectivo.

Entonces, ¿qué tecnologías pueden generar un trabajo remoto seguro para las empresas pequeñas y medianas? ¡Descúbrelo a continuación!

Herramientas para el trabajo remoto seguro

Conoce 3 herramientas prácticas para garantizar la productividad de tu empresa a través de opciones remotas.

I. Firma electrónica

Firmar acuerdos y transacciones sin importar el lugar donde te encuentres es posible gracias a esta tecnología. Además, por su naturaleza, estas herramientas facilita la firma sin la necesidad de imprimir en papel y, al mismo tiempo, ofrecen una API que permite integrarse con otras aplicaciones, para concretar múltiples tipos de contratos válidos jurídicamente.

II. Compartir documentos

Unificar servicios de correo electrónico, hojas de cálculo, documentos en texto, presentaciones, calendarios y más, es posible al apoyarse en G Suite que presta un servicio basado en la nube para crear, almacenar y compartir archivos.

Esta herramienta brinda la posibilidad de gestionar cada documento de manera remota y especificar las facultades de cada miembro sobre un archivo en específico. Es decir, puedes determinar quién puede leer, modificar y/o compartir.

III. Reuniones online de manera segura

La plataforma basada en la nube Zoom, es una herramienta de videoconferencias confiable, donde múltiples personas pueden interactuar dentro de una misma conversación sin importar dónde se encuentren.

Esta plataforma permite la conexión de hasta 1.000 personas en una misma sala, además de tener la posibilidad de ingresar mediante smartphones, computadoras, entre otros.

Estas herramientas son sólo parte de un compendio de soluciones tecnológicas que agregan productividad y eficiencia a las operaciones dentro de una oficina sin estar atado al espacio físico.

¿Quieres conocer cómo puedes empezar tu camino hacia la transformación digital y el trabajo remoto seguro? ¡Haz contacto con nosotros y te daremos todas las orientaciones que necesites!