Software CLM: aprende cómo eficientar tu departamento legal

Es común pensar que una de las áreas o profesiones menos impactada por la transformación digital es el segmento legal, ya que involucra un trabajo más de interpretación e investigación. Sin embargo, dentro de las tantas tareas requeridas para este oficio, la gerencia sí puede ser digitalizada y el software CLM es crucial para ello.

Antes que todo, queremos resaltar la importancia que tiene la automatización de procesos dentro de las organizaciones sin importar su tamaño: este tipo de solución surge como una herramienta muy poderosa para poder agilizar las etapas del departamento legal de una empresa con el objetivo de destinar el talento de estas personas a actividades que realmente necesiten de la experiencia de estos profesionales.

Tal vez, ya tengas una leve idea de lo que el software CLM hace para una organización. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

¿Qué es el software CLM?

El Contract Lifecycle Management o Gestión del ciclo de vida de contratos es un producto de software que permite automatizar y optimizar muchos de los procesos contractuales de una organización en sus etapas más claves, como el inicio, la generación, procesos y flujos de trabajo, negociación, aprobación, aplicación, administración, seguimiento del cumplimiento y la renovación de los contratos de una empresa.

Además de todo eso, permite digitalizar todos los documentos en físico que tengas ya registrados en tu base de datos o archivero, siendo un aporte valioso para la verdadera transformación digital del departamento legal de tu negocio: en efecto, el uso del software CLM es una manera muy inteligente de consolidar, agilizar y ordenar los archivos y comunicaciones para que ningún contrato o documento se pierda en cajas y pueda aplicarse el famoso compliance en este departamento.

Mediante la generación de un lenguaje personalizado de la empresa, plantillas, términos unificados, condiciones comunes y consistentes, tus interacciones y negociaciones con clientes y proveedores serán mucho más rápidas, cómodas y —por supuesto— estarán libres de errores.

Luego de lo anterior está claro lo que este tipo de software puede hacer por ti y por tus acuerdos comerciales. Aún así, queremos complementar detalladamente esta información.

¡Veamos!

Beneficios de adoptar un software CLM

Ya lo dijimos, un software CLM es una solución de transformación digital para incrementar la eficiencia en la creación, negociación y administración de todas las tareas contractuales de tu negocio, pero esto no es todo.

También, esta solución tecnológica:

• Aporta flexibilidad: Es una herramienta completamente adaptable a cualquier otro elemento digital o no digital que tengas en tus rutinas de trabajo del departamento legal.

• Es sencilla e intuitiva: Normalmente, este tipo de producto es diseñado para hacerle la vida más sencilla a tus colaboradores al incorporar interfaces y experiencias de usuario amigables.

• Brinda datos relevantes: Gracias a su naturaleza, este software te dará información útil para tomar decisiones oportunas en cuanto a fechas, vencimientos, renovaciones, hitos, entre otros para así generar más oportunidades de negocio.

• Compliance: El CLM permite identificar y evitar riesgos y problemas legales asociados al incumplimiento y garantizar que cada documento sea creado tal cual fue planificado.

• Control económico: Al unificar una plataforma de contratos, podrás manejar efectivamente los términos y condiciones financieros, validación de presupuestos y condiciones de pago en cada una de tus negociaciones.

Como ves, el software CLM es más que una herramienta para el departamento legal de tu compañía. De hecho, es un producto que se integra fácilmente con muchas de las operaciones rutinarias de tu organización.

De esta manera, cada departamento —ya sea Recursos Humanos, Finanzas, incluso Ventas— podrá acceder a la información contractual de cada cliente, proveedor o socio de la empresa para revisar las reglas del trato que se haya realizado y poder mejorarlo, mantenerlo, eliminarlo o renovarlo sea cual sea el caso.

En este sentido, queremos presentarte un software CLM de Docusign que puede ser aquella diferencia competitiva que tanto estabas buscando para tu negocio.

Docusign CLM

Para poder eliminar los riesgos que acarrean los procesos manuales, Docusign CLM es una herramienta que te permitirá deshacer todas las tareas analógicas de tus contratos para transformarlas en procesos digitales.

Dentro de sus muchas características encontramos:

Flujos de trabajos flexibles y configurables

Cada usuario puede diseñar, crear y automatizar procesos sin importar qué tan complejos sean, lo cual te permitirá eliminar esos obstáculos que desaceleran tus oportunidades de negocio.

Plantillas de flujo de trabajo

Podrás crear flujos de trabajo de contratos con plantillas prediseñadas para diferentes tareas, como aprobaciones, revisiones, firma y enrutamiento. Por lo tanto, te dará la posibilidad de generar valor instantáneamente al acelerar y personalizar tus procesos.

Repositorio de búsqueda

Con esta herramienta todos los contratos estarán guardados bajo el mismo sistema y podrás —además de almacenarlos— etiquetarlos, segmentarlos y organizarlos para que las búsquedas posteriores sean mucho más rápidas y sencillas.

Colaboración y negociación digital

Podrás enviar, revisar, gestionar y aprobar toda clase de documentos con clientes, socios y proveedores bajo esta plataforma sin perder la seguridad y confianza de la identidad de quién está en la otra pantalla gracias a la tecnología de autenticación de firma electrónica.

Biblioteca de cláusulas

Asimismo, tu equipo de trabajo podrá separar mejor sus tareas al momento de las negociaciones al contar con una biblioteca de cláusulas preaprobadas y de fácil acceso para acelerar las ventas de tu negocio.

Ahora bien, te estarás preguntando posiblemente cómo hacer este sistema aún más rápido y, por ello, justamente te decimos cómo a continuación.

Firma electrónica y software CLM

Ambas herramientas pueden utilizarse juntas: gracias a un elemento digital como la firma electrónica, el cual brinda movilidad, comodidad y seguridad para aprobar documentos, transacciones y contratos, una empresa que adopte el software CLM nunca verá sus operaciones detenerse a causa de una firma.

Igualmente, cada transacción que sea ejecutada dentro de sus operaciones cumplirá con los mayores estándares legales y de seguridad para garantizar que el proceso no tendrá fallas en el futuro y, mucho menos, provocará problemas legales.

Si quieres empezar tu proceso de transformación digital en tu negocio, aclara tus dudas con nuestro equipos de expertos. Podrás conocer los beneficios que brinda este producto y cómo tener éxito con la transformación digital en tu negocio.