Las ventajas de trabajar sin papel

En el pasado habría sido imposible llevar a cabo las actividades del día a día sin papel, pero ahora, gracias a la llegada de la era digital, podemos desarrollar las mismas actividades de manera virtual con mayor facilidad.

A continuación, abordaremos cuál era la función del papel en el pasado y cuáles son las ventajas de trabajar sin papel.

¡No te apartes!

La función del papel

Claro está que antes resultaba indispensable el uso del papel para casi la totalidad de las actividades humanas, especialmente en las actividades del trabajo.

Fuera por el uso de moneda en billetes y cheques, títulos de propiedad, títulos de crédito, registros por parte de los gobiernos y empresas, contratos o libros de cualquier tipo, el papel era el instrumento en el cual se plasmaban todos los detalles de los documentos que acabamos de mencionar.

Ello nos permite ver que el papel invariablemente tenía funciones de comunicación entre las personas, consulta posterior o fines demostrativos.

En la actualidad ¿es necesario el uso del papel?

No podemos cuestionar que el papel ha sido imprescindible para el desarrollo de la humanidad hasta el día de hoy.

Ahora bien, lo que sí podemos preguntarnos es ¿qué tan necesario resulta en la actualidad el uso del papel?

Salvo por escenarios muy específicos, los cuales son cada vez menos, podemos afirmar que este material no solo ya no es necesario, sino que dejó de ser la mejor opción porque no es práctico ni es eficiente.

Indudablemente, las ventajas que ofrece el uso de las tecnologías de la comunicación son superiores frente a este recurso.

Gracias a las herramientas digitales, las empresas y las organizaciones han cuestionado si deberían cambiar el formato de sus procesos y sus operaciones para pasar del papel a los documentos digitales.

¿Quieres ver cuáles son las ventajas si estás considerando trabajar sin papel?

¡Veamos!

Ventajas de trabajar sin papel

Si ya cuestionaste la evolución de tus procesos y piensas en la transformación digital como la forma de trabajo más eficiente sin el uso del papel, entonces llegaste al lugar correcto porque ahora mismo señalaremos las grandes ventajas de no utilizar este recurso:

1. Reducción de costos operativos

La reducción de los costos operativos siempre ha sido una de las principales estrategias de las empresas para la optimización de recursos.

En efecto, no resulta económico llevar a cabo la compra de cajas de papeles, tinta, impresoras —las cuales suelen ser bastante costosas dependiendo de las necesidades de la empresa— y su respectivo mantenimiento o comprar cajas de almacenamiento para las pilas de papeles acumuladas.

¡Olvídate de destinar parte del presupuesto para la adquisición de todos estos materiales! En su lugar, apuesta por la digitalización de los procesos de la empresa para administrar inteligentemente los recursos disponibles.

2. Reducción de espacios y almacenamiento

Mediante el uso de múltiples documentos resulta normal ir acumulando grandes cantidades de papel y cajas, lo cual no solo ocupa grandes cantidades de espacio para almacenar los documentos, sino que además es poco eficiente a la hora de buscarlos cada vez que necesitas alguno de estos.

En cambio, gracias a las plataformas de la nube, basta tener un servidor con capacidad suficiente de almacenamiento para gestionar la información que necesitamos sin vernos obligados a tener un espacio físico que contenga la totalidad de nuestros documentos.

3. Aumento de la productividad

Si analizamos el tiempo que pasa el personal lidiando con los documentos —ya sea para utilizarlos, ordenarlos, almacenarlos, entre otras cosas— podría parecer poco. No obstante, si lo analizas, te darás cuenta de que puedes destinar una gran parte de ese tiempo a algo más productivo.

Lógicamente, las empresas que logran trabajar sin papel utilizan el tiempo en actividades de mayor provecho, aumentando su nivel de productividad considerablemente.

4. Organización adecuada

A veces, los equipos de trabajo pueden pasar minutos —incluso horas— organizando los documentos necesarios para sus actividades laborales sin tener éxito al final de la jornada, terminando con pilas de documentos que posteriormente no pueden encontrar cuando los necesitan.

En este sentido, el uso de las herramientas digitales hace que la organización sea mucho más sencilla y efectiva, permitiendo la disponibilidad de tus archivos en pocos segundos con tan solo unos clics.

Si lo pensamos detenidamente, resulta poco común encontrar un establecimiento que tenga una organización impecable cuando se trata de documentos, expedientes o archivos que están en formato físico. Pero si piensas en empresas que incorporaron la transformación digital, es común que estas tengan todo en orden.

5. Disminución del impacto ambiental

En las últimas décadas, el cuidado del medio ambiente ha tomado un lugar verdaderamente relevante en las operaciones de las organizaciones y las empresas, pues cada vez son más escasos los recursos naturales y es un deber de cada uno de nosotros ser responsables en este aspecto.

¿Sabías que para producir una tonelada de papel se requieren de 115.000 litros de agua? ¡Así es! La cantidad de recursos naturales que se gastan en la producción de papel es enorme e involucra mucho más que tan solo árboles, los cuales equivalen a 6,5 millones de hectáreas de bosque deforestadas para satisfacer la demanda de papel que tenemos actualmente.

Por supuesto, una sola empresa no hará un cambio relevante, pero si otras la imitan y se comprometen a utilizar las herramientas tecnológicas que tienen a su alcance es posible generar un impacto ambiental bastante positivo.

6. Mayor accesibilidad

En la era del papel, solamente se podía consultar documentos de manera presencial en el lugar donde estaban estos con una disponibilidad sujeta a horarios de consulta, lo cual restringía en gran medida su accesibilidad.

Afortunadamente, en la era digital es todo lo contrario: da igual el lugar del mundo donde te encuentres, solo necesitas una conexión a internet para acceder a los documentos que requieres, siempre y cuando estén disponibles en una nube o plataforma digital.

Trabajar sin papel te abre las puertas a estas grandes ventajas que sin duda te permitirán generar mejores resultados dentro de tu organización.

¡Así que olvídate de gastar presupuesto, recursos y tiempo en algo que ya no lo requiere! Además, ya es hora de asumir la responsabilidad social de cuidar el medio ambiente y apostar por la transformación digital que beneficia nuestro día a día de manera transversal.

Si quieres dar este importante paso y consideras que podemos ayudarte para trabajar sin papel y optimizar los procesos de tu empresa mediante la firma electrónica de documentos, ¡no dudes en contactarnos!