10 formas en que el reto de los acuerdos afecta al trabajo diario

Según una investigación realizada por Docusign y Deloitte, las organizaciones de todo el mundo están perdiendo casi dos billones al año en valor económico mundial a causa de herramientas y procesos de administración de acuerdos obsoletos. Llamamos a ese sistema de ineficiencias los retos de los acuerdos. Es el precio que pagan las empresas por aferrarse a la vieja forma de crear, formalizar y administrar acuerdos.

Dos billones de dólares es mucho dinero. Ese enorme total representa oportunidades perdidas, tiempo malgastado y costos operativos inflados. Afecta a todas las organizaciones de todos los sectores y de todas las partes del mundo. Te guste o no, tu equipo probablemente tiene algunos procesos anticuados que contribuyen con unas gotas a ese océano. 

Para ayudarte a calcular exactamente cuánto le cuesta a tu equipo el reto de los acuerdos, creamos una herramienta de evaluación interactiva. Todo lo que tienes que hacer es responder a unas cuantas preguntas sobre el proceso de acuerdos de tu equipo y la evaluación calculará cuántas horas y dólares está perdiendo tu equipo debido a flujos de trabajo anticuados. El resultado se ve más o menos así:

Los retos de los acuerdos cuestan a tu equipo hasta $2.9 millones de dólares al año.

Incluso a escala de toda tu organización, puede ser difícil comprender las repercusiones de los retos de los acuerdos. Puede que sea más fácil de comprender si lo desglosas en problemas cotidianos que encuentres y que estén causados por los retos de los acuerdos.

Aquí tienes 10 señales de que tu equipo se ve afectado por los retos de los acuerdos, aunque no te des cuenta:

Ventas B2B

1. Los tratos de venta se retrasan constantemente.

Al principio de tus tratos de venta, los vendedores probablemente imaginan un proceso de acuerdo sencillo y directo. Sin embargo, antes de que el acuerdo esté terminado, surgen obstáculos: faltan plantillas de acuerdos, hay que confirmar los datos antes de incluirlos manualmente, las revisiones legales tardan más de lo esperado, el contrato requiere rondas adicionales de revisión, un recurso crítico está fuera de la oficina, etc. Al final, el trato se retrasa un mes, un trimestre o incluso más. Puede parecer que estos contratiempos forman parte del proceso del acuerdo, pero la verdad es que son problemas que pueden preverse y evitarse con la tecnología adecuada. Esos retrasos cuestan a tu equipo ingresos por ventas. Los vendedores individuales incumplen su cuota y el equipo no alcanza su proyección de ingresos. La ineficacia también consume tiempo que podría dedicarse a nuevos tratos de venta.

2. Los acuerdos pasan demasiado tiempo a la espera de la aprobación legal.

Los equipos legales tienen mucho trabajo. Suelen ser un equipo pequeño que atiende a varios públicos internos diferentes. Es frecuente que los ocupados aprobadores legales se conviertan en cuellos de botella en el proceso de ventas. Acuerdos que parecen rápidos y sencillos se convierten en largas y complicadas historias con demasiados obstáculos. Tu equipo de ventas no quiere que eso ocurra. Al equipo legal tampoco le gusta. No tiene por qué ser así. En lugar de implicar a costosos recursos jurídicos en tu proceso rutinario de acuerdos, debes buscar formas de automatizar las actividades legales habituales o incluso eliminarlas del proceso, facilitando a los vendedores herramientas de autoservicio preaprobadas.

3. Los aumentos de precios no se aplican ni se cobran.

Los contratos de venta a largo plazo pueden contener a menudo un descuento inicial para los clientes. Esas ofertas pueden ser un gran incentivo para atraer a nuevos clientes. Sin embargo, a medida que el contrato avanza más allá de esos descuentos iniciales, los vendedores a menudo se olvidan de aplicar el aumento de precio y amplían accidentalmente el precio más bajo. Normalmente, el motivo de esos errores es una gran base de acuerdos sin un mecanismo automatizado para hacer cumplir las condiciones acordadas. Como los empleados están demasiado ocupados para buscar en los acuerdos completados y encontrar el importe correcto para cada periodo de facturación, la empresa pierde ingresos que se le deben legítimamente.

Compras

4. Los empleados de compras no tienen tiempo para administrar proveedores.

Te gustaría tener más tiempo para dedicar a los proveedores después de acordar una compra con ellos? Si estás demasiado ocupado estableciendo los términos de una relación en el papeleo previo a la compra, no tendrás tiempo de cultivarla después de la firma. Ese tiempo adicional con los proveedores garantiza que los equipos de compras puedan cobrar todos los servicios adquiridos o recuperar los reembolsos si un proveedor no cumple. Una relación más sana también podría dar lugar a mejores tarifas en futuros tratos o a un uso más eficaz de los productos. 

5. Los contratos con proveedores no contienen un lenguaje estandarizado.

Cuando los acuerdos de compras no contienen todos los mismos términos, cada uno tiene que pasar por un proceso de revisión propio. Hay que estudiarlo de principio a fin para asegurarse de que el lenguaje cumple ciertas normas y no contiene riesgos innecesarios. Un mejor flujo de trabajo proporcionaría a los equipos de compras plantillas y bibliotecas de cláusulas preaprobadas, permitiéndoles el autoservicio y reduciendo la necesidad de recursos legales. Esto agilizaría los acuerdos y ayudaría al equipo a dedicarse a las relaciones con los proveedores, en lugar de centrarse en los procesos de los acuerdos.

6. Estás incumpliendo los plazos para renovar los acuerdos.

¿Qué sistemas tiene tu equipo para asegurarse de que puedes renegociar y renovar los acuerdos antes de que venzan? ¿Alguna vez se te ha escapado un acuerdo por ese sistema y ha vencido antes de que pudieras actuar? Cuando los contratos se almacenan en distintos lugares y las fechas de vencimiento se controlan manualmente en una hoja de cálculo, es inevitable que se produzcan errores. Sin un sistema de Intelligent Agreement Management que automatice los recordatorios y simplifique las renovaciones, tu equipo podría acabar con cortes de suministro por sorpresa, renovaciones automáticas accidentales de servicios que no necesitas, o negociaciones apresuradas para volver a activar las herramientas.

Recursos humanos

7. Los candidatos están abandonando tu lento proceso de selección.

Cuando contratas, compites con cualquier otra organización para atraer a los mejores talentos. Si el proceso de entrevista avanza con demasiada lentitud o implica demasiados pasos manuales, los candidatos de calidad perderán interés. No les interesa volver a ingresar datos personales en otro formulario, quieren conocer a tu equipo y aprender sobre el trabajo. Cuando tu proceso de candidatura y entrevista lo dificulta, los mejores talentos se van a otra parte.

8. Los nuevos empleados tardan demasiado en incorporarse.

Cuando tu equipo trabaja con poco personal, es más difícil alcanzar los resultados empresariales y los empleados actuales tienen que trabajar horas extras para cubrir las carencias. Esos problemas son aún más agudos cuando se han encontrado nuevos empleados pero tardan demasiado en ocuparse de los proyectos. Si tu equipo de RR. HH. sigue recibiendo a los nuevos empleados con una montaña de papeles y escaneando copias de sus identificaciones, estás perdiendo el tiempo. Los nuevos sistemas de acuerdos pueden configurarse para que activen versiones electrónicas de los documentos necesarios en cuanto empiece una nueva contratación. En algunos casos, incluso pueden completarse antes de que empiece la nueva contratación. Cuando un empleado pasa días completando documentos de incorporación largos y duplicados, su primera experiencia con la organización es negativa. También pierden un tiempo valioso que podrían emplear mejor trabajando con sus nuevos compañeros de equipo.

Experiencia del cliente/ventas al consumidor

9. Los ciclos de venta son largos debido a los complicados procesos de papeleo.

Cuanto más cortos sean los ciclos de venta, mejor. Los clientes tienen experiencias diarias que aumentan sus expectativas sobre lo que otras empresas deberían proporcionar. Pueden ser extremadamente sensibles a las compras digitales y cambiarán rápidamente a un competidor que haga que comprar sea más rápido y fácil. Los acuerdos de incorporación que eliminan las reuniones en persona y minimizan el tiempo dedicado a ingresar información son una enorme ventaja competitiva. Los ciclos de venta cortos también son buenos para tu empresa, porque el dinero de hoy es mejor que el dinero de mañana. Cada día extra en tu ciclo de ventas es un arma de doble filo, que retrasa tus ingresos y disminuye tu tasa de conversión.

10. Los equipos de atención al cliente tardan demasiado en responder a las solicitudes.

Cuando los clientes se ponen en contacto con tu equipo para hacer una pregunta sobre su cuenta o sus compras, la rapidez es fundamental. Esa información casi siempre está contenida en acuerdos. Tu equipo tiene que encontrar las respuestas adecuadas y responderles rápidamente. Los equipos ineficaces solo pueden atender bien a un pequeño número de clientes. Cuanto más rápidos sean, más productivos serán. Cuanto más esperen los clientes las respuestas, más frustrados estarán.

Aunque creas que tu proceso de acuerdos probado y comprobado funciona a la perfección, lo cierto es que existen nuevas herramientas que podrían mejorarlo aún más. Si tu equipo sufre alguno de los diez problemas descritos en esta publicación, el impacto de una herramienta de Intelligent Agreement Management es probablemente mayor de lo que crees.