Cómo reducir el riesgo con la gestión digital de contratos

Los contratos hacen girar al mundo de los negocios. Sea una carta de oferta, un acuerdo de no divulgación (NDA), un acuerdo de licencia para una franquicia, una declaración de trabajo, un contrato de proveedor para precio fijo o un acuerdo marco de servicios (MSA), un contrato es lo que une a las múltiples partes de un acuerdo.

Los contratos protegen los intereses de la empresa, aclaran las expectativas del cliente y ayudan a que los CEO duerman mejor por la noche.

Pero formalizar estas asociaciones empresariales no empieza ni termina con la “firma en la línea punteada”. Igual que las relaciones, los contratos son acuerdos complejos que tienen que gestionarse antes (y mucho después) de que se firmaron.

A medida que las organizaciones crecen, implementar un proceso de contratos digital y proactivo reduce el riesgo porque estandariza y automatiza los flujos de trabajo y el lenguaje del contrato; y esto hace que los procesos de acuerdos sean más fáciles, más seguros y más efectivos.

Los peligros de una gestión de contratos deficiente

Nadie entiende mejor la importancia de un proceso de gestión de contratos sólido que los equipos legales y de TI de tu empresa. Ellos son la primera línea de defensa para gestionar el cumplimiento, lo que mitiga la responsabilidad legal y los riesgos de seguridad internos y externos. Y tienen razón en preocuparse.

En las recientes encuestas de Docusign:

• 26 % informó compartir un contrato con la parte equivocada

• 46 % no pudo encontrar un contrato guardado

• 73 % dijo que suele usar el correo electrónico para enviar acuerdos sensibles.

Lo más preocupante es que el 90 % de los encuestados dijo que el error humano afecta significativamente al proceso de contratos.

Para explicar bien cómo un sistema de gestión y proceso digital de contratos puede ayudar a tu empresa, primero debemos mirar cómo los métodos manuales y obsoletos entorpecen la productividad del negocio e introducen riesgos innecesarios.

El riesgo de perder los mejores talentos en el trabajo

Si cuentas con en un proceso de gestión de contratos manejado por empleados, repetitivo y manual, ten cuidado con los resultados involuntarios. Darles a los empleados tareas de bajo nivel, rutinarias o frustrantes como aprobaciones ad-hoc y trabajos legales improductivos, puede desalentar a los profesionales que ven su tiempo como algo más valiosos que eso (porque, bueno... lo es).

Si tuviste problemas de rotación de empleados durante la Gran renuncia (o si estás luchando activamente contra ella ahora), no te sirve que una experiencia de contrato engorrosa sea una razón más para que la gente comience a actualizar su currículo.

Los procesos torpes de revisión de contratos también afectan a otros departamentos con recursos restringidos.En el caso de los equipos de ventas, esto puede retrasar o detener la generación de ingresos; según una encuesta reciente, el 45 % de los encuestados informó desafíos en el proceso de contratos que terminaron demorado el cierre de los acuerdos.

Los problemas más comunes en preparar acuerdos incluyen:

• 62 % de retrabajo debido a errores

• 56 % de ineficiencia por reingresar datos de los sistemas a los contratos

• 50 % de dificultad para mantener la seguridad y confidencialidad

Un proceso de gestión de contratos que automatiza gran parte del trabajo improductivo repetitivo y ofrece una vía clara y automatizada reduce el error humano y libera a los empleados de alto valor para que hagan el trabajo estratégico y de alto nivel para el que se los contrató.

El riesgo de perder ingresos debido a contratos incompletos, inexactos o desactualizados

Empezaste con un contrato, pero nunca lo terminaste. ¿Se guardó? ¿Con qué nombre? Cuando lo recuperaste dos semanas después, ¿retomaste la versión original o comenzaste desde cero?

Sin un sistema de gestión digital de contratos, corres el riesgo de tener diferentes versiones flotando por ahí, y en etapas diversas de finalización.

Y cuando varios miembros del equipo tienen acceso a todas estas versiones, es fácil que varias partes actualicen copias paralelas, compartan el documento equivocado o directamente le pierdan el rastro.

Esto lleva un escenario muy común: el de regirse por un contrato que en realidad nunca se firmó.Igualmente, trabajar con un contrato viejo o vencido te expone a un riesgo de negocios innecesario, como perder dinero en un acuerdo.

Para los fabricantes, esto significaría producir bienes a costos más altos y antiguos, y cobrar muy poco a los distribuidores que los venden. Para los franquiciadores, esto significaría una pérdida de varios millones de dólares por franquicia debido a términos de costos o pagos desactualizados.

Para los equipos de adquisiciones, esto significaría millones de dólares perdidos en renovaciones no deseadas ni planificadas.

Para el servicio de campo, esto significaría la obligación de respetar garantías fuera de fecha.

El riesgo de las consecuencias posteriores

Hacer un seguimiento de los períodos de retención de los registros es un aspecto fundamental de la administración de la compañía.

Si se dejan registros importantes en bandejas de entrada de los empleados o en discos locales y no en una ubicación centralizada y bien gestionada que esté conectada a tu sistema de registros, tendrás un problema si hay una auditoria o procedimientos legales futuros.

Y los riesgos legales no terminan ahí. Cuando trabajas con contratos vencidos/no renovados (o no firmados), expones tu empresa a un potencial litigio.

Si los redactores de tus contratos se comprometen con términos, y los departamentos legales y de TI no están al tanto de ellos (como un período de notificación acelerado para violaciones de datos), expones tu empresa a un potencial litigio y a sanciones regulatorias.

Y si no tienes un buen sistema para mantener el cumplimiento con las regulaciones, ese también es un problema.¿Tus clientes están protegidos contra contratos con renovación automática? ¿Para cuáles estados? ¿Sabes cuál de tus contratos se renueva automáticamente?

Dejemos las preguntas que causan ansiedad, porque aquí vienen las buenas noticias:No hay momento como el presente para a) estudiar los riesgos que vienen con la típica gestión del ciclo de vida de los contratos y b) analizar cómo puedes mitigar estos riesgos de una vez por todas con tecnología.

Con más profundidad: los riesgos de la gestión de vida manual de los contratos y cómo superarlos

La gestión del ciclo de vida de los contratos suele verse como un proceso de cinco etapas en el que los contratos se crean, completan y almacenan en una organización.

Aparte de los desafíos generales que se trataron arriba, cada etapa del proceso de contratos tiene sus propios riesgos sutiles.

Estos son los riesgos más comunes que puedes encontrar, y qué hacer con ellos.

Etapa 1: Generación de documentos

Redactar un contrato empieza con la generación de un documento que capta información relevante y establece los términos acordados para todas las partes involucradas.

El riesgo: Flujos de trabajo manuales propensos a error humano

Las etapas de recopilación de información y de creación de contratos llevan mucho tiempo, y para un solo contrato; la inversión en tiempo se siente aún más intimidante cuando piensas en toda la cantidad de contratos que genera tu organización.

En los recientes datos que recopilamos, se reveló que las grandes organizaciones procesan un promedio de más de 500 contratos por mes.

Pueden surgir varias dificultades durante la generación de contratos que causan riesgos para tu compañía: Sin plantillas de contratos, los redactores tienen que crear su propio documento (o copiar partes de un contrato anterior), y no pueden estar seguros de que está bien.

Este podría tener términos desactualizados o tener requisitos dependientes que no se aplican a los contratos con otras partes.

Por otra parte, algunas empresas tienen montones de plantillas pero les falta una buena biblioteca de plantillas bien gestionada, lo que dificulta a los redactores encontrar y acceder a lo que necesitan.

No es raro que las grandes organizaciones globales tengan miles de plantillas. En ese punto ya no es una plantilla; es tan solo un documento más.

Más allá de las plantillas, sin una orientación documentada y de fácil acceso, los redactores de contratos pueden tomar decisiones empresariales vitales para preparar un contrato sin comprender el riesgo financiero o legal. ¿Qué implicaría cambiar los términos de pago de 60 a 90 días? ¿Qué riesgo existe si se acortan las notificaciones de los requisitos de violación de datos? ¿Quién tiene que aprobar estos cambios?

La solución: Crear un repositorio centralizado y automatizar términos preaprobados

El tiempo pasa y las empresas acumulan plantillas, las mueven por todas partes y las editan una y otra vez.

Al centralizar la creación de contratos en una plataforma en línea con una biblioteca de plantillas, te aseguras de que todos pueden acceder a las más recientes, los cambios se rastrean y aprueban, y los redactores de documentos tienen pautas claras de qué utilizar y cómo.

Además, un sistema de gestión digital de contratos automatiza muchas de las etapas tendientes a errores cuando se genera un documento; esto le da al usuario la capacidad de generar documentos con términos preaprobados y completarlos con datos extraídos directamente de tu CRM, ERP, HRIS o cualquier otro sistema de registro.

Cambiar a una plataforma de gestión digital de contratos reduce el tiempo de redacción de contratos en un 80 % como promedio.

Etapa 2: Enrutamiento y negociación

Esto es cuando le envías el contrato correcto a las personas correctas en el momento correcto.Si tienes un contracto generado por tu propia compañía, este necesita revisiones y aprobaciones internas.Una vez que la parte inicial está satisfecha con los términos, se envía a todas las otras partes para que lo revisen.Las contrapartes pueden hacer sus propios cambios, que pueden no rastrearse con claridad, y que tienen que regresar a la parte originaria para más negociaciones y aprobaciones.

Con los acuerdos de terceros (los que no generas tú), el proceso se complica más. Una vez recibido, el contrato pasa por la edición de la parte interesada y tiene que atravesar revisiones y aprobaciones legales internas, en el orden correcto.

Esto puede incluir legales, mesa de operaciones, finanzas o llegar hasta el nivel ejecutivo.

Los riesgos: Contratos perdidos o traspapelados, términos incorrectos, obligaciones no estándares

El enrutamiento y la negociación se desorganizan si no están todos en la misma línea. Estar negociando cuáles partes del contrato enmendar causa cuellos de botella.

El control de las versiones también es un problema: es difícil asegurarse de que todos leen la versión correcta una vez que los colaboradores propusieron ediciones.

Y eso pasa solamente si todas las partes hacen modificaciones con honestidad; a menudo las contrapartes no marcan los cambios, en forma tanto deliberada como involuntaria.

Los revisores pueden no estar trabajando con una única biblioteca de cláusulas, perderse cambios de la contraparte o contaminarse con el sesgo de inmediatez.

Para ahorrar tiempo y acelerar la finalización, los empleados pueden realizar cambios sin las aprobaciones correctas, con el potencial de generar contratos que no cumplen con los estándares de la compañía.

Esto es especialmente común con los documentos de terceros, donde los términos originales no cumplen con tus políticas y no se automatizó el ruteo de aprobación.

La solución: Enrutar automáticamente contratos, comparar y rastrear versiones, automatizar el acceso a la biblioteca de cláusulas

En tu organización, no todos se saben el flujo de trabajo manual de contratos de memoria. No es tan simple: Las cadenas y flujos de trabajo de los contratos varían en función de los términos del contrato, la región, el tipo de contrato y el valor.

Al automatizar el flujo de contratos, te aseguras de que se hacen las aprobaciones correctas... Y evitas saltearte etapas que impiden que un contrato llegue hasta donde tiene que llegar.

Como las diferentes partes modifican los contratos durante las negociaciones, es vital saber qué cambió con cada versión que se aprueba.

Con una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos, las versiones se comparan automáticamente (y los cambios se marcan) con cada edición que se hace.

Las soluciones líderes de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) incluyen una biblioteca de cláusulas preaprobadas de acceso fácil y opciones alternativas para que los usuarios no jurídicos puedan aprovecharlas durante sus negociaciones.

Etapa 3: Firma de documentos

Una vez que todas las partes están de acuerdo, es hora de firmar.Según tu compañía o tu situación, puedes hacerlo físicamente, con estilográfica y tinta, o con una firma electrónica en una plataforma de gestión de contratos.

Los riesgos: Firmas demoradas y fraude

Algunos contratos requieren que varios firmantes forcejeen internamente; esto pone el proceso en riesgo de que se demore, no ocurra de la forma correcta o se pierdan firmantes esenciales.

Como la firma remota de contratos se hace cada vez más popular, necesitas asegurarte de que el proceso de tus contratos sea seguro y verificable en caso de que después recibas una auditoría.

Sin la implementación de una herramienta formal de eSignature, la autenticación de documentos es casi imposible.Los documentos modernos tienen que estar asegurados por encriptación de infraestructura de clave pública (PKI) o autenticación por vía telefónica, de código de acceso o SMS.

Si bien puede parecer que no tienen problemas, las soluciones de firma digital gratuitas hacen el trabajo, pero no ofrecen el mismo nivel de seguridad.

La solución: Verifica cada firma automáticamente

Encuentra una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos con una solución de firma electrónica incorporada que te eleve por encima del riesgoso “simplemente pegué una imagen de mi firma en el PDF”, que ocurre demasiado a menudo.

Para mejorar la seguridad y la eficiencia, busca una herramienta de firma electrónica que pueda verificar automáticamente la identidad de cada firmante en línea.

Esta verificación consistente y automática te deja un rastro de auditoría si la necesitaras en el futuro, y también mejora la responsabilidad y confianza de tu negocio.

Etapa 4: Integración con otras aplicaciones empresariales

En una organización del tamaño de una empresa, los empleados necesitan saber que los contratos recientemente generados y firmados tienen la información correcta y actualizada.

Y la causa más común del retrabajo es... el 62 % de los participantes de las encuestas citó el retrabajo debido a errores que podrían prevenirse si los datos se extraen directamente de un sistema integrado de registros o interacción.

Los campos específicos como el nombre de la parte, fecha, dirección, limitaciones de responsabilidad, términos de los precios de pago, etc. son algo común entre muchos tipos de contratos.

Asimismo, después de la firma, muchos equipos de la organización necesitarán tener acceso a los contratos para dar comienzo a procesos posteriores y cumplir con los términos.

Por ejemplo: una vez que un candidato firma una carta de oferta, los nuevos documentos onboarding (I-9, un tema de tecnología, etc.) tienen que ponerse en marcha desde tu HRIS de manera segura.

El riesgo: Ingreso de datos incorrecto y tareas manuales posteriores innecesarias

Si los sistemas empresariales que respaldan tu proceso de contratos no están conectados, tus contratos pueden contener información incorrecta o desactualizada.

Es esencial que tus contratos reflejen correctamente los datos y la información que figura en tus sistemas principales.

Y es esencial que los documentos completados y correctos se conecten con los sistemas que el negocio usa para completar el contrato.

Como hay varios equipos interactuando con los contratos, la información errónea puede causar un efecto dominó de confusión y errores.

Los sistemas desconectados obligan a que los usuarios vayan y vengan entre herramientas y plataformas, lo que causa un riesgo innecesario de errores humanos.

La solución: Enviar y recibir automáticamente datos de contratos desde tu pila tecnológica

Conectar tu sistema CLM con otras fuentes de datos existentes (tal como un CRM como Salesforce, o un ERP como Ariba) puede reducir la cantidad de tareas administrativas redundantes antes y después de la firma.Puede también reducir mucho la cantidad de tiempo que se pasa alternando entre sistemas (hasta 26 días al año, de acuerdo con Harvard Business Review).

Etapa 5: Búsqueda y análisis

Cuando se firma un contrato, su ciclo de vida no ha hecho más que empezar.

Guarda el contrato de manera segura donde puedas recuperarlo o revisarlo cuando quieras para estar al día con los hitos y las obligaciones.

Esta etapa protege tu compañía por si algo va mal, ayuda a legales, finanzas y a los usuarios de negocios a encontrar contratos anteriores y apéndices relacionados, y equipa a tu departamento legal para gestionar acciones requeridas a lo largo de la vida del acuerdo.

Los riesgos: Acceso no controlado y recuperación manual

Según la investigación de Docusign, el 46 % de los profesionales de contratos no pudo encontrar un contrato guardado. Si la gente no puede encontrar los contratos finales, ¿cómo se supone que respeten su parte del acuerdo?

Sin visibilidad, es fácil que permitir que un contrato se renueve automáticamente o finalice en forma no intencional.

El almacenaje deficiente de contratos no solo complica encontrarlos; es un gran riesgo para la seguridad.Los contratos desparramados por escritorios, bandejas de entrada, discos de la compañía o CRM exponen a muchas personas a información sensible.

A medida que tu negocio crece, necesitarás cada vez más un sistema que sirva tanto como fuente confiable para acuerdos finales como tu centro para gestionar versiones y permisos estratégicamente.

La solución: Almacenamiento de contratos seguro y apto para consulta

Con una plataforma de gestión de contratos, eliminas el riesgo de perderte fechas límite o detalles, ya que hace que todo pueda investigarse en texto plano.

Un sistema de gestión de contratos centralizado se construye para que sea seguro, con controles de permiso y verificación de identidad.

Cómo puede ayudar Docusign CLM

Tener implementado el software correcto optimiza y estandariza todo el proceso de contratos al reducir el trabajo improductivo para los empleados y al darles a los líderes de empresa la paz mental de que sus contratos cumplen con las normas y son seguros.

Si encuentras que es difícil mantenerte al día con la gestión de contratos en tanto tu negocio crece, no estás solo.Docusign CLM convierte un proceso complejo y propenso a errores en un sistema de gestión de acuerdos más inteligente, fácil y confiable.

• Optimiza flujos de trabajo y elimina cuellos de botella con automatización diseñada para disminuir costosas tareas manuales y reducir el error humano

• Fortalece la privacidad de los datos y el cumplimiento con seguridad de grado empresarial, verificación de identidad con múltiples pasos y encriptación avanzada

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Como líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos en los últimos 3 años, Docusign CLM se está convirtiendo rápidamente en la plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos que todos necesitan.

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