Los responsables de TI deben impulsar la evolución contractual digital

Año tras año, se administran digitalmente más pasos del flujo de trabajo contractual. Las firmas se capturan electrónicamente, los acuerdos se negocian en la nube y la autenticación bajo notario se hace a distancia. Con demasiada frecuencia, estos pasos son iniciativas aisladas, impulsadas desde la base por líneas de negocio individuales que buscan abordar las necesidades específicas de su equipo. Aunque este enfoque puede resolver los problemas individuales de cada línea de negocio, puede crear problemas a gran escala.

Para ser claros, es bueno que los equipos busquen tecnologías que puedan simplificar el trabajo de los acuerdos. El problema es que si dos líneas de negocio de la misma organización resuelven el problema de formas distintas (o con tecnologías diferentes), la eficacia se pierde cuando esos dos equipos tienen que trabajar juntos. Una mezcla de soluciones puntuales mal combinadas acaba creando involuntariamente bloqueos nuevos y costosos y provoca nuevos riesgos. Ese sistema Frankenstein crea dos problemas nuevos por cada uno que resuelve.

La única forma de arreglar los flujos de trabajo de acuerdos desconectados es tener un panorama general y pensar en grande. Busca la oportunidad de adoptar una herramienta de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) diseñada específicamente, que pueda implantarse en todas las líneas de negocio de arriba abajo y que aborde un sinfín de ineficiencias en los acuerdos. Un CLM central bien planificado puede disminuir los gastos de TI al eliminar tecnologías redundantes y reducir el número de puntos de acceso a los datos que hay que administrar. Una solución que centralice la visibilidad de los acuerdos y, al mismo tiempo, se integre con las herramientas habituales de las líneas de negocio, dará lugar a una mayor tasa de adopción, un mejor ROI y mejores resultados empresariales.

La implementación del CLM es una oportunidad para que los responsables de TI impulsen el cambio

La solución que unifique a las líneas de negocio en el trabajo de los acuerdos será tecnológica, por lo que el líder que debe impulsar esa iniciativa es el ejecutivo de TI. En un entorno empresarial que espera que los líderes de TI construyan puentes entre la organización y aumenten la eficacia, una solución transformacional de CLM es un punto de partida lógico. Al ser un departamento que históricamente se ha considerado un bloqueador del presupuesto, la implementación del CLM es una oportunidad para deshacerse de ese estigma y dejar una nueva huella como catalizador operativo.

La implementación del CLM no es solo un sustituto de las soluciones aisladas, sino una reconfiguración digital del funcionamiento de toda la organización. Ofrece a los responsables de TI la oportunidad de trabajar en todas las líneas de negocio para comprender los procesos de los acuerdos e impulsar en colaboración una transformación digital que resuelva los problemas más importantes. Como señaló Saran Mandair, vicepresidente general de Infraestructura y Tecnología Global de Docusign: “Se trata de encontrar nuevas formas innovadoras de ofrecer valor a tus clientes, a los clientes internos y de mantenerte por delante de la competencia”.

Los responsables de TI llevan mucho tiempo participando en amplias campañas para trabajar en todas las funciones, pero es poco común que tengan la oportunidad de liderar esas iniciativas. El CLM es una gran oportunidad para asociarse con las principales partes interesadas de las líneas de negocio y aportar un valor real a los miembros de todos sus equipos. Es algo más que una mayor visibilidad: es una oportunidad de tener un impacto tangible para mejorar la experiencia diaria de todas las personas de la organización que trabajan con acuerdos. Mandair añade que para mover realmente la aguja en los proyectos de transformación “ambas partes tienen que sentarse a la mesa y averiguar cuáles son los objetivos empresariales clave y qué está por encima de la línea y qué por debajo de la línea”.

Una herramienta de CLM para toda la organización es también una oportunidad de causar una impresión duradera en el director general. La encuesta sobre contratación de Ernst and Young informa de que las principales prioridades contractuales de los CEO son reducir costos, disminuir riesgos, digitalizar las operaciones y permitir el crecimiento. Los responsables de TI pueden hacer todo eso con una moderna herramienta de administración del ciclo de vida de los contratos.

También cabe mencionar que los sistemas contractuales del futuro impulsados por la IA dependerán de un repositorio central que contenga todos los datos relacionados con los acuerdos. Matt Francis, socio y CTO de IBM, señaló que el mayor obstáculo para los clientes que se plantean la IA y la tecnología de IA generativa son los datos de confianza. “¿Confían en los datos que van a utilizar en esta IA generativa? ¿Existe una gobernanza que regule el uso de grandes modelos lingüísticos, las indicaciones y los datos que van a ir en esos modelos?”, dijo.

Mientras los equipos siguen acercándose a la nueva tecnología con un entusiasmo cauteloso, hay pasos que puedes dar para prepararte para el sistema contractual del futuro impulsado por la IA. ​​Instalar una herramienta de CLM amplia y profunda es una forma excelente de almacenar y estructurar los datos de los contratos. Es un primer paso muy beneficioso para los equipos con el objetivo de utilizar la IA en etapas posteriores de su transformación digital de los contratos.

Qué esperar de una herramienta de CLM

Para la mayoría de los responsables de TI, una herramienta de CLM es un proyecto nuevo que van a implementar por primera vez. Con una primera implementación, es difícil saber qué esperar o cómo estar seguros de que la puesta en marcha funcione como debe ser. Estas son algunas de las formas de supervisar el impacto del CLM en las operaciones cotidianas:

• Velocidad: ante todo, debes esperar un aumento sustancial de la velocidad a la que funciona tu empresa. La investigación Forrester 2020 encargada por Docusign descubrió que los clientes de CLM pueden ver una reducción de 20 días en el tiempo de procesamiento de los contratos y un 83% más de rapidez en la obtención de valor.

• Eficacia: tu equipo debería ver un cambio notable en su eficacia y una reducción de las tareas manuales de acuerdo contractual. También aumentará la velocidad de las transacciones de los clientes.

• Valor: después de implementar un CLM adecuadamente, obtendrás más valor de tus contratos gracias a los términos más favorables. No es raro que los clientes de Docusign CLM aumenten el valor de sus contratos en un 20% o más.

Más allá de esas métricas tácticas, una solución de CLM también ayudará a alcanzar varios objetivos críticos a nivel ejecutivo. Por ejemplo, al sustituir soluciones aisladas en tu flujo de trabajo, el CLM reduce el número total de herramientas conectadas a tu pila, lo que facilita la protección frente a una filtración de datos. También simplifica los esfuerzos continuos de cumplimiento, ya que hay menos herramientas que mantener actualizadas. Para cualquier labor de transformación digital, la integración con las herramientas que tu organización ya utiliza es clave para garantizar una alta adopción, satisfacción y éxito. Todos esos factores se correlacionan con un gran retorno de la inversión.

Garantizar el éxito de la implementación del CLM

A pesar de todos los beneficios del CLM, puede resultar difícil lograr que los equipos lo acepten y se comprometan a adoptarlo. Francis advierte que “donde los clientes se equivocan es en la comprensión de lo que es el éxito. La transformación es un viaje, no un destino”. Los proveedores de servicios de implementación experimentados, como IBM, han visto de primera mano lo importante que es formalizar la implementación para el éxito del CLM. Su equipo ha trabajado en implementaciones de CLM para equipos de todos los tamaños en diferentes sectores. Esa experiencia les ha ayudado a desarrollar un conjunto básico de prácticas recomendadas a seguir para una implantación del CLM sin problemas.

Al combinar la experiencia de IBM con Docusign CLM (líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para CLM durante cuatro años consecutivos), tu equipo tiene la mejor oportunidad de lograr una implementación satisfactoria.

Si te interesa saber más sobre la oportunidad que tienen los responsables de TI de llevar a cabo una implementación de CLM y ascender al nivel de agentes de cambio en su organización, asiste al seminario web gratuito de CIO Dive con Matt Francis (socio y director de tecnología global de Salesforce en IBM) y Saran Mandair (vicepresidente de infraestructura y operaciones globales de Docusign). Hablarán de los costos ocultos de un sistema de contratación desarticulado, explicarán cómo Docusign CLM puede mejorar la productividad de los acuerdos y compartirán las claves para liderar una transformación tecnológica con éxito.