¿Qué hace un Project Manager y por qué debes tener uno para mejorar tu productividad?

_{Publicado el 15 Mar 2022. Actualizado el 22 Nov 2024}

¡El mundo empresarial no para de crecer! Las empresas cada año tienen más proyectos que llevar a cabo, por ello, el papel del Project Manager se hace más indispensable. Pero ¿cuál es el rol y las funciones de este profesional?

Hoy por hoy, el papel del Project Manager está más vigente que nunca en el sector empresarial que se está digitalizando cada vez más.

En este artículo, te explicaremos qué es un Project Manager, sus funciones y qué beneficios le aporta a tu equipo de trabajo en términos de productividad. ¡Comencemos!

¿Qué es un Project Manager?

Un Project Manager —o gestor de proyectos en español— es un profesional que se encarga de aplicar habilidades, procesos, metodologías, conocimientos y experiencias para la consecución de metas concretas de un proyecto siguiendo los criterios acordados.

El Project Manager se diferencia de un manager, porque el primero vela por todos los procedimientos que se llevan a cabo para obtener un producto final en un lapso de tiempo determinado. En cambio, el Manager se encarga de todos los procesos continuos.

Por esta razón, los Projects Managers requieren una serie de habilidades muy amplias, especialmente las que se relacionan con gestión de talento humano. 

El propósito fundamental de un gestor de proyectos es elaborar un producto final que va a tener un alto impacto en la empresa que lo contrata. Consta del inicio, la planificación y la supervisión de un conjunto de actividades requeridas para fabricar un producto final.

El creciente interés que ha despertado esta profesión ha hecho que surjan nuevas definiciones relacionadas con el Project Management. Hacemos referencia al jefe de proyectos tradicional. Este rol directivo se relaciona a la toma de decisiones que tiene este profesional dentro de la empresa, haciendo énfasis en el papel que tiene el director con los elementos que supervisa.

Es por ello que en la actualidad se habla de dirección y gestión de proyectos, pues gestionar implica tener un trato más directo con los recursos, el personal, los plazos y la implementación de estrategias.

Funciones de un Project Manager

El cuestionamiento que puede venir a tu mente es: ¿cuál es el rol del Project Manager? Por consiguiente, te compartiremos las principales funciones de este profesional:

1. Definir y presentar el proyecto

Este profesional no es alguien que llega en los últimos momentos para tomar decisiones. Su rol en el proyecto es importante antes del comienzo del mismo, puesto que el Project Manager debe presentarlo en fases y lapsos a los clientes.

También es un factor crucial que funcionará como intermediario entre los mismos clientes y el equipo de trabajo.

2. Planificar 

De presentar el proyecto tiene que pasar a planificarlo. En esta segunda etapa, el Project Manager debe tener precisión y establecer elementos importantes como responsables, fechas, plazos, recursos y cargos.

Es indispensable que considere que esta planificación lo orientará durante toda la fase de ejecución del proceso.

3. Fijar los objetivos

En muchas ocasiones pasa que el que gestiona los proyectos también los dirige. En esos casos, las metas son más fáciles de concretarlas.

No obstante, en otras oportunidades el Project Manager tiene que definirlas de acuerdo a las necesidades de un inversor o cliente. Sea cual sea el caso, tiene que encargarse de brindarle sentido al proyecto.

4. Supervisión de tareas

Esta es una de las funciones principales del Project Manager. Delegar tareas a un equipo de trabajo, es una tarea que debe hacer un director de proyectos para incrementar la productividad empresarial y no perder la visión estratégica.

La calidad de supervisión que tenga el Project Manager es un aspecto que determina el éxito o fracaso del proyecto, sobre todo cuando están compuestos de muchas actividades.

5. Implementar soluciones

Es importante que un gestor implemente soluciones. Esto requiere de capacidades de discernimiento, ya que el Project Manager tiene que decidir el momento de intervenir en el proceso.

De la misma manera, tiene que tomar la decisión de saber qué aspectos de la planificación deben modificarse en caso de un imprevisto.

Habilidades que debe tener un Project Manager

Este profesional a diferencia de cualquier otro, no solamente requiere de conocimientos, sino ciertas capacidades que debe ir ganando a través del ejercicio de la profesión.

A continuación, te compartimos cuáles son las habilidades que tiene que poseer un Project Manager para gestionar proyectos exitosamente:

1. Liderazgo

En la revolución digital que vivimos actualmente, el Project Manager debe orientar su esfuerzo a liderar e impulsar a las empresas hacia la transformación digital.

Un gestor de proyectos que sea líder tendrá la capacidad de transmitir valores a su equipo, ayudarlos a crecer profesionalmente y contagiarlos de motivación por alcanzar las metas. 

Un tema clave aquí es comenzar a cambiar la cultura empresarial, así lo explica el profesional en ventas y administración Gregory Alfonso Cardenas: “el papel de los líderes en la promoción de una cultura de innovación y transformación digital trasciende en el comportamiento del resto de los colaboradores de la empresa.”

2. Trabajo en equipo

Tener capacidades de liderazgo no implica que no se deba trabajar en equipo. Más bien, se requiere interactuar mucho con las personas implicadas en un proyecto y es indispensable saberlo hacer para conseguir los objetivos propuestos.

"El trabajo colaborativo debe fomentar la diversidad de pensamiento y la participación de todos los miembros del equipo en el proceso de innovación, independientemente de su posición o experiencia”, dice Gregory Cardenas.

3. Organización

Seamos sinceros, las labores de un Project Manager implican organizar, organizar y volver a organizar. El gestor de proyectos tiene que asegurar que todos los procesos estén ordenados adecuadamente, para que se puedan cumplir los plazos de cada fase.

4. Comunicación

Los Projects Managers deben tener la capacidad de elaborar canales de comunicación eficaces para transmitir a los participantes de un proyecto, todos pasos que se deben llevar a cabo contenidos en la planificación.

5. Capacidad para gestionar conflictos

Las relaciones humanas son un aspecto inherente en el Project Management y por eso es prácticamente imposible evitar conflictos en alguna de las fases.

Por consiguiente, el gestor de proyectos debe tener la suficiente capacidad para afrontar estas diferencias, creando buenos ambientes laborales.

6. Delegar

Un Project Manager tiene que saber sus límites y aceptar que no puede hacerse cargo de todo. Por esta razón, es indispensable que delegue ciertas tareas a sus subordinados y los motive a trabajar eficientemente.

“Los líderes deben estar abiertos a escuchar nuevas perspectivas y dispuestos a trabajar en colaboración con otros departamentos de la organización", concluye el especialista Gregory Cardenas.

Ahora que ya conoces las tareas que tiene que hacer un Project Manager y cómo contribuye con la productividad empresarial, de seguro considerarás contratar uno si no lo tienes. Identificar fallar, cumplir con estándares de excelencia y estar atento a los detalles son ventajas que también obtendrás si gestionas adecuadamente tus proyectos.