Proceso de compra: ¿qué es y cómo optimizarlo?

El proceso de compra es un componente del proceso de adquisición y se relaciona directamente con las actividades transaccionales entre una organización y su proveedor. Estas, pueden incluir la recepción de facturas y de pedidos, así como el envío de pedidos de compra a los proveedores y la realización de pagos.

Usando el sistema de compra junto con una solución de firma electrónica, las empresas pueden completar fácilmente una transacción y someterse a un proceso formal, optimizado gracias a la tecnología.

En este artículo te contaremos todo sobre el proceso de compra, desde su definición hasta las mejores formas de optimizarlo mediante la tecnología. A continuación, abordaremos:

• ¿Qué es el proceso de compra?

• ¿Cuál es la importancia del proceso de compras?

• ¿Cuáles son las etapas del proceso de compras?

• ¿Cómo optimizar el proceso de compras?

¿Qué es el proceso de compra?

El proceso de compra son los pasos que sigue una empresa para completar una transacción comercial, lo que requiere de una investigación, aportes de diferentes departamentos, negociaciones y facturación, para que la orden de compra pueda volverse más efectiva y sean adquiridos los bienes y servicios a través de la cadena de suministro.

Es decir, una orden de compra es un documento emitido por un comprador al vendedor que proporciona al vendedor la información sobre los detalles de la orden en la que se va a basar el acuerdo.

Este concepto normalmente es confundido con el proceso de adquisición. Sin embargo, el proceso de adquisición se enfoca más en estrategias –como negociaciones e investigación–, mientras que el proceso de compra gira alrededor del acto efectivo de comprar bienes y servicios.

Al final de todo el proceso, se firma un contrato. Este debe incluir los siguientes elementos: cantidad, precio, plazos, revisión de precios y cláusula de compensación, así como mencionar la jurisdicción competente en caso de disputa.

¿Cuál es la diferencia con el proceso de adquisición?

A menudo, el proceso de decisión de compra se considera intercambiable con el término de proceso de adquisición, sin embargo, este último es un marco general que establece una empresa para garantizar el máximo valor, ahorro y eficiencia al realizar una compra.

Es decir, es un plan a largo plazo que se utiliza para obtener y adquirir estratégicamente materiales o servicios de proveedores externos. Este brinda ventajas para investigar, negociar y mantener una relación con los proveedores.

En contraste, encontramos que el proceso de compra se enfoca únicamente en las fases por las que pasa una persona o compañía para decidirse a comprar ciertos servicios y productos de la manera más económica y estratégica posible para generar un impacto positivo en la cadena de suministros en el corto plazo.

¿Cuáles son las ventajas de los buenos procesos de decisión de compra?

La principal ventaja de un proceso de compra es lograr hacer más con menos, optimizando el uso de los recursos empresariales a fin de reducir costos y, así, mejorar la rentabilidad.

Debido a que las adquisiciones se encuentran en el centro del proceso de creación de valor para las empresas, formalizar y optimizar el proceso de compra también es importante porque con él se:

• Crea un proceso de compra eficiente y efectivo no solo para el gasto directo —como las materias primas—, sino también para el gasto indirecto —suministros de oficina, servicios de TI, entre otros—.

• Gestiona las relaciones con los proveedores de forma exitosa.

• Optimiza la cadena de suministro, fomentando un abastecimiento táctico para ahorrar en costos y darle valor a la gestión empresarial.

• Promueve un monitoreo y auditoría sólido para la revisión interna y externa.

• Establece de un modelo para la gestión de procesos comerciales que se puede aplicar en toda la organización.

• Mejora la rapidez y la efectividad del ciclo de compras y de cada uno de los subprocesos.

En definitiva, y junto con la tecnología aplicable para estos casos, aunque se trate de la autorización de compras con firma electrónica de una PYME o de una gran compañía, resulta indispensable contar con una metodología estandarizada y reforzada con soluciones digitales para ganar ventaja competitiva dentro de un mercado en constante evolución.

¿Cuál es la importancia del proceso de compra?

Un proceso de compra es fundamental por las siguientes razones:

• Garantiza una mayor eficiencia: elabora un subproceso para comprar tanto materias primas, por ejemplo, como servicios de TI y suministros de oficina. También, optimiza el uso de recursos de la organización, lo que permite comprar más por menos y generar una ventaja competitiva.

• Mitiga el riesgo del proveedor: elabora una metodología de compra sostenible y donde se pueda identificar, analizar y resolver todos los problemas potenciales que puedan tener con el proveedor.

• Reduce los costos en toda la cadena de valor: contribuye en la compra de materias primas a un precio asequible.

• Proporciona un registro de auditoría: es útil cuando una organización realiza auditorías para revisiones internas y externas. También agiliza todo el ciclo de compra y sus subprocesos.

• Previene robos y fraudes: puede evitar que ocurran robos y fraudes debido a que todas las transacciones comerciales quedarán registradas para que puedan ser analizadas en todo momento.

¿Cuáles son las etapas del proceso de compra?

Antes que nada, es fundamental comprender que las etapas en un proceso de compra pueden variar dependiendo de las necesidades y objetivos propuestos en cada empresa.

En términos generales, vamos a aclarar cuáles son las etapas principales que pueden ser aplicadas en los negocios.

1. Identificación de la necesidad

Ante un problema, el negocio debe aclarar cuál es la necesidad que impulsa la adquisición del producto o servicio, lo que puede ser:

• Internamente: la organización puede, por ejemplo, necesitar nuevos equipos para lanzar un nuevo producto. También puede querer sustituir una máquina que se acaba de averiar o simplemente buscar una mejor relación calidad/precio.

• Externamente: el departamento de compras puede tener la idea de una adquisición viendo un anuncio o escuchando a un representante presentar un nuevo producto.

• Para mejorar un producto existente o para innovar con la intención de reducir los costos de compra, buscando la mejor relación calidad-precio.

2. Descripción de las características del producto

En esta etapa son detalladas las cualidades y requisitos técnicos del producto que son imprescindibles para la resolución de problemas potenciales de la empresa.

Acá, será necesario responder a dos preguntas clave.

¿La investigación se relaciona con un producto estándar o complejo?

En el caso de un producto complejo, puede ser necesaria la opinión de expertos externos para determinar con precisión las características esperadas y priorizar los criterios de selección —precio, tiempo de entrega, longevidad, etcétera— a fin de determinar la mejor solución.

¿Cuáles son los componentes centrales del producto y cuáles se pueden estandarizar?

El objetivo es detallar con precisión los aspectos técnicos requeridos utilizando el método de análisis de valor. La empresa examina el producto y sus especificaciones y evalúa el orden de importancia de los componentes individuales, buscando siempre una reducción de costos.

Algunos componentes se pueden modificar, estandarizar o fabricar de manera más económica sin afectar la calidad general del producto. Para reducir visiblemente los costes, es importante fijarse en los componentes más caros y con una vida útil superior a la del producto terminado.

La descripción de las características del producto sirve de base para el resto del proceso de compra, pues el determinar las necesidades permite a la empresa establecer especificaciones exhaustivas y rigurosas. 

3. Redacción de las especificaciones: ¿es necesario emitir una licitación?

Realizar un llamado a licitación es un procedimiento largo y costoso que debe utilizarse con moderación. Si la compra es para un producto estratégico, es decir, una adquisición importante que ofrece un potencial de ganancias sustancial, es recomendable lanzar una licitación. Esto pondrá a prueba a los proveedores habituales, que tendrán que cuestionar sus ofertas y prácticas comerciales.

El llamado a licitación también es relevante dentro del contexto de una nueva compra o para buscar nuevas soluciones técnicas. Este debe contener los términos y condiciones de acuerdo a sus necesidades, así como un cuestionario para obtener información adicional sobre la empresa.

La preparación de una invitación a licitar se basa en la redacción de las especificaciones: cuanto más precisas e informativas sean, más fáciles serán los siguientes pasos en el proceso de compra.

Un buen documento de especificaciones, también conocido como Statement of Work (SOW), debería permitir a los proveedores ofrecer varias soluciones. En todos los casos, el SOW debe especificar claramente las expectativas que debe cumplir el producto o servicio, una estimación del volumen anual y una descripción del contexto —problemas encontrados, servicios involucrados, presupuesto asignado—.

Dependiendo de las necesidades, pueden tomar diferentes formas:

• Una especificación técnica: describe una solicitud en términos de soluciones y medios de implementación. Este documento puede detallar con precisión todo lo que se espera del producto o servicio a través de características generales e individuales.

• Una especificación funcional: se resume la demanda en términos de necesidades y servicios esperados. Este documento describe la función esperada por el producto o servicio, dejando la puerta abierta a diversas soluciones técnicas.

En ambos casos, se puede confiar en el método 5W1H (quién, qué, dónde, cuándo, cómo, cuánto, por qué) para describir los requisitos desde todos los ángulos.

4. Abastecimiento de proveedores

El abastecimiento debe permitir la selección de los mejores proveedores. En este contexto, es importante recopilar toda la información necesaria para tener un buen conocimiento del mercado, tal como:

• Lista exhaustiva de proveedores referenciados (extendiéndose a proveedores potenciales no identificados): internet, directorios profesionales, catálogo de proveedores; todos los medios son buenos para evidenciar posibles proveedores por país.

• Solicitudes de información (RFIs): estas se presentan a los proveedores potenciales previamente identificados con el fin de recabar más información sobre los mismos.

• Aprobaciones de proveedores: implica el envío de RFIs adicionales y la realización de auditorías de proveedores para minimizar los riesgos financieros y garantizar la confiabilidad técnica y las capacidades logísticas.

5. Análisis en profundidad de las aplicaciones

Con o sin licitación, ahora tienes varios candidatos para satisfacer las necesidades empresariales. Estos ahora deben ser evaluados contra los criterios de eliminación, antes de que las ofertas restantes se analicen con más detalle.

Hacer una preselección

Hay que comenzar por definir los criterios de eliminación. Estos pueden ser una habilidad técnica particular, una ubicación geográfica o la búsqueda de un equipo industrial específico.

A esta selección inicial puede seguir un análisis multicriterio para evaluar a los candidatos restantes.

Realizar un análisis detallado de cada propuesta

El departamento de compras establece una lista de criterios clasificados en orden de importancia y evalúa el desempeño de cada empresa respecto a cada uno. Por supuesto, dependiendo de la situación encontrada, la importancia de los criterios fluctúa:

• Para la compra de productos de rutina, por ejemplo, la puntualidad y el precio son atributos clave, seguidos de la reputación del proveedor.

• Por el contrario, para los productos que requieren un cambio en los métodos internos de operación, los aspectos prioritarios son la asistencia técnica, la adaptabilidad del proveedor y la confiabilidad del producto.

Entonces, es recomendable estudiar el costo total de adquisición y las condiciones comerciales preguntando a los proveedores por costos detallados. Sobre este punto, los términos de pago solicitados deben ser aceptables y los términos propuestos tienen que ser justos.

Por último, es importante asegurarse de que el plazo sea adecuado y esté bajo control. En esta etapa, también hay que tener en cuenta la adaptabilidad, la seguridad financiera y la sostenibilidad de la empresa.

Lista de criterios objetivos y subjetivos a tener en cuenta

Criterios objetivos:

• precio;

• ubicación geográfica;

• términos y condiciones de pago;

• respeto de los tiempos de entrega;

• facilidad de operación o uso;

• facilidad de mantenimiento;

• relevancia del producto o servicio para las necesidades del usuario;

• confiabilidad y calidad del producto;

• madurez tecnológica de la solución;

• especificaciones técnicas;

• existencia o no de servicios técnicos ofrecidos;

• existencia o no de formación ofrecida por el proveedor;

• duración de la formación requerida;

• servicio posventa.

Criterios subjetivos:

• relaciones preexistentes;

• prestigio y reputación del proveedor;

• competencia percibida.

¿Cuántos proveedores se necesitan para el mismo producto?

La estrategia de aumentar el número de proveedores intercambiables se está reemplazando por otras estrategias, como el uso de dos proveedores en paralelo. De esta forma, el comprador evita una dependencia excesiva.

Esto se refiere a que, en lugar de utilizar un único proveedor, se elige un proveedor preferente, que brindará apoyo en el 80% de los casos, confiando en un segundo proveedor para el resto.

6. Preparación para la negociación

Con la información recopilada en la fase anterior, ya es posible desarrollar una estrategia de negociación.

Para ello, el departamento de compras debe enfocarse en la situación económica, las previsiones de negocio, sus recursos productivos y el posicionamiento competitivo del proveedor.

Elaboración técnica del dosier

Esta etapa consiste en determinar las cláusulas administrativas y técnicas a negociar, así como los objetivos a alcanzar:

• El área de adquisición necesita saber qué cláusulas se pueden pactar para hacer concesiones al vendedor. Para esto, es preciso establecer objetivos realistas y posibles.

• Además de indagar sobre las características, desempeño y posicionamiento final del producto, es necesario conocer la tasa de dependencia del proveedor. Comprender la participación de las compras de la empresa en la facturación del proveedor permitirá evaluar el equilibrio de poder y usarlo como palanca durante las negociaciones.

Optar por la negociación secuencial

La negociación ayuda a reforzar lo que está en juego y a identificar los riesgos. También es una oportunidad para abaratar el costo y sentar las bases de una relación de confianza con el proveedor, para transitar hacia una sociedad.

Para esto, es preferible realizar una entrevista individual con cada proveedor, pues así se permitirá revalidar la propuesta, tanto en términos de cantidad y precio como en tiempos de entrega. De esta manera, también será posible evaluar los riesgos, como la escasez de existencias, planificación de la producción, productos sustitutos, entre muchos otros.

En este sentido, en lugar de negociar en bloque, abordando todas las cláusulas al mismo tiempo, se recomienda negociar secuencialmente. Con este enfoque, el comprador no pasa a la siguiente cláusula hasta que haya logrado su objetivo en la primera cláusula, por lo que es mejor comenzar con los puntos más fáciles, antes de terminar con los más sensibles.

¿Cómo optimizar el proceso de compra?

Las siguientes 4 buenas prácticas son fundamentales para optimizar el proceso de compra de una empresa.

1. Definir y comunicar políticas de compras

Cualquier persona en la empresa que alguna vez tenga alguna participación directa o indirecta en la compra de bienes o servicios debe estar familiarizada con las políticas de compra, pues estas juegan un papel importante para el mantenimiento del orden en el proceso de compra.

Por ejemplo, una política puede establecer que los servicios no pueden pagarse con una tarjeta de compra, sino que deben pasar por un proceso de orden de compra.

Sin embargo, definir las políticas es crucial, pero comunicarlas es igual de importante.

Es por esta razón que debemos garantizar que sean publicadas y de fácil acceso en lugares relevantes, como plataformas de comunicación interna, por ejemplo. Además, también es necesario incluirlas en el programa de capacitación de estos puestos de trabajo.

2. Establecer objetivos SMART

Los objetivos SMART quiere decir que estos son: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.

Teniendo esto en consideración, las metas que sean establecidas para el proceso de compra deben estar estrechamente alineadas con los objetivos generales de la compañía.

Este tipo de congruencia es tan importante que se requiere enumerar para qué servirá esta adquisición y cómo apoya los objetivos del negocio. Por ejemplo:

• Objetivo de la empresa: aumentar el margen de beneficio mediante la reducción de los costos de materiales.

• Objetivo de compra de apoyo: reducir los costos de bienes tangibles en un 5% dentro del próximo año fiscal.

3. Establecer y monitorear KPIs

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son los que se utilizarán para medir la eficiencia y la eficacia del proceso de compra y los objetivos que se han establecido. Estos son algunas métricas de este tipo más comunes:

• ahorro de costos;

• reducción de costos;

• costo promedio del procesamiento de órdenes de compra:

• tiempo medio de entrega;

• tiempo medio del ciclo de compra;

• plazo medio de entrega del proveedor.

4. Implementar el uso de tecnología como la firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta imprescindible para optimizar el proceso de compra en cualquier tipo de compañía. Esta solución permite a las empresas autenticar acuerdos y documentos desde cualquier parte y con toda la validez legal. De esta forma, es posible cerrar tratos rápidamente, así como eficientar los flujos de trabajo y mejorar la trazabilidad de los documentos.

Además, ofrece otras funcionalidades que eficientizan la labor del departamento de compras.

Esto se logra a través de:

• Plantillas que facilitan el envío del acuerdo de compra para firma electrónica.

• Automatización del proceso de distribución de copias finales del documento al comprador y al vendedor.

• Almacenamiento del documento digitalmente con el conjunto completo de seguridad digital y física para centralizar la información y que pueda ser utilizada en cualquier momento de forma inmediata.

Conclusión

Se puede concluir que el proceso de compra exitoso de una empresa requiere trabajo cuidadoso, pues es un ejercicio crucial para seleccionar al proveedor adecuado. Una decisión incorrecta puede poner en peligro todo el negocio.

Para mejorar y agilizar este proceso, puedes ayudarte de soluciones tecnológicas novedosas y efectivas, como la firma electrónica. Esta, además de ahorrar tiempo y trabajo, te permite aumentar el rendimiento mientras estableces una relación a largo plazo con el nuevo socio comercial.

Además, no olvides considerar todos los consejos que te hemos brindado en este artículo.

Si quieres conocer más del potencial de la firma electrónica en este departamento, te invitamos a descargar nuestro material:

Guía de firmas electrónicas para Compras