Conoce qué son las políticas de una empresa y algunos ejemplos

Las políticas de una empresa conforman el régimen aplicable no solo para el compliance, sino también para la operatividad de cualquier organización. Además, son un elemento importante para promover un desarrollo rentable y ajustado a las normativas aplicables.

Para que conozcas más acerca de este concepto, hemos elaborado este artículo que aborda su definición, aplicación y algunos ejemplos.

¡Esperamos que te sea útil!

¿Qué son las políticas de una empresa?

Las políticas de una empresa son el conjunto de normas internas que se diseñan para regular y delimitar las reglas de conducta dentro de una organización. Describen las responsabilidades tanto de los empresarios y altos cargos como de los empleados en todos los niveles jerárquicos.

Tienen como objetivo proteger los derechos de los trabajadores, así como los intereses comerciales de los empleadores.

Dependiendo de las necesidades de cada negocio, las políticas pueden establecer reglas relacionadas con la conducta de los empleados, la asistencia, el código de vestimenta, la privacidad, responsabilidad de sustentabilidad, compliance, seguridad y otras áreas relacionadas con los términos y condiciones de empleo.

Tipos de políticas en una empresa

Las políticas empresariales se clasifican de acuerdo con:

• El alcance o la jerarquía: Se dividen en políticas generales (comunes a toda la empresa) y específicas (para cada departamento).

• El ámbito de la empresa: por ejemplo, políticas financieras, de operación, de personal, de privacidad, entre otras.

• El periodo de tiempo: pueden ser a corto o largo plazo.

Ejemplos de políticas empresariales

Para que comprendas mejor este concepto, a continuación definimos algunos ejemplos de las políticas empresariales más relevantes en la actualidad.

Política de compliance

Una política de compliance es la que contempla el seguimiento cabal del conjunto de normas que posee una organización para crear, revisar, distribuir y rastrear las acciones y procedimientos orientados a cumplir con las leyes, reglas y regulaciones vigentes.

Este instrumento debe abordar las siguientes preguntas:

• ¿quién es responsable de mantener y probar el compliance?;

• ¿con qué frecuencia deben revisarse y actualizarse las políticas de cumplimiento?;

• ¿cómo se responsabilizan los empleados de las políticas y procedimientos de cumplimiento?;

• ¿pueden los empleados acceder rápidamente a los procedimientos críticos del trabajo en el campo cuando sea necesario?;

• ¿cómo prueba la organización el cumplimiento de sus políticas?

Con un sistema que aborde estas preguntas, la compañía mitiga los riesgos asociados a su responsabilidad, protegiéndose a sí misma, a sus empleados y a la comunidad.

La acreditación es a menudo la forma en que las organizaciones demuestran el cumplimiento de las leyes, los reglamentos y las mejores prácticas, pero sin tecnología para automatizar elementos del programa de cumplimiento, mantener la acreditación puede ser abrumador.

Política de sostenibilidad

Son directrices que orientan las acciones de una empresa para alcanzar los objetivos que se han propuesto en materia de sostenibilidad. Se consideran guías para la acción y es importante que se establezcan porque permiten la generación de proyectos y programas empresariales que unifican la manera de operar de la compañía.

Con el movimiento verde en pleno apogeo, los negocios no pueden quedarse atrás y la elaboración e implementación de políticas de sostenibilidad es una muestra de que están integrando el cuidado medioambiental como misión de la organización.

Elaborar este tipo de políticas también es útil para encontrar nuevas formas de ser eficientes, ahorrar costos y mejorar el negocio.

Estos son algunos ejemplos de acciones compatibles con las políticas de sostenibilidad ambiental de una empresa:

• Reemplazar la mayoría de las bombillas por bombillas de bajo consumo como LED.

• Dejar de lado el uso del papel e incorporar tecnologías como la firma electrónica que permiten la prestación de consentimiento y la formalización de acuerdos en minutos de manera digital y remota.

• Eliminar el uso de productos desechables.

• Comprar productos de papel elaborados a partir de material reciclado.

• Ofrecer a los empleados teletrabajar de manera híbrida para disminuir los consumos en la oficina.

• Invertir en herramientas digitales en la nube que permitan la interacción entre los trabajadores sin que tengan que trasladarse o enviar documentos impresos.

Una vez definidas las acciones factibles de ser implementadas en tu empresa, podrás redactar la normativa. El objetivo de esta guía es que sea concisa, objetiva y fácil de comprender por todos los miembros de tu organización.

Política de seguridad en TI

Una política de seguridad de TI identifica las reglas y los procedimientos para todas las personas que acceden y utilizan los activos y recursos de tecnologías de la información en una organización.

En este caso, se trata de un instrumento reglamentario interno que busca determinar las normas y procedimientos que deben aplicar quienes tengan acceso a los activos y recursos del negocio.

Se trata de un modelo de la cultura organizacional cuyo contenido se basa en la forma de operar de los colaboradores respecto a los datos que manejan, cómo pueden acceder a ellos y cómo desempeñan su trabajo.

Por lo tanto, una política de seguridad de TI efectiva es un documento único para cada organización, cultivado desde las perspectivas de su gente sobre la tolerancia al riesgo, cómo ven y valoran su información y la disponibilidad resultante que mantienen de los datos.

Por esta razón, muchas empresas encontrarán inapropiada una política de seguridad de TI repetitiva debido a su falta de consideración sobre cómo las personas de la organización realmente usan y comparten información entre ellos y con el público.

Las características de este tipo de políticas incluyen:

• confidencialidad de los activos digitales frente a sujetos no autorizados;

• integridad, que asegura la no alteración de la información; y

• disponibilidad o que los datos estén en una base central a la que solo pueden acceder usuarios autorizados.

Como ves, las políticas de una empresa son la base de tus operaciones y del cumplimiento legal, por lo que deben estar correctamente establecidas de acuerdo con la naturaleza de las actividades de tu negocio.

Si quieres saber más acerca de cómo eliminar el papel en tu negocio para fortalecer una política de sostenibilidad y ahorro, te invitamos a leer: Paperless: ¿Cómo eliminar el papel en tu negocio?