Offboarding: 5 claves para una desvinculación exitosa

Cualquier gerente de negocios o dueño de empresa reconoce que un buen proceso de onboarding es capaz de introducir eficientemente a los colaboradores a la cultura y propósito de la organización para ser más productivo. Pero, ¿y qué pasa cuando es momento de decir adiós? Para ello, existe el offboarding.

Es que sí, en la actualidad cerca del 82% de las organizaciones con un sistema de onboarding son capaces de retener a sus talentos y aumentar la productividad en 70%, según un estudio de Brandon Hall Group. Sin embargo, algo hay que hacer con ese 18% restante, y aquí es donde el 71% de las empresas fallan al no tener un proceso de offboarding formal, especialmente impulsado porque solo se preocupan por lidiar con sistemas de renuncias.

En ese sentido, en este post te explicaremos a detalle qué es realmente el proceso de offboarding y cómo esta etapa en la desvinculación de empleados puede beneficiar a tu operación.

¿Qué es el offboarding y por qué es importante? 

En términos claros y sencillos, el offboarding se trata de una iniciativa de desvinculación de la relación laboral o profesional entre una empresa y una persona. Lo cual conlleva una serie de medidas para lidiar con todas las actividades necesarias para cumplir el trámite.

Habitualmente es un proceso dividido en varias etapas, donde cada una funciona como un checklist de requisitos indispensables para que la desvinculación se ejecute correctamente.

La razón de ser del offboarding es, precisamente, evitar las asperezas y roces que puedan surgir durante esta terminación de la relación y disminuir las probabilidades de salidas traumáticas, así como de garantizar que todo funcione exactamente como debe ser una vez el colaborador ya no participe en las actividades.

¿Cómo llevar a cabo un offboarding efectivo?

En este punto seguramente te preguntarás, cómo debe hacerse el proceso de offboarding para que cumpla con una ruptura de la relación laboral sin afectar al colaborador ni a la empresa. Aquí te lo explicamos a detalle, resaltando que cada organización debe crear un sistema de desvinculación de empleados afín a sus necesidades, recursos y obligaciones.

1. Lista de verificación

Antes de empezar a siquiera pensar en la desvinculación del empleado, es obligatorio establecer los pasos y requisitos necesarios —de acuerdo a la legislación de cada país, en México está en la Ley Federal del Trabajo en su artículo 20—, donde se pueden incluir la entrevista de salida, inventario de la empresa, entre otros.

2. Documentos y firma

Al momento de tomar la decisión —ya sea por parte de la empresa o el trabajador— de que la relación laboral llegará a su fin, es necesario reunir los requisitos necesarios para formalizar el evento. 

En el caso de una renuncia voluntaria se necesita la carta de renuncia y, si es el caso de un despido, la carta de despido. Luego, estos documentos deben ser revisados y firmados por las partes —preferiblemente a través de una herramienta de firma electrónica para garantizar la rapidez y seguridad —, y finiquitar los acuerdos necesarios como pueden ser acuerdos de confidencialidad, bonos, entre otros.

3. Entrevista de despedida

En este punto es el momento perfecto para obtener un feedback de valor sobre tu negocio a través de la experiencia de alguien objetivo, aquí puedes preguntar la razón de la salida y qué piensa que tu organización puede hacer mejor. 

Además, podrás dar una impresión positiva al ex colaborador, abriendo las posibilidades de que la relación vuelva a generarse en el futuro.

4. Comunicación y transición

Los líderes deben evitar la propagación de rumores para preservar el buen ambiente, por lo que comunicar esta decisión es el siguiente paso. Una vez hecho esto, lo más importante es crear un plan para mejorar la transición y dejar todo listo para que el nuevo colaborador que llegará para suplir la falta pueda comenzar correctamente, por ejemplo, a través de un onboarding efectivo.

5. Cerrar cuentas y permisos

Sin importar las razones de la desvinculación, el proceso de offboarding debe asegurar que la información de la empresa quede protegida. Por lo que debes anular cuentas de email, usuarios de plataformas de trabajo (como de firma electrónica) y a las bases de datos de la organización.

Errores comunes en el proceso de offboarding y cómo evitarlos

A pesar de que el offboarding puede parecer un proceso pacífico y sencillo, requiere de mucha planificación y desarrollo para evitar errores como:

• Atacar y criticar al empleado: aunque una de las claves del offboarding es obtener información a través de la entrevista, se debe evitar realizar juicios de valor o críticas al ex empleado.

• Tratar de obtener una permanencia: el offboarding es la mejor forma de divorciarse de un colaborador, por lo que no debe convertirse en un intento de persuasión para prolongar la relación laboral; por lo contrario, debe ser una oportunidad de realizar una transición suave y amistosa.

• Intentar ser “bueno”: aunque el offboarding debe ser respetuoso, se basa principalmente en proteger a la compañía y hacer que los deadlines se cumplan a tiempo.

Beneficios de un offboarding efectivo para la empresa y para el colaborador

Ya conociendo el proceso básico del offboarding, probablemente te estés preguntando cuáles son los efectos a corto y mediano plazo de esta actividad. ¡Aquí te los mostramos!

• Cuidar el ambiente laboral: un colaborador a punto de despedirse de la empresa puede ser un punto de incomodidad para muchos trabajadores. A través del offboarding se garantiza que todo el proceso sea transparente y se comparta efectivamente con el equipo para evitar asperezas.

• Transición ordenada: es útil que el colaborador de salida pueda aportar en sus últimas actividades a través de información que fortalezca los procesos o que introduzca a su reemplazo.

• Buena relación con antiguos empleados: en el mundo empresarial y de los negocios las relaciones profesionales pueden ser combustible para nuevas oportunidades; un proceso de offboarding efectivo con un ex empleado puede abrir la posibilidad de futuras colaboraciones o una recontratación.

• Obtener datos valiosos: al realizar una desvinculación de un empleado es una oportunidad perfecta para recopilar información sobre las buenas y malas prácticas de la empresa e identificar aspectos a mejorar.

¿Cómo puede ayudar la firma electrónica?

Una herramienta de firma electrónica es un recurso clave para agilizar y mejorar el proceso de offboarding a través del mejoramiento de iniciativas como:

• Firma de documentos de salida de forma digital como los acuerdos de desvinculación, confidencialidad, devolución de dispositivos, entre otros; eliminando la necesidad de impresiones y documentos físicos.

• Una herramienta de firma electrónica permite cumplir con los más altos estándares de seguridad, validez legal y compliance, asegurando la autenticidad de los firmantes y la no alteración del documento.

• La firma electrónica permite que los acuerdos y contratos se firmen de manera instantánea, agilizando el offboarding sin importar la ubicación física de los firmantes ni el momento de la firma.

• Además, ofrecen seguimiento de los documentos enviados para cada firma, divulgando el estado de cada uno de ellos en tiempo real.

• Con los documentos firmados, una plataforma de firma electrónica puede garantizar repositorios seguros de almacenamiento y acceso a documentos para futuras revisiones o auditorías.

Es momento de mejorar tu offboarding

Si has llegado a este punto, ya estarás informado de cómo debe ejecutarse el offboarding y cómo una plataforma de firma electrónica es la herramienta ideal para agilizar y asegurar los procesos.

Todo esto nos lleva a reflexionar sobre lo avanzado que está el panorama digital en el área de RRHH, por lo que conocer las principales innovaciones en recursos humanos es vital para sobresalir en estos tiempos.