Líderes digitales y cómo gestionan sus contratos

Las empresas están bajo presión para transformar digitalmente sus procesos empresariales para brindar mejores experiencias a clientes, mejorar su productividad y reducir costos. Un área que se está volviendo una prioridad es la automatización del ciclo de vida de contratos.

¿Qué es un ciclo de vida de contratos?

Cuando la gente habla de gestión de ciclo de vida de contratos se refieren a la serie de tecnologías y procesos que se usan para preparar, firmar, ejecutar y gestionar acuerdos. Los acuerdos pueden incluir contratos de ventas y para proveedores, cartas oferta, actualizaciones a políticas y muchos otros acuerdos escritos que se usan en casi todas las funciones empresariales.

Para evaluar cómo las organizaciones están gestionando el ciclo de vida de contratos, Docusign comisionó a Forrester Consulting para encuestar a 1,087 encargados de la toma de decisiones en todo el mundo.

El surgimiento de disruptores digitales

Hallamos una clara línea entre las organizaciones que operan con procesos contractuales más maduros digitalmente (alteradores o líderes digitales) en comparación con aquellas que ocupaban un lugar más bajo en la escala de madurez en tecnología contractual. Los líderes digitales superan los rezagos digitales con las prácticas, los procesos y las tecnologías usadas, así como con los beneficios obtenidos.

A continuación, mostramos algunos hallazgos sobresalientes de este tercer estudio anual. Para obtener más información, lee el estudio completo en el siguiente enlace: El estado de los sistemas de acuerdos, 2021.

Qué hacen diferente los líderes digitales al gestionar contratos

1. Los líderes digitales superan a los rezagados digitales

Las organizaciones que están más avanzadas en la digitalización de su ciclo de vida de contratos obtienen más beneficios y superan a la competencia de menor madurez digital. “Particularmente, los disruptores digitales experimentan mejores tasas de descomposición de núcleos, cierre de tratos en menos tiempo y transferencia de información más sencilla, lo que ilustra cómo un proceso digital de acuerdos mejora la funcionalidad y la innovación en todas las áreas”.

2. Los líderes digitales tuvieron mayor capacidad de cubrir necesidades cambiantes durante la pandemia

El cambio inmediato a trabajo remoto como resultado de la pandemia por COVID-19 obligó a las empresas a adaptarse rápidamente para mantener la continuidad empresarial. Gracias a las soluciones de automatización contractual ya existentes, los disruptores digitales respondieron con mayor rapidez a los cambios inesperados. Como resultado, estuvieron mejor preparados para cambiar hacia una gestión remota del proceso contractual cuando la pandemia obligó a dicho cambio.

3. El uso de nuevas tecnológicas adoptadas durante la pandemia continuará en el futuro

Muchas empresas e instituciones implementaron o expandieron su uso de tecnologías como conferencias web y firma electrónica en respuesta a los requisitos laborales a distancia. Ahora, las organizaciones están adoptando estas tecnologías digitales para tener un impacto general en su desempeño empresarial y el 96% dice que seguirán usando las soluciones recién implementadas incluso cuando la pandemia llegue a su fin. Esto es importante porque las tecnologías digitales pueden ayudar a las organizaciones a prepararse para eventos alteradores que son más propensos a suceder en el futuro, como interrupciones en la cadena de suministro, nuevos competidores en el mercado y rápido crecimiento.

4. Los líderes digitales utilizan herramientas de gestión de ciclo de vida de contratos y de análisis contractual más a fondo que sus contrapartes con menor nivel de madurez

Muchas organizaciones comienzan con tecnología de firma electrónica para eliminar los cuellos de botella que requieren las firmas físicas. El siguiente paso es considerar soluciones de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM) que puedan automatizar los flujos de trabajo contractuales y estandarizar el proceso para reducir riesgos.

Nuestra encuesta halló que el 40% de las organizaciones digitalmente maduras están aprovechando el software CLM para conectarse y automatizar el ciclo de vida de contratos, en comparación con sólo el 3% de las organizaciones con menor madurez. Los líderes también son mucho más propensos a usar software de análisis contractual que automatice el análisis de acuerdos con tecnología IA para ayudar a encontrar riesgos, obligaciones y oportunidades previo a y después de su ejecución.

5. Entre más contratos gestione una compañía, más se beneficiará de la automatización

A medida que incrementa el número de acuerdos procesados, también lo hace la complejidad de procesamiento y escalabilidad. Estudios demuestran que usar tecnologías digitales en el ciclo de vida de contratos permite a los líderes digitales procesar volúmenes más altos de contratos en comparación con los rezagados digitales o aquellos que aún siguen procesos contractuales más manuales.

6. La integración entre sistemas en todo el ciclo de vida de contratos es importante

Los resultados de la encuesta hacen énfasis en el impacto que tiene una tecnología desconectada en el proceso contractual. Por ejemplo, en la generación de documentos, el 56 de los encuestados experimentaron ineficiencias debido al vaciado manual de información sobre clientes o productos de sistemas existentes en los contratos. Agregar información manualmente también se traduce en más trabajo para corregir los posibles errores. Una vez que el contrato está firmado, el 56% de las empresas debe duplicar su trabajo para reingresar datos de acuerdos firmados en los sistemas de registro. Soluciones específicas para automatizar la generación de documentos o el trabajo de firma electrónica pueden ofrecer mejoras paulatinas en la productividad, aunque las herramientas en cada una de las fases deben estar conectadas en un solo ciclo de vida de contratos integrado para asegurarse de que la transformación digital sea exitosa.

7. Los procesos manuales continúan costando a las empresas tiempo, dinero y tranquilidad

Uno de los entrevistados describió como las implicaciones de un proceso manual pueden ser fatales, en especial durante una pandemia: “Imagina que estás recolectando 25 firmas para [un contrato]. Tendrías que pasárselo a 25 personas en la oficina. No todos están en el mismo lugar, ciertamente no ahora durante la pandemia, y algunos ni siquiera están en el mismo país. El formulario se envía físicamente alrededor del mundo antes de ser enviado de regreso, lo que alarga el proceso de incorporación dramáticamente”.

Convierte a tu empresa en un líder digital

Para comenzar o acelerar los esfuerzos de tu empresa para automatizar el ciclo de vida de contratos, considera qué flujos de trabajo contractuales pueden brindar beneficios al automatizarse fácilmente. Además, puede haber procesos que están ocasionando dolores de cabeza y ofrecen una alta tasa de retorno con base en la importancia del impacto empresarial.

Los líderes digitales gestionan el ciclo de vida de contratos al:

• usar plantillas para preparar contratos e integraciones con sistemas de registro para agregar de forma automática información de los contratos

• usar firma electrónica para la mayoría de los acuerdos y verificar digitalmente la identidad de las partes firmantes

• capturar automáticamente la mayoría de a toda la información en los acuerdos en Sistemas de Registro como CRM, HCM y ERP

• almacenar acuerdos de forma que se pueda hacer una búsqueda desde una sola interfaz como el uso de búsqueda y análisis automatizada

• usar análisis contractual, tanto antes como después de la ejecución de los contratos

Los pasos a seguir vienen incluidos en el estudio El estado de los sistemas de acuerdos, 2021.

A continuación, podemos ver algunos de los consejos que los líderes digitales compartieron con nosotros:

"La preparación es clave. Poseer un fundamento y proceso sólidos donde todos están en la misma página, entienden quién es responsable de qué elemento del proceso, cómo funcionará y cómo se mapea. Esto tiene mucho valor. Esto hace que la puesta en marcha sea directa; tener una idea general de cómo funcionaría todo hizo que la escalación fuera rápida".– Gerente de ramo legal

"Se necesita soporte completo con un modelo descendente. [Esto ayuda] con la consistencia y comprensión… Iniciar de manera temprana con la ciberseguridad, cumplimiento y equipos legales, y esforzarse para obtener su soporte y aprobación completamente para que haya un entendimiento común”. – Director del ramo de servicios financieros

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