¿Qué es un inventario de recursos humanos y cómo hacerlo?

La comprensión de qué es un inventario de recursos humanos puede marcar la diferencia entre una gestión del talento efectiva y una deficiente.

Aunque es importante tener un inventario de puestos de trabajo para identificar y gestionar bien el talento, no siempre es reconocido como tal. A menudo, las empresas descuidan su control y crean un sistema poco eficiente y que no puede aprovechar el potencial humano.

Aprende más sobre un inventario de recursos humanos. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un inventario de recursos humanos?

El inventario de recursos humanos es un registro que permite a las organizaciones recolectar y conservar una gran cantidad de datos de sus colaboradores, con el fin de obtener una comprensión clara y precisa de su capital humano.

En el documento se presentan las aptitudes y otros datos relevantes para optimizar la administración del talento y asegurar la distribución adecuada del mismo.

¿Cuál es la función del inventario de recursos humanos?

Aunque en primera instancia la función de este tipo de inventarios es la de proporcionar información al departamento de Recursos Humanos, sus funcionalidades van mucho más allá. Algunas de ellas son:

• Identificación de factores claves: Identificar cuáles son las fortalezas, debilidades y necesidades de desarrollo de cada colaborador.

• Evaluación de potencial: Evaluar el potencial real de cada empleado para proporcionarle un entorno adecuado en el que pueda aprovecharlo al máximo.

• Planeación de los recursos humanos: Planificar, acorde con sus cualidades, qué tareas y responsabilidades se asignarán a cada colaborador y en qué periodo de tiempo se ejecutarán.

Los beneficios de un inventario de RR. HH.

Por supuesto, esta práctica trae consigo una enorme cantidad de beneficios, como:

• Elaborar estrategias de reclutamiento, selección y retención del talento basadas en los datos y ciclo de vida de empleados anteriores.

• Definir qué colaboradores serán los más adecuados para sustituir a otros en determinado puesto.

• Obtener una idea aproximada sobre quiénes permanecerán en sus puestos de tu trabajo y cuánto tiempo lo harán, o quiénes, por el contrario, cortarán su relación laboral con la empresa antes de lo usual.

• Incrementar la satisfacción del personal al designar tareas más adecuadas a sus estudios, capacidades y fortalezas.

• Reconocer quiénes son aptos para recibir un aumento de salario o para obtener un puesto de mayor jerarquía.

• Detectar las necesidades de capacitación de los recursos humanos.

Errores comunes al crear un inventario de RR. HH.

Ahora que sabemos qué es un inventario de recursos humanos y cómo funciona, es momento de conocer los errores que más frecuentemente suceden durante su elaboración.

1. Poca información

Hacer caso omiso de la información necesaria para cubrir con todos los elementos del inventario de recursos humanos, como su información personal y familiar, sus datos de salud, su experiencia laboral, entre otros, puede disminuir ampliamente todos los beneficios de esta herramienta.

2. Falta de estandarización

No establecer un formato o estructura estándar para el inventario que permita organizar la información de manera sistemática es uno de los errores que más dificultan su elaboración. Esta falta de coherencia puede dificultar la comparación entre empleados, la identificación de tendencias y el reconocimiento de las habilidades.

3. Bajos niveles de confidencialidad y seguridad

Almacenar la información en un sistema poco fiable que comprometa la confidencialidad e integridad de la misma puede poner en riesgo la privacidad de los datos del colaborador, e incluso, ocasionar problemas de cumplimiento a la empresa.

4. No rectificar los datos

La falta de rectificación de datos puede desembocar en errores de grandes magnitudes. Es necesario que el equipo o la persona encargada corrobore cada uno de los datos ingresados al sistema hasta tener total certeza de que no existen equivocaciones en ninguno.

¿Cómo hacer un inventario de recursos humanos?

Para crear un inventario de recursos humanos efectivo, es fundamental seguir un proceso cuidadoso y bien estructurado. A continuación, te mostramos cómo ejecutarlo de forma adecuada.

1. Identifica las categorías de información necesarias

Para comenzar, determina qué tipos de datos son relevantes para tu organización y excluye aquellos que no aporten valor. Algunos de los que más debes tener en cuenta son: la información personal, la experiencia laboral, habilidades y estudios.

2. Selecciona un formato o sistema de gestión de datos

Decide qué herramienta o sistema utilizarás para gestionar los datos. Puede tratarse, por ejemplo, de una hoja cálculo o un software especializado en recursos humanos. En todo caso, asegúrate de que el formato pueda actualizarse y entenderse con facilidad.

3. Recopila la información de los empleados

Solicita a los empleados que proporcionen la información necesaria para el inventario. Esto puedes hacerlo de manera presencial o a través de correos electrónicos.

4. Organiza la información de manera sistemática

Una vez hayas recopilado los datos, organízalos de manera coherente y estructurada dentro del formato elegido. Con ello, propiciarás un escenario idóneo para la búsqueda y el análisis de la información.

Consejos para gestionar tu inventario de Recursos Humanos

Gestionar este inventario de forma adecuada puede contribuir enormemente a eficientar los recursos humanos. A continuación, te dejamos algunos consejos que te ayudarán con ello:

1. Recolecta los datos adecuadamente

Tan importante como obtener la información de los colaboradores, es hacerlo de forma adecuada. Debes evitar prácticas invasivas como entrevistas muy extensas y priorizar las soluciones prácticas como el envío de formularios sencillos que puedan llenar en su horario de trabajo.

Además, los trabajadores deben conocer las razones por las que se les solicitan datos nuevos. De lo contrario, podrían mostrarse reacios u otorgar información incompleta.

2. Obtén información desde todas las perspectivas

Aunque lo anterior es aplicable tanto para la información general como para la de sus habilidades y capacidades, lo ideal para estas últimas es obtener una visión externa a la percepción del propio colaborador.

Puedes, por ejemplo, observar al empleado en sus actividades matutinas e identificar qué tareas realiza con mayor facilidad, cuál es su respuesta ante determinados estímulos y qué aspectos puede mejorar.

3. Implementa herramientas tecnológicas

La implementación de herramientas tecnológicas simplificará este proceso de manera extraordinaria. En Docusign, por ejemplo, contamos un sistema de formularios webs que permiten elaborarlos de manera rápida y sencilla.

Algunos otros sistemas que pueden ser de gran ayuda en ese sentido son:

• Software para medir el rendimiento de los colaboradores;

• Plataformas de creación de encuestas como Question Pro;

• Evaluaciones en línea para hacer pruebas psicométricas, tests de personalidad, entre otros.

• Sistemas de Administración de Recursos Humanos (HRMS) como Sage HRMS o Gusto.

4. Actualiza constantemente

Una vez plasmes toda la información correspondiente en tu inventario de recursos humanos, es necesario que esta se actualice constantemente. 

Si bien los datos personales del colaborador pueden actualizarse cada cierto tiempo, en el caso de la información sobre sus destrezas y debilidades, lo ideal es integrar el inventario con herramientas tecnológicas como las mencionadas. De esta manera, las actualizaciones se realizarán de forma automática y en tiempo real y permitirán obtener datos más precisos.

Conoce la firma electrónica para RRHH

Ahora que sabes qué es un inventario de recursos humanos, no existe duda de que puedes sacar el máximo partido de su implementación. 

Como paso adicional hacia la eficiencia de tus procesos, la herramienta de firma electrónica puede simplificar tu forma de gestionar documentos, mejorando la experiencia de los empleados y aumentando la seguridad de datos. 

El uso de esta tecnología en Recursos Humanos es amplia. Ayuda a la automatización del departamento de RRHH y en este sentido, cambia todo el sistema de trabajo. Su utilidad va desde la firma de un contrato de forma remota, hasta el almacenamiento seguro, y de fácil acceso, de los datos de los empleados y los contratos formalizados con ellos. ¡Haz una prueba gratuita hoy!