Cómo Docusign y Microsoft optimizan los flujos de trabajo desde el presupuesto hasta el pago

La complejidad de las ventas B2B modernas puede hacer que el proceso del presupuesto al pago (Quote-to-Cash, o Q2C, en inglés) sea cansado, lento e ineficaz. Esto no solo es frustrante: es un obstáculo importante para los ingresos y el crecimiento.

Según un estudio reciente de Deloitte y Docusign, la ineficacia en el proceso Q2C y los “retos de los acuerdos” que produce, se encuentran entre los principales culpables de la fuga de ganancias a la que se enfrentan estas organizaciones.

La investigación revela que, en promedio, las empresas dedican un 18% más de tiempo a los acuerdos y pierden $1.5 millones en ingresos. Esto equivale a 55 mil millones de horas perdidas y a una pérdida económica mundial de 2 billones de dólares al año.

Existe una solución a este problema: optimizar y agilizar el proceso empresarial del presupuesto al pago con las integraciones de Docusign para Microsoft. Nuestras integraciones pueden ayudarte a:

• Dedicar menos tiempo al papeleo y más tiempo a los clientes.

• Aumentar la confianza en los resultados proporcionando coherencia y precisión.

• Facilitar los traspasos con la ayuda de la automatización y una única fuente de datos centralizada y segura.

• Sentar las bases para cultivar relaciones prósperas con los clientes.

¿Qué problemas tiene el proceso actual de Quote-to-Cash?

Las organizaciones B2B contemporáneas venden productos complejos con estructuras de precios igualmente complejas. Trabajan con los compradores para coordinar descuentos personalizados basados en decenas o incluso cientos de factores únicos. 

Organizar estos factores requiere administrar MSA, NDA, SOW, órdenes de compra y, posiblemente, cientos de otros acuerdos y contratos. Hacer que estos contratos lleguen a las manos adecuadas en el momento oportuno significa enviarlos repetidamente a diferentes partes interesadas de múltiples departamentos utilizando sistemas propios. El resultado es un proceso de ventas lento, manual y desarticulado que no funciona para nadie, por no mencionar los riesgos añadidos de cumplimiento y auditoría.

Sin embargo, a pesar de todas estas pérdidas (¡prevenibles!), la mayoría de las organizaciones no han cambiado mucho la forma de administrar su proceso de acuerdos Q2C en los últimos 100 años aproximadamente.

Este es el meollo del problema. No es necesariamente que el proceso del presupuesto al pago se haya vuelto demasiado complejo: es que muchas organizaciones siguen administrándolo como si no lo fuera en absoluto.

¿A quién y cómo afectan los procesos Q2C ineficaces?

En resumen, casi todas las partes de tu organización se ven afectadas negativamente por un proceso Q2C disfuncional, por no hablar de tus propios clientes. Analicemos departamento por departamento:

• Ventas: un Q2C deficiente puede hacer que los equipos de ventas pierdan renovaciones, subestimen los contratos que venden, generen frustración en sus clientes y no alcancen sus objetivos de ventas.

• Operaciones de ventas: los equipos de operaciones comerciales pueden fijar el precio de los productos de forma subóptima, hacer previsiones inexactas y asignar los recursos de forma inadecuada.

• Finanzas, adquisiciones y operaciones de ingresos: tu equipo financiero puede experimentar problemas de facturación que provoquen un flujo de caja deficiente, informes inexactos, problemas de auditoría y disputas con los clientes.

• Legal: tu equipo legal tendrá una mayor carga de trabajo para resolver los problemas que genera. También aumenta la exposición al riesgo de cumplimiento de tu organización.

• Cumplimiento: un Q2C fallido suele dar lugar a pedidos o prestación de servicios inexactos. Esto puede perjudicar la relación con tus clientes y generar costos adicionales de reparación.

• Clientes: tu Q2C anticuado puede traducirse en una experiencia desarticulada y frustrante para tus clientes, haciéndoles perder la confianza en ti y reduciendo las probabilidades de que sigan utilizando tus servicios. 

"Las integraciones de Docusign para Microsoft aumentan la coherencia de los acuerdos y reducen el riesgo. Hacemos el trabajo más rápido, lo que se traduce directamente en una reducción del tiempo de obtención de ingresos." Matthew Cass - Vicepresidente, Director Ejecutivo de Excelencia Operativa en Consor

La clave n.º 1 para optimizar tu proceso Q2C

La clave para optimizar tu proceso Quote-to-Cash es integrar los sistemas que intervienen en el proceso Q2C.

Docusign y Microsoft son socios estratégicos desde hace más de una década, y nuestros sistemas y aplicaciones están diseñados para integrarse sin esfuerzo. Con las integraciones de Docusign para Microsoft, tu equipo puede preparar, firmar, colaborar, guardar y administrar acuerdos relacionados con el proceso desde el presupuesto hasta el pago sin salir de las aplicaciones de Microsoft que ya utilizas a diario.

Nuestras integraciones abarcan una amplia gama de productos de Microsoft, como Outlook, Teams, Copilot, Sharepoint, Dynamics y Power Automate, para ayudarte a lograr un proceso Q2C optimizado.

Este diagrama de flujo del proceso ilustra paso a paso cómo podría realizarse tu Q2C con las integraciones de Docusign para Microsoft:

¿Qué otras herramientas se integran con Docusign para agilizar tu proceso Q2C?

Docusign no se limita a la integración con Microsoft, si no que se integra con los sistemas de todo tu proceso Q2C, incluidos:

• Casi todos los ERP, incluidos SAP, Oracle y otros.

• Software CPS, como Salesforce, Conga y más.

• Sistemas de compras, incluidos Coupa y SAP Ariba.

• Sistemas CRM, como SAP, Oracle, Dynamics y Salesforce, entre otros.

¿Qué pueden esperar los departamentos de operaciones comerciales y finanzas de un proceso Q2C optimizado?

Agilizar tu proceso Q2C facilitará varios problemas importantes a tus equipos de finanzas y operaciones de ventas.

Esto es lo que puede esperar tu equipo de operaciones comerciales:

• La optimización de la generación, colaboración, revisión y ejecución de contratos.

• Una forma de ejecutar cada proceso en sistemas con los que los vendedores ya están familiarizados.

• Datos de acuerdos sintetizados que pueden utilizar para obtener mejores resultados.

• Alertas de renovación y la posibilidad de buscar en los términos y condiciones rápidamente.

• Una fuente centralizada de información sobre contratos.

Mientras tanto, tu equipo de finanzas puede esperar:

• Una forma sin complicaciones de conectar los procesos contractuales.

• Visibilidad total del progreso, los detalles, el cumplimiento y las obligaciones de los contratos.

• Plantillas y bibliotecas de cláusulas preaprobadas 

• Mapeo ERP estandarizado para una categorización y recopilación rápidas.

• Visión analítica de los contratos.

Otros departamentos que se benefician

Los beneficios de optimizar tu proceso Q2C son enormes y de gran alcance. Entre ellos se encuentran:

• Minimizar o evitar errores y mejorar la visibilidad de los acuerdos: confirma y cierra acuerdos mucho más rápido y reduce la carga de buscar repetidamente acuerdos para verificar su exactitud.

  • A quién ayuda: al departamento de finanzas, incluidos compras, operaciones comerciales y ventas. 

• Cerrar acuerdos más rápidamente y aumentar la productividad del vendedor: reduce el tiempo de entrega de los acuerdos a horas o incluso minutos con flujos de trabajo automatizados. Estos flujos de trabajo automatizados ayudaron a Salesforce a que el 85% de sus acuerdos de venta fueran “sin contacto”.

  • A quién ayuda: al departamento de finanzas, operaciones comerciales y ventas. 

• Maximizar el valor de los acuerdos: aumenta la confianza y los resultados y reduce el número de ventas que se retrasan o cancelan, lo que aumenta el valor de cada acuerdo y agiliza en gran medida el tiempo de obtención de ingresos. La implementación de Docusign+Microsoft ayudó a un fabricante de productos electrónicos a generar $5 millones de ingresos adicionales al año.

  • A quién ayuda: al departamento de finanzas, operaciones comerciales y ventas. 

• Agiliza los negocios de forma segura: haz que los documentos avancen con la ayuda de las notificaciones que tu equipo recibirá directamente en aplicaciones como Microsoft Teams. Estas notificaciones ayudaron a Flowserve a agilizar sus revisiones legales en un 40%. 

  • A quién ayuda: al departamento de finanzas, incluidos compras, operaciones comerciales y ventas.

  • “Con nuestro antiguo enfoque, solíamos atender unas 100 revisiones de acuerdos al trimestre. A mitad de año, ya hemos llegado a las 600 con Docusign y no hemos agregado capacidad a nuestro equipo legal”. - Sarah Smart, CRO, Calendly 

• Mejorar los correos electrónicos y las reuniones: mejora instantáneamente los correos electrónicos con detalles vitales de tu biblioteca de acuerdos con la ayuda de Microsoft Copilot for Sales, que funciona con IA.

  • A quién ayuda: al departamento de ventas y operaciones comerciales.

• Garantizar el cumplimiento: garantiza una visibilidad total de cada etapa del acuerdo con un sólido registro de auditoría que cumpla las normas de seguridad mundiales.

  • A quién ayuda: al departamento legal y al departamento de finanzas, incluidos compras y operaciones comerciales. 

• Crear mejores experiencias y preservar la salud de la cuenta: elimina la necesidad de alternar entre sistemas firmando o solicitando firmas desde las aplicaciones de Microsoft con las que ya estás trabajando. Integraciones como estas ayudaron a Refinitiv a mejorar sus experiencias positivas de venta en un 20%.

  • A quién ayuda: al departamento de ventas y a los clientes.

• Aprovechar al máximo tus inversiones actuales en Microsoft: saca aún más provecho de tus productos Microsoft y aprovecha tu acuerdo MACC para adquirir y beneficiarte de nuevas integraciones. Comprar a través de MACC puede facilitar la asignación de presupuestos, además de simplificar las adquisiciones, ya que es probable que Microsoft ya sea un proveedor integrado en las operaciones de tu empresa. 

  • A quién ayuda: al departamento de TI.

Conclusión

Cuando estés listo para recuperar los ingresos de $1.5 millones que la ineficacia contractual y el proceso Q2C están dejando escapar, utiliza tu acuerdo MACC para financiar la compra de Docusign a través de Azure Marketplace de Microsoft. Así de fácil.

Más allá del Q2C, las integraciones de Docusign para Microsoft pueden aportar aún más valor a tu empresa:

• Optimiza la incorporación de clientes, proveedores y socios.

• Simplifica la contratación de RR. HH. y la incorporación y baja de empleados.

• Agiliza los acuerdos legales como los MSA, los NDA y el llenado de formularios internos.