¿Cómo mejorar la gestión documental en el trabajo remoto?

Publicado el 11 Agosto de 2021, actualizado el 18 de noviembre de 2022.

Ante las nuevas demandas y perspectivas del mercado, adoptar el trabajo remoto se ha convertido en una necesidad, dado que aporta una serie de ventajas competitivas para los negocios. Sin embargo, a pesar de sus puntos positivos, el teletrabajo debe adecuarse a diferentes procesos como la gestión documental enfrentando así, numerosos desafíos.

En este artículo, descubrirás el concepto de gestión documental y cuáles son los principales retos del home office en para el manejo de documentación, seguido de los 6 consejos valiosos para optimizar este proceso.

¡Léelo con atención y aprende más sobre este tema!

¿Qué es la gestión documental?

En los términos más básicos, la gestión documental es la forma en que una empresa organiza, almacena, rastrea y administra su documentación, ya sea en formato impreso o electrónico.

Cada organización tiene alguna forma de gestión de documentos que implica capturar, almacenar y recuperar documentos en sus operaciones diarias. Acá surge una situación, y es que el proceso suele llevar mucho tiempo para la mayoría de las compañías y tiene grandes costos.

Por esta razón, han surgido soluciones digitales como los sistemas de gestión de documentos que eficientan las operaciones y logran un ahorro de tiempo sobre el manejo de acuerdos y documentación empresarial gracias a la digitalización de todos los archivos.

¿Qué son los sistemas de gestión de documentos y cómo se utilizan?

Los sistemas de gestión de documentos son programas informáticos que se utilizan para capturar y organizar todo tipo de documentos en un formato electrónico que sea fácil de encontrar y recuperar cuando sea necesario.

Un documento en este caso, tal como lo define la norma ISO 12651-2, es cualquier objeto registrado o información que se considera una unidad de datos. Un documento en papel, por ejemplo, una factura, primero es escaneada e integrada en el software en formato digital para que sea posible recuperarla en el futuro de manera rápida y sencilla.

Luego, el documento se indexa por categorías, como departamento, número de pedido, proveedor o cualquier otro concepto identificable relevante para el negocio.

A diferencia de las carpetas de archivadores tradicionales, una solución de esta categoría resguarda documentos en un formato electrónico de fácil acceso por parte del personal autorizado y los clientes.

3 retos de la gestión documental en el trabajo remoto

La globalización ha desencadenado abundantes y profundos cambios en los negocios como el trabajo remoto. Además de la búsqueda por la ampliación del horizonte corporativo, la crisis sanitaria de COVID-19 ha impulsado la adopción de esta dinámica tanto por la salud de los equipos como en virtud de la economía de costos y la optimización de la productividad.

Es importante señalar que, más allá de las ventajas de esta modalidad, el home office ha tenido que enfrentar algunos desafíos como los relacionados con la gestión documental. A continuación, ¡conócelos profundamente!

1. Seguridad de la información

Cuando trabajas con documentos impresos, los riesgos se potencializan principalmente porque, para compartirlos, es necesario enviarlos por algún servicio de entrega, lo que aumenta la probabilidad de fraudes.

En cuanto al medio digital, es posible trabajar optimizando la seguridad de la información, no obstante, esto requiere una serie de cuidados que incluyen la adopción de medidas en conjunto con los colaboradores, dado que los dispositivos personales conectados a redes públicas son más vulnerables ante los ciberataques.

Por ello, es necesaria una excelente coordinación entre los equipos de trabajo para asegurar las medidas de protección de la información confidencial que se maneja.

2. Falta de organización

Organizar los documentos en un ambiente lejano a la oficina puede generar muchas dudas tanto por la falta de espacio físico —documentos impresos— como por las limitaciones de almacenamiento en los dispositivos domésticos.

3. Extravíos

Anteriormente, abordamos la pérdida de los documentos impresos durante su envío. Ahora debemos recordar que, este tipo de situación puede ocurrir en el medio virtual si los colaboradores no practican las medidas de seguridad y se olvidan de organizar adecuadamente los documentos.

6 consejos para mejorar la gestión de documentos en el trabajo remoto

Frente a los desafíos mencionados, es indispensable priorizar las buenas prácticas de gestión documental evitando, de este modo, que la manipulación de los archivos se convierta en una tarea compleja, tediosa y generadora de caos.

Para ayudarte a enfrentar dichos retos, separamos 6 consejos interesantes:

1. Organiza los documentos

Es común que las empresas lidien con documentos en papel, por eso, es importante que los funcionarios sepan cómo organizarlos a fin de garantizar su integridad y la protección de los datos durante el desarrollo de sus actividades home office.

Para ello, es recomendable que, al recibir un documento impreso, el colaborador lo almacene en un único lugar claro, ventilado y lejos del calor evitando así, su deterioro.

2. Controla los accesos y permisos

Una efectiva gestión documental home office también depende de la implementación de permisos y restricciones de acceso a la información principalmente para proteger la integridad y la confidencialidad del flujo informacional fuera del ámbito corporativo.

De hecho, es importante que el gestor considere niveles de acceso, garantizando que el colaborador que ocupa un puesto con mayor jerarquía acceda a más información que un trabajador operacional.

Por lo tanto, es esencial que el gestor otorgue permisos de acuerdo con el nivel de demanda informacional con la intención de garantizar que los colaboradores cuenten con los datos necesarios para llevar a cabo sus tareas remotas maximizando su productividad.

3. Capacita a los colaboradores

Para incrementar la calidad de la gestión de documentos durante la práctica laboral remota, es importante alinear las buenas prácticas con los colaboradores mediante el desarrollo de entrenamientos que incentiven la adopción de una postura acorde con las medidas de seguridad.

4. Fomenta las mejores prácticas de seguridad

Es esencial aportar condiciones adecuadas como plataformas seguras e incentivar la adopción de medidas que incrementen la seguridad de los archivos corporativos como: 

• Utilizar redes privadas;

• Usar claves de acceso y modificarlas con frecuencia;

• Evitar ingresar en sitios maliciosos y descargar contenidos de remitentes dudosos;

• Cerrar sesión cada vez que el colaborador se aleje del ordenador.

5. Utiliza el almacenamiento en la nube

En otro momento del artículo, mencionamos que los documentos impresos abren espacio para la ocurrencia de incidentes como fraudes. Para evitar este tipo de situaciones, la empresa debe implementar tecnologías que favorezcan la seguridad en el intercambio de archivos entre ordenadores externos y corporativos.

En virtud de las nuevas soluciones en la nube, cada vez más protegidas y adaptables a la realidad de las empresas, el ambiente cloud se ha convertido en un excelente recurso. Este ayuda a optimizar la seguridad del flujo informacional generado por el trabajo remoto evitando, de este modo, los típicos problemas relacionados con los documentos físicos. También ayuda a asegurar el rápido acceso a los datos corporativos y de los clientes.

6. Adopta herramientas digitales

Promover herramientas como un software de gestión documental o incluso un software de gestión de contratos (CLM) es una excelente forma de eficientar los procesos de tu empresa durante el trabajo remoto.

Con un sistema de CLM, por ejemplo, podrás crear, manipular, firmar y enviar documentos en el ambiente digital, agilizando drásticamente los negocios y acuerdos de tu empresa, además de mejorar la colaboración entre departamentos organizacionales.

Además de mejorar el contexto documental, esta solución te ayudará a elevar el potencial de crecimiento del negocio dado que aporta numerosos beneficios como:

• Agilidad en las transacciones tanto internas como externas;

• Confirmación de acuerdos en tiempo y forma;

• Colaboración eficiente entre áreas empresariales;

• Oficina paperless;

• Reducción de la huella de carbono;

• Rápido acceso a los documentos;

• Seguridad de la información;

• Optimización de la imagen corporativa en el mercado.

De esta manera, la inclusión de soluciones para gestionar y firmar documentos a la rutina corporativa home based es una solución extremadamente valiosa a tenor de los flamantes cambios ocasionados por la era de la información.

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Considerando los puntos señalados anteriormente, es fácil percibir que la gestión documental remota es un desafío para las empresas, en especial, porque abarca varios tipos de procedimientos y sobre todo, demanda que los colaboradores añadan medidas de seguridad fuera de su zona de comodidad garantizando así, más fiabilidad al intercambio informacional.

Sin embargo, gracias a las nuevas soluciones tecnológicas y a la consideración de nuestros consejos puedes optimizarla implementando a diario la práctica del teletrabajo.

Luego de enterarte de que un software CLM es uno de los recursos más efectivos para optimizar la gestión documental en el trabajo remoto, es posible que desees conocer más detalles sobre esta suerte de solución.

Si es así, te invitamos a que contactes a nuestros especialistas y comprendas cómo podemos ayudarte a utilizarlo en tu negocio.