11 consejos para la gestión de proveedores gracias a la tecnología

La gestión de proveedores eficaz es, sin lugar a dudas, un factor determinante para contar con una cadena de suministros confiable, clave para el éxito de cualquier organización. En este contexto, la tecnología de la información se presenta como una aliada indispensable para optimizar la gestión de contratos.

Actualmente, no se trata solamente de negociar contratos y precios para adquirir productos y servicios, sino de establecer relaciones comerciales estratégicas sólidas que impulsen el crecimiento y la estabilidad de la organización.

En este artículo te compartimos 11 consejos para optimizar tu cadena de suministros y fortalecer las asociaciones comerciales a través de la aplicación inteligente de la tecnología en la gestión de proveedores.

¡Comencemos!

1. Implementa un sistema de gestión de relaciones con proveedores (SRM)

Los SRM permiten centralizar eficiente y ordenadamente la información de los proveedores, desde los contratos hasta el historial detallado de compras y el rendimiento obtenido, facilitando el acceso y revisión de términos y condiciones acordados con cada uno de ellos y agilizando la identificación de renovaciones, modificaciones o términos específicos de negociación con proveedores que requieran atención.

Además, un software SRM permite rastrear de manera detallada cada una de las transacciones realizadas con cada proveedor. Esta función, además de proporcionar una visión clara de los patrones de compra, facilita la detección de oportunidades para:

• Optimizar costos

• Mejorar plazos de entrega

• Evaluar la calidad de los productos o servicios recibidos

• Tomar decisiones informadas y oportunas

2. Automatiza la comunicación

Emplea herramientas de comunicación automatizada, como correo electrónico, chatbots y sistemas de notificaciones para establecer y mantener una comunicación fluida y eficaz con tus proveedores. 

Adoptar este tipo de herramientas te ayudará a impulsar la eficiencia operativa de tu negocio y fortalecerá las relaciones con tus proveedores al fomentar una comunicación transparente y proactiva que se traduzca en retorno de la inversión (ROI) de tu empresa.

3. Analiza datos en tiempo real

Los softwares de análisis de datos en tiempo real te permiten supervisar el rendimiento de tus proveedores e identificar las tendencias en sus operaciones. Gracias a ello, podrás tomar decisiones estratégicas con rapidez y de manera informada, basándote en los datos históricos y las tendencias que te permitan apuntalar la eficiencia operativa y la calidad de tus elecciones empresariales.

4. Gestiona el inventario y la demanda

Los softwares de planificación de la demanda e inventario, además de proyectar la demanda futura, te permiten optimizar la gestión de inventario para que los niveles de existencia sean óptimos y estén alineados con las fluctuaciones del mercado.

5. Automatiza el proceso de adquisiciones

Reducir los tiempos de respuesta, promover la transparencia, facilitar la supervisión del flujo logístico y aumentar la eficiencia operativa con los proveedores al eliminar posibles cuellos de botella es posible con la automatización de la gestión de adquisiciones. 

Actualmente, la tecnología te permite automatizar el proceso completo: desde la generación de órdenes de compras hasta la aprobación y el seguimiento de entregas con un mecanismo de aprobación inteligente basado en criterios predefinidos.

6. Rastrea los envíos

La tecnología de seguimiento de envíos permite la visibilidad inmediata, en tiempo real, de la ubicación y estado de tus productos. Con esto, no solo se optimizan las operaciones logísticas y se apoya una gestión eficaz de la cadena de suministros de tu negocio, sino que además te permite tomar decisiones oportunas.

7. Integra sistemas

Un tema no menor para asegurar la eficiencia y cohesión operativa en tu negocio, es que tus sistemas de gestión de proveedores se integren con el resto de los sistemas empresariales esenciales, como por ejemplo, el de planificación de recursos empresariales (ERP).

Además de facilitar la interoperabilidad de los sistemas, aumentará la sinergia de datos en la organización.

8. Evalúa a los proveedores basada en datos

Utiliza herramientas digitales analíticas para evaluar el rendimiento de tus proveedores de servicios o de insumos mediante la implementación de métricas e indicadores clave de rendimiento (KPl, sus siglas en inglés). Así, tendrás una visión objetiva y clara sobre cómo tus proveedores están contribuyendo con los objetivos comerciales de tu negocio. 

En este sentido, selecciona cuidadosamente las métricas que mejor se alineen con tus metas estratégicas y establece umbrales específicos de rendimiento que faciliten una relación con tus proveedores colaborativa y orientada a resultados.

9. Gestiona los contratos electrónicamente

Desarrolla e integra soluciones avanzadas de gestión de contratos con proveedores a través de plataformas como Docusign CLM_,_ que además de facilitar la administración de acuerdos, posibilita un seguimiento minucioso de las obligaciones y términos.

El control de los acuerdos a lo largo de todo su ciclo de vida permite una gestión de proveedores más eficiente y transparente. 

10. Implementa la capacitación

Para aprovechar al máximo las ventajas de las tecnologías de gestión de proveedores y desarrollar la capacidad de adaptarse a las innovaciones y mejores prácticas del sector, asegúrate de que tu equipo reciba la capacitación necesaria mediante programas de formación adecuados y oportunos.

11. Gestiona tus procesos con la firma electrónica

La gestión de proveedores mediante la firma electrónica promueve la transparencia, optimiza los flujos de trabajo, permite elegir proveedores sustentables y permite la trazabilidad.

Para lograrlo, te sugerimos los siguientes pasos clave:

• Identifica los procesos aptos para la firma electrónica, como contratos, órdenes de compra y facturas.

• Elige una plataforma confiable que cumpla con las regulaciones locales, como Docusign eSignature.

• Verifica que la plataforma elegida se integre fácilmente con sistemas empresariales existentes, para una transición fluida.

• Ofrece a tus colaboradores y proveedores información sobre la legalidad y seguridad de la firma electrónica.

• Establece políticas internas que regulen su uso, incluyendo aspectos como autenticación y conservación de registros, y revisa la alineación con regulaciones, como el DAS, UETA y E-Sign ACT.

• Evalúa periódicamente el sistema y colabora estrechamente con tus proveedores para asegurar la calidad, la eficiencia y la seguridad de los procesos.

¡Llegamos al final!

La tecnología simplifica la gestión de proveedores y proporciona una plataforma integral para la toma de decisiones estratégicas basadas en información objetiva y actualizada. Con ella, se puede mejorar la eficiencia operativa y fortalecer las relaciones a largo plazo con proveedores estratégicos.

Para despedirnos, te invitamos a saber más sobre cómo la tecnología promueve y facilita la coordinación estratégica y operativa entre los departamentos de Seguridad y Jurídico para complementar sus funciones en torno a la protección de tu empresa.