¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

Una buena gestión de documentos es un factor clave para el orden y la organización de todas las áreas dentro de una empresa. Si quieres aprender qué es, cómo hacerla y mejorar su eficiencia a través de la transformación digital, ¡quédate hasta el final!

Todas las empresas y organizaciones cuentan con gran cantidad de documentos, que son un pilar fundamental para el correcto funcionamiento de la misma. Pero, ¿qué pasa cuando existe un flujo de trabajo considerable y empieza a hacerse difícil la gestión de documentos?

Antes que nada, empecemos por definir el concepto central.

 ¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es un conjunto de técnicas, procedimientos y tecnologías aplicadas para organizar y administrar toda la documentación y el papeleo de una empresa, de la administración pública o de cualquier otra organización con estructura burocrática.

Esta práctica diseña y aplica un orden y una logística que debe seguirse a la hora de guardar los escritos, evitando así, documentos duplicados, obsoletos, finiquitados, no valiosos o poco representativos. Así pues, configura una medida relevante para eficientar las operaciones administrativas y de gestión en cada departamento.

Por qué gestionar los documentos empresariales es importante

Toda empresa se ha apoyado en la gestión de documentos para crear una especie de base de datos, los que hoy en día se utilizan a través de servidores físicos dentro de las empresas o servicios en la nube a través de Internet.

La gestión de documentos supone el resguardo del patrimonio bibliográfico de cualquier organización. Sin importar el tipo de empresa, esto se ha convertido en una necesidad para todas, ya sea por motivos legales, consultas y/o ahorro de recursos.

Beneficios de la gestión de documentos

Gracias a la correcta gestión documental, los profesionales pueden acceder a la información que necesitan de forma rápida y sin inconvenientes. Aquí te dejamos 3 beneficios de administrar los documentos utilizando herramientas adecuadas.

• Ahorro de dinero: cuando conocemos detalladamente el ciclo de vida de nuestros documentos podemos identificar facturas que están llegando a su plazo final, contratos que deben renovarse y otros aspectos que, en caso de incumplimiento, generen multas, recargos e, inclusive, demandas judiciales. Asimismo, la adecuada gestión documental evita los gastos innecesarios derivados de contratos con proveedores desactualizados o cuyo monto sea superior a las oportunidades de mercado.

• Optimización del tiempo: acceder rápidamente a la información de los documentos facilita el cotidiano de los colaboradores pudiendo, de este modo, acelerar los procesos y, por consiguiente, reducir el tiempo destinado a la búsqueda de datos. Además, al mejorar su gestión del tiempo, las personas pueden aprovechar su jornada en pro de la ejecución de tareas más relevantes y que efectivamente demanden su componente cognitivo.

• Aumento de la productividad: al controlar el ciclo de vida y la caducidad de los documentos, los profesionales pueden ajustar sus tareas de acuerdo con las demandas más urgentes, evitando así el incumplimiento y las distracciones.

Importancia de la digitalización

Según un estudio de Forrester Consulting, encargado por Docusign, el 90 % de las organizaciones aún preparan documentos en papel. Esta práctica frecuentemente da como resultado errores en los contratos, ya sea la simple demora en el procesamiento hasta la descripción incorrecta del objeto.

Este flujo de imperfecciones, en general, tiene como resultado tres efectos principales: retrasos, aumento de costos y consecuencias legales.

Además, una encuesta de Macrothink Institute demuestra que los retrasos de más de 10 días provocan pérdidas en más del 80 % de las muestras. 

Herramientas para la gestión de documentos

Con las herramientas que se tienen hoy en día, ya no es necesario el papel, ni las aprobaciones a mano, lo que beneficia a las organizaciones en aspectos como la agilidad, rapidez y la automatización de los procesos.

1. CLM (Contract Lifecycle Management)

Un tipo de software que centraliza todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, desde su creación y negociación hasta su ejecución y renovación. Con funciones avanzadas como el llenado automático, control de versiones, alertas de caducidad y búsqueda inteligente de contratos archivados, estas herramientas aseguran que cada contrato se gestione de manera fluida y eficiente. 

2. Firma electrónica

Esta herramienta permite firmar documentos de manera segura y legalmente válida, eliminando la necesidad de firmar físicamente en papel, lo que acelera los acuerdos y mejora la eficiencia general del proceso.

3. Sistemas de Gestión de Archivos

Con opciones de almacenamiento en la nube integradas en estas herramientas, las empresas pueden garantizar que todos los archivos sean accesibles de manera segura desde cualquier lugar, sin preocuparse por los riesgos asociados con el almacenamiento físico o los errores humanos.

Características esenciales de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental debe contar con varias características esenciales para ser efectivo:

• Almacenamiento de todos los documentos en una ubicación única, facilitando el acceso y la organización.

• Herramientas avanzadas de búsqueda para localizar rápidamente documentos mediante palabras clave o etiquetas.

• Control de versiones, asegurando que siempre se trabaje con la más reciente.

• Control de acceso y protección mediante permisos, cifrado y auditoría.

• Automatización de procesos relacionados con la creación, aprobación, firma y archivado de documentos.

• Integración con otros sistemas, como software de gestión de contratos o herramientas de productividad, tales como CRMs o ERPs.

• Acceso a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, asegurando la flexibilidad en el trabajo.

Con esto en mente, solo nos queda explicarte cómo llevar a cabo una gestión de archivos de forma organizada en tu empresa.

Cómo hacer una buena gestión de documentos

La gestión de documentos que no se diseña inteligentemente genera caos. Este desorden puede producir consecuencias negativas y hasta catastróficas para cualquier empresa, incluso para corporaciones.

Por ejemplo, se podrían experimentar fugas de capital, pérdida de recursos, sanciones legales o fiscales, hasta el cierre de las operaciones por incumplimientos.

A continuación, te mostraremos algunos consejos muy útiles para aplicar la gestión de documentos:

1. Digitalizar los documentos

Si esto no lo habías hecho, ¡es momento! La digitalización de todos los documentos de la empresa es un paso determinante hacia la transformación digital y conservación del medio ambiente, gracias a la reducción de papel en las oficinas.

Tener toda la documentación en formato digital incrementa la eficiencia de los procesos, ya que esta es recuperable y transferible sin tanto problema o esfuerzo.

Para hacerlo posible, es necesario digitalizar aquellos documentos viejos en formato físico que aún se consideran útiles y relevantes. Al mismo tiempo, la organización debe implementar nuevos mecanismos para la creación de documentos digitales.

Esto también implica innovar en áreas como la aprobación de acuerdos. La firma electrónica, es una tecnología de formalización de acuerdos de manera remota, lo que favorece al proceso de cierre de acuerdos y trámites dentro de la organización, ideal para este tipo de gestión.

La digitalización de los archivos, que se ejecuta para mejorar la gestión de documentos, debe ir acompañada de herramientas que permitan acelerar aún más la productividad.

Las personas que necesitan aprobar acuerdos y poner en marcha transacciones que demandan su autorización, pueden utilizar la firma electrónica en cualquier momento y lugar sin la necesidad de presentarse para otorgar su firma autógrafa.

Así pues, para aceptar acuerdos, presupuestos o tratos, la empresa no necesita emplear archivos en papel y, tampoco, la presencialidad de los gerentes o directivos, ya que pueden firmar los documentos digitales desde cualquier parte del mundo.

2. Establecer un repositorio corporativo

Tener todos los archivos bajo un mismo punto unifica la gestión de documentos gracias a la centralización. Esto provocará que los documentos duplicados sean reconocidos fácil y rápidamente por los sistemas favoreciendo así, a la accesibilidad y a la toma de decisiones.

Esto puede hacerse a través de servidores propios, que representan un costo elevado en infraestructura y equipos, o a la terciarización de servicios de almacenaje, como la llamada “nube” que consiste en el “alquiler” de espacio en servidores de otras compañías que generalmente ofrecen garantía de seguridad, confidencialidad y fácil acceso.

Un ejemplo es la firma electrónica, donde la compañía que presta el servicio ofrece, para aquellos documentos creados y firmados electrónicamente, la posibilidad de almacenarlos tanto en la nube como en dispositivos propios.

 3. Asignar controles de acceso

Como parte de las medidas internas de seguridad, la gestión de documentos debe determinar quién puede acceder a diversos archivos del histórico.

Esto es un paso lógico, para evitar la fuga de información y el desorden. Asimismo, permite identificar aquellos documentos que solo pueden ser consultados, pero no editados. Esto garantiza que, aunque algunos usuarios puedan revisar el documento no tengan permitido cambiarlo.

4. Llevar un control de caducidad de los documentos

Administrar eficientemente los documentos también pasa por un proceso de revisión para descartar aquellos que sean obsoletos, necesiten actualización o hayan sido modificados.

La digitalización de los trámites internos de las empresas involucra la adopción de programas informáticos que aceleran esta tarea.

De esta forma, se pueden recibir notificaciones cuando un documento o archivo lleva mucho tiempo en los servidores, cuando es necesario actualizarlos con información nueva debido a nuevos acuerdos o políticas, asimismo, cuando son modificados por un miembro de la organización.

Todo esto para poder mantener un historial de las revisiones y de versiones anteriores.

5 ventajas de contar con un sistema de gestión documental

Ahora bien, la gestión de documentos ha evolucionado gracias a la transformación digital. A raíz de las herramientas de punta orientadas a la gestión y almacenamiento de documentos, hoy podemos organizarlos, intercambiarlos y firmarlos en el ambiente virtual.

Luego de conocer las mejores medidas en pro de una adecuada gestión de documentos, ha llegado el momento de centrarnos en los beneficios más notables de contar con un sistema de gestión documental.

1. Centraliza la información

La tecnología es una poderosa aliada de las organizaciones y ¡esto no es diferente en el campo de la gestión de documentos!

Estos sistemas facilitan el acceso a la información porque centralizan los datos en un solo lugar. De este modo, los profesionales pueden obtener la información que necesitan de forma rápida.

Asimismo, los sistemas de gestión documental posibilitan cruzar e intercambiar los datos en aras de promover una toma de decisiones más acertada y precisa. Por lo cual, garantizan la estructuración de acciones, medidas y estrategias más acordes con la realidad empresarial.

2. Ahorra tiempo y costos operativos

Como viste anteriormente, uno de los puntos positivos de una estrategia de gestión de documentos es el hecho de promover un ahorro significativo en términos de costos y tiempo. ¡Este beneficio es mucho más potente cuando hablamos de gestión documental en el medio digital!

Además de proporcionar un acceso más rápido y sencillo, esta clase de sistema posibilita procesar y analizar los datos en muy poco tiempo, hecho que conlleva a una optimización de las actividades cotidianas.

En cuanto a los costos operativos, la introducción de este software al entorno corporativo reduce la necesidad de espacio para el almacenamiento de archivos físicos. Lo que confluye en una disminución de los costos de mantenimiento, limpieza y personal específico para cuidar del ambiente.

3. Mejora la calidad de los procesos

Un sistema de gestión documental puede llevar la calidad de los procesos al siguiente nivel, una vez que la automatización de una serie de actividades como el ingreso de datos, el análisis de la información y el aviso de caducidad de los contratos evita la incidencia de errores manuales, fallas de atención, incumplimiento, así como la repetición de tareas.

4. Promueve la seguridad de la información

Uno de los aspectos más relevantes del software de gestión de documentos es que potencializa la protección de los datos en virtud de sus numerosos mecanismos de seguridad como encriptación y control de acceso.

Como un software referente en el mercado cuenta con estos recursos, solamente usuarios registrados y autorizados pueden acceder a la documentación.

Esto es crucial para evitar el ingreso de terceros malintencionados, la pérdida de los escritos y el robo de la información.

5. Fomenta la cultura paperless y el desarrollo sustentable

Beneficiosa no solo para la organización en términos de mitigación de costos y aumento de la seguridad de sus datos, la estrategia se ha convertido en un referente en cuanto a protección del medio ambiente, una vez que contribuye ampliamente para la reducción de la emisión de agentes tóxicos de la industria del papel.

Y la ecuación es sencilla: menos consumo de papel, menos demanda y compra del insumo, la industria tiende a disminuir su producción.

Asimismo, esta cultura colabora con la creación de un entorno ecológicamente sustentable al reducir el descarte de papel, el uso de tintas y la contratación de servicios logísticos, lo que conlleva a una contracción en el poder contaminante de la empresa.

Como ves, además de facilitar la gestión documental, emplear recursos tecnológicos favorece la seguridad, integridad, credibilidad y confidencialidad de la información, lo que conlleva a una reducción significativa de la pérdida de documentos y, por supuesto, de la probabilidad de que los datos confidenciales lleguen a las manos de terceros maliciosos.

La relevancia de la Ley General de Archivos

Publicada en junio de 2018, la Ley General de Archivos tiene como objetivo definir las bases y los principios para organizar, conservar, gestionar y preservar los archivos en posesión de los órganos públicos, entidades, sindicatos, personas físicas y morales.

De hecho, la Ley ha generado cambios importantes y profundos en la forma cómo las organizaciones manejan y gestionan sus documentos a raíz de la definición de nuevos principios y medidas.

Entre los puntos clave de la normativa, encontramos:

• Creación del Sistema Nacional de Archivos como un conjunto de estructuras, normas, métodos, procedimientos y relaciones funcionales cuyo objetivo es cumplir con la administración y organización homogénea de archivos.

• Enfoque claro en los derechos humanos evitando al máximo violaciones y asegurando el acceso acorde con las disposiciones legales en términos de protección de datos.

• Promoción de la utilización de técnicas y metodologías archivistas que favorezcan la eficiencia y la eficacia de la gestión empresarial y gubernamental.

• Establecimiento de las bases para la implementación de un sistema integral de gestión de documentos digitales en los 3 niveles públicos proporcionando así, beneficios que favorezcan a todos los ciudadanos.

Por lo tanto, la entrada en vigor de la Ley General de Archivos ha sido un marco en términos de manejo de documentos de los sujetos obligados optimizando así, la preservación y administración de archivos públicos y privados.

Conoce Docusign

Como ves, la gestión de documentos es una gran oportunidad para mejorar e incrementar el rendimiento y la funcionalidad de los procesos internos y externos de una empresa u organización.

¿Quieres dar el paso hacia la transformación digital de tu empresa? Si es así, sólo debes contactar a nuestros asesores y te daremos toda la información que necesitas.