¡Nos despedimos de la firma manuscrita! ¡Descubre por qué y cómo!

La firma manuscrita ha sido uno de los signos más antiguos para demostrar nuestro consentimiento o identificar nuestra persona en relación al contenido del documento, mensaje u obra que firmamos. Sin embargo, actualmente no es la única forma para realizar estas actividades.

Gracias a los avances de la tecnología, hoy es posible firmar cualquier tipo de documento por medio de la firma electrónica, la cual ofrece grandes ventajas frente a la firma tradicional.

¿Te gustaría conocer cuáles? ¡Sigue leyendo y sabrás por qué la firma electrónica te conviene más que la firma manuscrita!

¿Qué es la firma manuscrita?

La firma manuscrita es un trazo gráfico compuesto por letras o signos que se realizan con el puño y letra de una persona con la finalidad de identificar a la misma u otorgar su consentimiento en los documentos donde se plasme.

Curiosamente, el tipo de firmas es variable de acuerdo a la cultura de cada región: por ejemplo, en Estados Unidos se acostumbra plasmar su nombre y apellido, mientras que en México se suele poner una serie de trazos y signos —más conocidos como garabatos—que pueden o no ser acompañados por letras.

¿Para qué sirve una firma?

Las firmas han existido desde hace tiempo y siempre se han implementado para fines muy concretos.

Toda firma —sin importar si es manuscrita o electrónica— cumple con alguna de las siguientes funciones:

• declarar consentimiento;

• declarar autoría;

• confirmar la relación que tiene el autor con el contenido del texto firmado;

• demostrar la autenticidad y/o integridad del documento.

Firma electrónica, ¿qué es?

Si ponemos en palabras simples la definición del artículo 89 del Código de Comercio, la firma electrónica es la que mediante autenticaciones electrónicas identifica al firmante en relación al documento electrónico, aprobando su contenido y generando los mismos efectos que los de una firma manuscrita.

Para implementar este tipo de firma en tus operaciones diarias, basta contactar a un proveedor de firma electrónica para que puedas comenzar a firmar todos los documentos que requieras al alcance de un clic.

¿La firma electrónica tiene la misma validez de la firma manuscrita?

¡Sí! La legislación en México —al igual que en la gran mayoría del mundo— regula la firma electrónica de manera amplia, otorgándole toda la protección de la ley y el mismo nivel de validez jurídica o legal que tiene la firma manuscrita.

Dependiendo de la región o país, la firma electrónica tiene distintos mecanismos de creación, autenticación y protección que la convierten en una de las formas más seguras y avanzadas para firmar en cualquier caso que sea necesario.

Ventajas de la firma electrónica ante la firma manuscrita

La firma electrónica presenta grandes ventajas, las cuales han hecho que rápidamente se comience a utilizar más que la firma manuscrita.

Esas ventajas son:

1. Disponibilidad para firmar donde sea que estés

Si tuvieras que firmar un documento presencialmente, tendrías que realizar una cita o empatar agendas con las personas relacionadas a este para acudir al lugar definido, firmar y después resguardar o almacenar el documento para cuando sea necesario consultarlo.

En cambio, gracias a la firma electrónica ahora tienes la posibilidad de firmar cuando quieras y donde sea que te encuentres sin la necesidad de juntarte con quienes tienen que firmar el documento, pues todos pueden hacerlo en cuestión de segundos desde su computadora o smartphone.

Lógicamente, este factor ha tenido mayor relevancia en estos últimos meses debido a la aparición del COVID-19, obligando a las empresas a implementar soluciones más eficientes que ayuden a optimizar sus operaciones para superar las barreras de la distancia social.

2. Altos estándares de seguridad

Ya sea por aspectos de prevención, robo de identidad o por una demostración de autenticidad en juicio, la firma electrónica resulta mucho más segura que la firma manuscrita.

De hecho, en torno a la firma manuscrita abundan las prácticas de falsificación de firma o suplantación de identidad.

En caso de un procedimiento ante un juez, basta con que una de las partes niegue que la firma fue realizada por sí misma para que se ordene una prueba pericial, donde —en la práctica— los peritos siempre tienen puntos de vista opuestos.

Por el contrario, el proceso de creación y autenticación de la firma electrónica es tan complejo y seguro que resultaría evidente si alguien intentara falsificar dicha firma, siendo fácilmente demostrable que esa firma no es auténtica.

3. Mayor accesibilidad

Cuando hablamos de accesibilidad, nos referimos a la facilidad de consultar el contenido de los documentos y al almacenamiento de los mismos.

Cuando se trata de documentos físicos es necesario imprimirlos para que sean firmados por todas las personas que lo requieran y después archivarlos o guardarlos; en este proceso complejo es común que se pierdan los papeles o demore mucho la consulta de estos, llegando incluso a ser demasiado tarde.

Con la firma electrónica, los documentos de la misma naturaleza son accesibles desde donde quiera que te encuentres, pudiendo consultarlos en cuestión de segundos, aspecto que sin duda mejora tu eficiencia y aumenta tu productividad.

4. Amigable con el medio ambiente

El medio ambiente es un factor que ha tomado gran relevancia, pues no podemos negar el impacto ambiental que genera el uso de miles de toneladas de papel al año.

Gracias a la digitalización de documentos y el uso de la firma electrónica es posible evitar el uso del papel, contribuyendo a la preservación de un medio ambiente más limpio.

Asimismo, esto aumentará la propuesta de valor que tus clientes pueden encontrar en ti.

5. Reducción de costos operativos

Además de ser un proceso amigable con el medio ambiente, la firma electrónica tendrá como resultado el ahorro en gastos de papelería, tinta, impresoras, cajas y lugares de almacenamiento.

Por supuesto, el uso de las plataformas digitales y la firma electrónica reducirá tus costos operativos, dándote la posibilidad de destinar esa parte del presupuesto a otras áreas que lo requieran o de aumentar las utilidades de la empresa.

Considerando estas ventajas, podemos concluir que la firma manuscrita tiene sus días contados, ya que ahora existe una solución que es mucho más eficiente y segura.

¿Qué esperas para implementar la firma electrónica? ¡Contáctanos ahora y nosotros te ayudaremos en todo lo que necesites!