El camino a la productividad: Ideas de Microsoft y Asana

"El propósito de aumentar la productividad y la eficiencia no es por la eficiencia en sí misma, sino para dejar espacio al trabajo de mayor impacto: la creatividad, el pensamiento estratégico, la creación de relaciones con los clientes, el aprendizaje y el desarrollo profesional." - Dra. Rebecca Hinds, Directora del Laboratorio de innovación laboral de Asana

Como campeones de la colaboración, líderes tecnológicos como Microsoft y Asana hacen que ayudar a las organizaciones a aumentar la productividad sea fundamental para su misión. ¿Pero cómo se ve la productividad en un mundo digital y humano?

Para comprender mejor cómo definen, miden y maximizan la productividad ambas organizaciones, hablamos con Jason Brommet, Director de Operaciones de los negocios Modern Work y Surface de Microsoft, y con la Dra. Rebecca Hinds, Directora del laboratorio de innovación laboral de Asana. En estas conversaciones, develamos las ideas para construir equipos más productivos paras ir más allá de potenciar la tecnología.

Alinear el significado de productividad

La productividad es una medida fundamental del rendimiento empresarial, pero a menudo es un término ambiguo que significa algo diferente para cada equipo y cada miembro del equipo. La alineación en la definición de productividad exige expectativas y objetivos claros establecidos por la dirección.

Para Brommet de Microsoft, esto empieza con una pregunta esencial: "¿Cómo inspiramos y alimentamos lo mejor de lo que somos como seres humanos para realizar un trabajo más valioso y significativo, de una forma más sostenible?" Para responder a esta pregunta, las organizaciones tienen que tener claro cuáles son sus prioridades más urgentes.

La Dra. Hinds se hace eco de la opinión de Brommet de que los líderes y los empleados deben estar de acuerdo en cómo es la productividad en su organización, en su departamento y a diario, de forma individual: "En esencia, la productividad mide la producción obtenida a partir de un conjunto determinado de insumos", comparte. "Sin embargo, el simple recuento de resultados, como correos electrónicos enviados o formularios completados, puede ser superficial, incluso engañoso. En Asana, vemos la productividad como algo más que tachar tareas: se trata de trabajar de forma más inteligente y de garantizar que los empleados tengan claro en qué deben concentrarse, y de maximizar su impacto en toda la organización". 

Cuando los empleados tienen una comprensión clara y unificada de sus funciones y responsabilidades junto con el panorama más amplio de los objetivos de la organización, la definición de productividad se centra con mayor claridad. "Tu equipo no será productivo si no preguntas a tu gente qué significa esta palabra para ellos o si no tienes una definición unificada o un método para medirla en toda la organización", dice Brommet. La Dra. Hinds añade que los principios fundamentales de la productividad -claridad, alineación y eficacia- deben ser consistentes en toda la empresa, aunque el trabajo diario y las competencias dependan del departamento y de las personas.

Implementa un modelo de medición

Una vez que el equipo está de acuerdo en lo que significa la productividad a nivel organizativo, departamental y personal, el siguiente paso es implementar una forma sistemática de medir el progreso.

"Como líder, no puedes optimizar lo que no mides", dice la Dra. Hinds. "Medir la productividad debería ser innegociable para ti y para tu organización. Cuando conectas las tareas y proyectos individuales y de equipo con los objetivos e indicadores de la organización, puedes obtener una medida mucho más precisa de la productividad". Tanto para Brommet como para la Dra. Hinds, esto requiere un enfoque basado en datos. "Pero no significa tarjetas de control horario ni software de control de empleados", advierte Brommet.

Entonces, ¿cómo se ve esto en la práctica? "En Microsoft, no se trata de aislar a los individuos, sino de buscar patrones de reconocimiento en todos los departamentos", afirma Brommet. Los informes sobre la duración de las reuniones, quién asiste a ellas y si son relevantes para los proyectos que tienen entre manos pueden revelar si se está optimizando -o malgastando- el tiempo de una persona. Las herramientas que permiten conocer la carga de trabajo de los empleados son muy valiosas para proporcionar transparencia sobre la distribución del tiempo y su utilidad.

El impacto es transformacional: El Laboratorio de Innovación Laboral de Asana llevó a cabo un estudio en el que se pidió a todos los participantes que desocuparan por completo sus agendas durante un periodo de 48 horas, y que volvieran a añadir solo las reuniones que se consideraron de alto valor. Como resultado, las personas ahorraron un promedio de 11 horas al mes.

"[Con un modelo basado en datos] los equipos pueden conectar tareas y proyectos con objetivos específicos. Para los individuos, esto proporciona una visión clara de cómo sus contribuciones se alinean con los objetivos más amplios de la empresa, dando un propósito a sus tareas. Para los líderes, esto ofrece una visión general del progreso del equipo, lo que les permite identificar rápidamente los cuellos de botella o las áreas que requieren intervención", explica la Dra. Hinds. Como demostró el estudio de Asana, cuando se liberaba a los empleados de tareas que no se ajustaban a los objetivos generales de la empresa y se les animaba a determinar el mejor uso de su tiempo, sus capacidades se aprovechaban mejor.

Cultiva una cultura de confianza y aprendizaje 

El activo más valioso de una organización es su gente. "En el trabajo, queremos estar capacitados para lograr cosas por nosotros mismos, por supuesto. Pero más allá de eso, queremos liberar el potencial del grupo", comparte Brommet. Liberar ese potencial exige una cultura basada en la colaboración, el desarrollo personal y profesional y la confianza.

Tanto para Microsoft como para Asana, la colaboración y el aprendizaje son las piedras angulares de una cultura productiva y orientada al crecimiento. "En el entorno laboral actual, es crucial que nos apoyemos unos en otros y aprendamos del colectivo", afirma Brommet. "Nuestro trabajo nos exige adquirir nuevos conocimientos con frecuencia y seguir el ritmo de la evolución de la tecnología. Tenemos que colaborar y buscar opiniones consistentes de nuestros equipos para construir una cultura comprometida con el crecimiento y una mentalidad positiva".

En otras palabras: no puedes entender lo que tu gente necesita para funcionar al máximo potencial si no les preguntas ni confías en su trabajo. "Como líderes, tenemos que comunicarnos consistentemente con la gente y confiarles las responsabilidades que se les asignan", dice Brommet.

En Asana, estamos igualmente comprometidos en "fomentar un entorno de trabajo en el que se valore el feedback continuo". Al promover una cultura de aprendizaje y adaptación, los equipos se mantienen ágiles, abiertos a la superación y aspiran consistentemente a niveles más altos", afirma la Dra. Hinds.

Invierte en la automatización de forma significativa

Brommet y la Dra. Hinds descubren que las organizaciones más productivas -y las que se adelantan a la curva- están haciendo inversiones significativas en automatización. Pero advierten, una herramienta es tan potente como su usuario la sepa utilizar y que esté implicado en el proceso.

La Dra. Hinds lo dice de la siguiente manera: "La afluencia de herramientas de IA ha puesto de relieve que la productividad consiste tanto en el esfuerzo humano como en aprovechar la tecnología para automatizar las tareas rutinarias, obtener información y permitir que los equipos se concentren en tareas más estratégicas y creativas".

Cuando se automatizan las tareas repetitivas, hay mayor consistencia, menos errores y más tiempo para el trabajo de alto valor. Brommet cita su propio día de trabajo como ejemplo paradigmático de dónde la automatización puede acelerar la productividad: "La tarea funcional de aprobar contratos, facturas, etc. es un fastidio. La automatización ha transformado absolutamente mi vida laboral y me ha ahorrado tiempo, dándome una sola notificación para todas las aprobaciones que tengo que gestionar, resumiendo conversaciones de reuniones a las que llego tarde, ayudándome a iniciar proyectos generando borradores y mucho más", dice.

La automatización ha transformado absolutamente mi vida laboral y me ha ahorrado tiempo, dándome una sola notificación para todas las aprobaciones que tengo que gestionar, resumiendo conversaciones de reuniones a las que llego tarde, ayudándome a iniciar proyectos generando borradores y mucho más.

Jason Brommet

Director de Operaciones, Modern Work and Surface

Microsoft

No se trata de sustituir el talento humano, sino de "[des]cargar la carga de trabajo para que las máquinas trabajen más por nosotros, de modo que recuperemos nuestro tiempo más valioso", explica Brommet. Esto solo es efectivo cuando la dirección pregunta a los empleados qué trabajo cotidiano les impide cumplir las prioridades de mayor valor, busca opiniones recurrentes y educa a los equipos sobre las nuevas herramientas.

"Piensa en un empleado que aprovecha la IA para asignar tareas rápidamente", propone la Dra. Hinds. "Sin una visión holística, esto puede llevar inadvertidamente a la congestión de la colaboración y a demandas excesivas a los compañeros de equipo. Esto subraya la necesidad de un enfoque equilibrado, que garantice que las ganancias individuales impulsadas por la IA no comprometan el bienestar colectivo y la eficiencia de la organización".

Un futuro más productivo está impulsado por la tecnología y el ser humano

“La productividad es un viaje, no un destino. Se trata de evolucionar y adaptarse para ofrecer continuamente resultados significativos en un panorama en constante cambio", aconseja la Dra. Hinds. A medida que la tecnología sigue evolucionando rápidamente, líderes de la industria como Microsoft o Asana reevalúan constantemente cómo definen, miden y maximizan la productividad tanto para sus propias organizaciones como para sus clientes.

Basándose en sus experiencias e investigaciones, estos líderes de opinión recomiendan empezar por alinear el significado de productividad en toda la organización, implementar un modelo de medición que tenga menos que ver con el volumen de entradas y más con el cumplimiento de los objetivos, cultivar una cultura de confianza y aprendizaje y utilizar la tecnología para eliminar la monotonía. Como defensores de la capacitación individual, la colaboración en equipo y la eficiencia en toda la organización, ambos ofrecen un caso de negocios convincente para un enfoque humano del aprovechamiento de la tecnología y la liberación de las mentes estratégicas.

¿Te interesa liderar a tu organización hacia el siguiente nivel de colaboración y alcanzar más rápidamente los objetivos de toda la empresa? Explora herramientas automatizadas de gestión de contratos e integraciones para todos los equipos con Docusign.