¿Qué partes del proceso de contratos deberías digitalizar?

Una vez que estableciste la necesidad de tener un software de contratos y que identificaste por dónde empezar, es importante profundizar en el proceso de contratos para entender qué partes son las que más necesitan una modernización.

Si bien es probable que seas un experto en los procesos con los que lidias día tras día, es probable también que no hayas pensado mucho en los procesos que respaldan la forma en que funciona tu negocio, como las contrataciones.

Tal vez estés en la parte de ventas, y tienes experiencia en identificar oportunidades, conseguir reuniones, hacer presentaciones, definir precios y más.

Para cerrar cualquier trato, el contrato tiene que personalizarse, negociarse, aprobarse, (el obstáculo más común que retrasa los contratos), firmarse, ejecutarse, conectarse a sistemas de facturación y mucho más.

Algunas de estas etapas pueden causar más problemas que otras. Y para cada una de ellas, hay varias herramientas de contratos que pueden ser útiles.

A fin de estar seguro con cualquier opción de tecnología que elijas, es importante analizar los detalles de los procesos de contratos de tu organización y determinar áreas de foco específicas.

Examina cada etapa del proceso de contratos

Principalmente, la prioridad debería ponerse sobre la mayor dificultad y ahí donde el impacto de la tecnología sería más fuerte.

Por lo general, la dificultad será más fuerte donde haya un significativo esfuerzo manual, complejidad, demora o regulación.

Ten en cuenta que, si tu proceso de negocios (ventas, contrataciones, gestión de proveedores, etc.) es más maduro, es probable que ya entiendas dónde están los problemas en el proceso subyacente de los contratos.

Etapas del proceso de contratos:

• Generación: A menudo la creación de un contrato requiere que se lo personalice para una situación específica. Los datos que se ingresan manualmente pueden llevar a ineficiencias y errores. De acuerdo con un estudio de Forrester encargado por Docusign, más del 90 % de las compañías preparan los contratos manualmente.

  Si la generación de contratos es un problema, una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) puede automatizar esta etapa combinando datos de sistemas de registros con una biblioteca de cláusulas aprobadas por legales para tratar situaciones específicas. 

• Negociación y modificaciones: Con frecuencia los contratos requieren negociación y una revisión legal antes de la aprobación final. Cuando el proceso se hace con Word y correo electrónico, es lento (más de 25 horas como promedio), no deja rastro de auditoría y minimiza la visibilidad. Si tu proceso tiene estos desafíos, la CLM es una categoría para considerar. La CLM centraliza la revisión con seguimiento completo para garantizar una negociación rápida y transparente. Las herramientas de contratos modernas también usan inteligencia artificial (IA) para hacer una primera revisión de los contratos, y hacen recomendaciones de cambios simples, de modo que solamente las secciones de texto de alto riesgo necesiten una revisión legal completa.

• Flujos de trabajo de aprobación: Obtener la aprobación de cualquier sección no estándar de un contrato puede generar cuellos de botella. Con frecuencia esto implica enviar y recibir varias veces documentos de Word y hojas de cálculo por correo electrónico. Cuando la cadena de aprobación ocupa varias capas, se hace todavía más difícil. Por lo general las herramientas de firma electrónica mejoran este flujo de trabajo y pueden garantizar que se presenta el contrato más actualizado a los aprobadores correctos en el orden apropiado, para evitar problemas de control de las versiones. También brinda visibilidad completa de dónde está el contrato en todo momento, para que nada quede varado por mucho tiempo.

• Firma y ejecución: El proceso de firmar un contrato también puede ser un problema. Cuando se hace a mano, es una experiencia terrible que se hace incluso más tediosa y lleva más tiempo cuando son varios los firmantes. Una solución de firma electrónica digitaliza el proceso y permite que cada firmante firme en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, con el simple clic de un botón. No es necesario descargar, imprimir o escanear el documento.

• Gestión de obligaciones: Las relaciones con los clientes no terminan con la venta. Deben mantenerse los flujos de trabajo posventa, que incluyen activación de servicios, notificaciones, inicio de facturación y envío de documentos. Si estos flujos de trabajo son manuales, es fácil saltearse un paso; eso daña las relaciones de tu organización con cualquier contraparte y es una invitación al riesgo. Los flujos de trabajo de CLM pueden personalizarse para automatizar estos eventos.

• Almacenamiento central: A medida que el volumen de tus contratos aumenta, también aumenta tu necesidad de mantener y almacenar todo ese papeleo. Los gabinetes de archivos o los discos digitales en varios lugares pierden la eficiencia en cualquier escala seria. Un repositorio de CLM te permite mantener contratos y otros documentos en un lugar seguro con fuertes capacidades de búsqueda.

• Análisis: Los contratos son datos, y tu organización puede usar estos datos para identificar riesgos y oportunidades que impulsan decisiones empresariales más inteligentes. Pero analizar estos datos puede ser imposible si los contratos no están centralizados. El uso de una solución de análisis basada en IA puede automatizar la capacidad de identificar y actuar frente a los riesgos, obligaciones y oportunidades de toda la cartera de contratos. 

Utiliza nuestra lista de verificación para determinar en qué etapas del proceso de contratos deberías enfocarte y qué soluciones deberían considerarse. 

Cómo tres compañías abordaron etapas específicas de contratos con soluciones diferentes

En la industria de ferrocarriles y envíos, es necesario completar muchos acuerdos complementarios como parte de un paquete de contratos.

Para OmniTRAX, una de las mayores compañías privadas de gestión de ferrocarriles y transporte de América del Norte, redactar estos documentos y enviarlos para que los revise el cliente tomaba de 14 a 40 días.

A fin de mejorar ese proceso, la compañía implementó una solución de CLM con un repositorio basado en la nube, sólidas capacidades de búsqueda y flujos de trabajo automatizados.

La capacidad de crear plantillas de contratos y bibliotecas de cláusulas permitió que la empresa acortara el tiempo que se tarda en que los paquetes de contratos lleguen a los clientes.

Estos también pueden modificar y autorizar contratos más rápidamente.

La solución de CLM genera ahorros al aumentar la eficiencia de los empleados y quitar los contratos en papel de un espacio para almacenamiento, lo que ahorrará $50 000 en tarifas de almacenamiento físico y electrónico al año.

Tipalti, productor de una plataforma líder de automatización de cuentas por pagar global, operaba con un formulario de pedido que requería que cada vendedor completara 35 pasos.

La compañía necesitaba una manera más rápida y eficiente de gestionar este proceso sin obligar a que los representantes dejaran el sistema CRM que ya usaban.

Tipalti eligió una herramienta de CLM ligera para generar contratos que trabajó sin problemas con ese  CRM y usó la automatización en cada paso.

Con la funcionalidad de contenido condicional de la solución, los administradores pueden crear reglas que personalizan automáticamente el contenido del formulario de pedido.

Como resultado, la cantidad de pasos requerida para crear un formulario de pedido disminuyó en un 70 % y los tratos se cierran más rápido.

Los vendedores eliminaron horas de trabajo administrativo y ahora se enfocan en cerrar más tratos. Otra compañía, un fabricante industrial empresarial, implementó una solución de CLM para automatizar los flujos de trabajo de los contratos.

Ahora los PDF que llegan se convierten sin problemas en documentos de Word y se envían a los grupos apropiados para revisarlos, modificarlos y aprobarlos.

Las reglas inteligentes facilitan la activación del siguiente paso sobre la base de un evento condicional, como recibir un pedido de compra o onboarding a un proveedor. También se optimiza el proceso de negociación de la empresa. 

La IA para contratos genera automáticamente clasificaciones de riesgo detalladas para acuerdos entrantes en función de las políticas legales y empresariales de la compañía.

Esto le da al equipo de legales una ventaja para la revisión de contratos y permite que las ventas trabajen con más autosuficiencia, lo que dirige recursos valiosos a tratos más grandes y complejos. Los resultados han sido dramáticos.

Los tiempos de respuesta de los contratos se redujeron en un 40 % y los costos de revisión de $4000 por contrato bajaron a la mitad.

Averigua lo que le sirve a tu organización

Si dedicas tiempo a revisar cada etapa de tu proceso de contratos, puedes identificar lo que más se necesita arreglar y qué soluciones deben evaluarse.

Esto asegura que nada se pase por alto y que no se incluyan herramientas innecesarias en tu búsqueda.

Esta información debería guiar tu investigación y darte confianza en tu evaluación y selección definitiva de proveedores.

Utiliza esta lista de verificación para determinar en qué etapas del proceso de contratos deberías enfocarte y qué soluciones deberían considerarse.

Si estás listo para explorar soluciones, comienza tu evaluación con Docusign Agreement Cloud: la opción preferida de CLM, firma electrónica y análisis para más de 750 000 compañías y millones de firmantes.