3 pasos para la digitalización del RRHH

El departamento de recursos humanos goza de un rol esencial para cualquier negocio. El reclutamiento, la formación y la retención de los empleados son actividades críticas para mantener el avanzo de tu organización. Y la respuesta para hacerlas más eficientes es la digitalización del RRHH.

Sin embargo, aunque su papel estratégico sea cada día más reconocido, los departamentos de RRHH suelen estar retrasados en los cambios de la transformación digital.

De hecho, múltiples organizaciones continúan a ejecutar procesos de formalización de la relación entre empresa y empleado desde documentos en papel.

El problema es que cada información recopilada en papel debe ser inserida en sistemas informáticos, con el objetivo de centralizar y almacenar los datos.

¿Puedes percibir cuanto retrabajo es generado con este procedimiento?

Este tipo de proceso analógico retrasa los equipos y les impiden generar más eficiencia para enfocar en lo que es realmente importante: reclutar y seguir la evolución de los empleados, contribuyendo con el crecimiento del negocio.

¿Cómo hacer la digitalización del RRHH y sus procesos?

La transformación digital ya no es un misterio para las organizaciones. En distintos departamentos las herramientas digitales tienen un rol importante para incrementar la eficiencia y la productividad.

De hecho, el departamento de recursos humanos necesita una reinvención para ejecutar un papel esencial de crear un equilibrio entre la organización y los empleados.

Al digitalizarse, el RRHH simplifica los procesos de reclutamiento, seguimiento, capacitación y retención. Así, deja atrás los procesos analógicos basados en el uso del papel y se convierte más eficiente.

Si quieres empezar la digitalización del RRHH en tu negocio y automatizar más procesos, reunimos tres consejos para tu empresa.

1. Analiza tus procesos internos 

Antes de empezar en un gran cambio, tú debes evaluar cómo trabaja tu equipo y el impacto de estos cambios en sus rutinas.

Los documentos existentes en el RRHH son múltiples y a veces integran procesos complejos. El objetivo de la transformación digital es de facilitar las rutinas y no de complicarlas.

Por lo tanto, al cambiar el papel por una solución en la nube, debes identificar los procesos críticos y establecer un orden de prioridades.

Evalúa los beneficios potenciales de la digitalización del RRHH teniendo en cuenta los principales procesos. Por ejemplo:

• ¿Cuántas actividades basadas en papel pueden ser actualizadas?

• ¿Cuánto tiempo tu equipo gana con tales cambios?

• ¿Qué desafíos de implementación existen?

Al organizar y priorizar tus procesos, vas a tener una visión más clara de cómo empezar el proceso de digitalización.

2. Simplifica el reclutamiento al eliminar el papel

El reclutamiento es una función esencial del departamento de recursos humanos. Es un proceso que va a crear en el postulante/empleado la primera impresión acerca de la organización.

Por lo tanto, un tip importante es: no deje que piensen que tu empresa es burocrática y ineficiente.

Al cambiar tus procesos y eliminar el papel, vas a reforzar la imagen de una organización moderna, alineada con los cambios de la transformación digital.

Además, igualmente vas a crear rutinas de reclutamiento más rápidas y eficaces.

Por ejemplo, si en el futuro necesitas revisar un contrato de trabajo, será más rápido consultarlo desde una plataforma que centraliza la información de los acuerdos.

3. Elimina el retrabajo al firmar tus contratos en línea

Se hace notar que los documentos firmados electrónicamente reducen la carga administrativa.

Además de eliminar actividades peculiares al papel (almacenamiento físico, por ejemplo) las herramientas digitales hacen la gestión, visualización, actualización y búsqueda de documentos más simple, al contrario de los documentos físicos.

Por ejemplo, puedes presentar las vacancias en cualquier pantalla y podrás igualmente enviarlas por correo electrónico para para su firma. Si necesitas, puedes automatizar recordatorios para garantir la firma de documentos.

Las grandes ventajas son de tener procesos más rápidos y seguros.

Otros escenarios en que el retrabajo es eliminado: actualizaciones de honorarios, solicitaciones o aprobaciones de capacitación, evaluación anual de desempeño o aprobaciones de licencias.

Consulta nuestros expertos y aclara tus dudas acerca de la digitalización del RRHH en tu empresa.