¿Qué es un sello digital?

Una de las prioridades de las empresas y usuarios tecnológicos modernos es garantizar la seguridad digital y la integridad de la información sensible. Para ello, utilizan herramientas de alto valor estratégico, tales como el sello digital. 

Este tipo de recurso facilita la protección contra amenazas a la ciberseguridad de las compañías, particularmente virus, hackers, robo de identidad en línea, accesos no autorizados, sustracción de datos y vulneración de la privacidad, entre otros.  

Aunque existen diferentes mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información de la empresa, el sello digital se ha convertido en uno de los más usados, ¿pero cuál es la finalidad de este instrumento electrónico?

¿Qué es un sello digital?

Un sello digital o sello electrónico es un sistema de seguridad digital empleado para autenticar documentos, comprobar su procedencia e identificar una empresa, organización o institución pública.

En algunas ocasiones, el sello digital también es utilizado para avalar transacciones electrónicas. A diferencia de la firma electrónica, esta herramienta es empleada principalmente por personas jurídicas como sustituto del sello tradicional en papel.

Por ejemplo, una organización puede utilizar sellos electrónicos para certificar el origen de cheques de pago o contratos.

Si bien, tanto la firma electrónica como el sello digital preservan los datos gracias a métodos criptográficos. El primero de estos recursos tiene como función principal la identificación de quien suscribe un documento en formato digital.

Es importante mencionar que algunos sellos digitales avanzados pueden incluir la verificación de identidad de la persona que firma el documento electrónico, y no solo los datos de la compañía responsable.

¿Cuáles son los elementos del sello digital?

Debe tener presente que, dependiendo de las leyes vigentes en cada país sobre seguridad informática, los elementos que conforman un sello digital pueden variar; sin embargo, en su mayoría presentan:

• Identificación de la persona jurídica.

• Fecha y hora de la creación del sello digital.

• Finalidad del sello.

Como fue mencionado previamente, los sellos digitales avanzados pueden incorporar la firma electrónica para identificar al responsable de suscribir el documento, como una medida adicional de seguridad para las partes involucradas en el trato.

En este sentido, todos los datos que forman parte del sello digital están vinculados entre sí, de manera que cualquier alteración posterior (o intento de modificación) será reconocido y detectado por peritos de la empresa. 

Al estar basados en sistemas criptográficos, los sellos digitales son más seguros que los sellos físicos tradicionales, ya que son difíciles de modificar, ofreciendo con ello mayor seguridad al usuario.

¿Para qué sirve un sello digital?

El sello digital sirve para identificar una persona jurídica en un documento electrónico, además de avalar la inviolabilidad de la información y los datos personales contenidos en el acuerdo o la factura.

Igualmente, permite hacer un seguimiento a los pormenores que rodearon la transacción como hora, fecha y responsable de la firma, en caso de que sea preciso realizar una auditoría de procesos.

El uso del sello digital por parte de las empresas redunda en:

• ahorro de tiempo;

• reducción de gastos de impresión, transporte y almacenamiento de documentos;

• automatización del flujo de trabajo;

• mejor posicionamiento en el mercado;

• reducción de errores;

• agilizar el envío de documentos en línea;

• brindar mayor seguridad a clientes y usuarios, dando validez legal a los documentos;

• cumplir con normativas locales sobre gestión digital de datos.

Cuando es indispensable contar con niveles más altos de seguridad, es posible incorporar al sello digital un sistema conocido como Certificado de Sello Digital (CSD), que en México es emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).