¡Descubre cómo proteger los datos personales de tus clientes!

Con la llegada de las tecnologías digitales, la inteligencia artificial y los datos masivos (o Big Data), aparecieron nuevas oportunidades para gestionar el vínculo con los clientes y optimizar la administración de los negocios.

En efecto, nunca antes las empresas tuvieron una capacidad tan grande de recopilación y almacenamiento de datos. Pero con estas oportunidades surgieron también nuevos riesgos, necesidades y desafíos, como la obligación de proteger los datos personales a nivel empresarial.

En ese sentido, al gestionar los datos de sus clientes, las empresas deben garantizar que estén seguros frente a incidentes de ciberseguridad, como también definir políticas de privacidad transparentes y éticas.

¿Quieres saber cómo proteger los datos personales en tu negocio? ¡En este artículo te lo contamos!

¿Por qué es importante proteger los datos personales? 

No hay dudas de que los datos se han convertido en un recurso valioso para los negocios, sobre todo en las áreas de marketing, ventas, recursos humanos o finanzas. 

Así, las empresas son responsables de gestionar cada vez más información de sus clientes, como su firma, teléfono o domicilio y, dependiendo el rubro, algunos datos sensibles como su situación patrimonial o estado de salud. 

En consecuencia, la privacidad y seguridad de la información se han convertido en factores determinantes en cuanto a la percepción que tienen los consumidores de una marca o empresa.

De hecho, según un estudio de la consultora KMPG, el 86% de los consumidores estadounidenses afirma estar preocupado por la privacidad de sus datos personales. Además, al 68% le preocupa el nivel de datos que recopilan las empresas, mientras que un 30% no está dispuesto a compartir información personal. 

¿Qué nos dicen estos datos? Pues que un incidente de ciberseguridad —como una filtración de datos— o una política de privacidad poco transparente pueden afectar negativamente la imagen de la empresa y repercutir en la confianza de los clientes. 

Protección de los datos personales en México

Proteger los datos personales de los clientes no solo es importante para construir un vínculo de confianza con ellos y potenciar la imagen de marca. Más allá de todo eso, en México se reconoce el derecho a la privacidad como un derecho constitucional.

En ese sentido, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares —o simplemente Ley de Protección de Datos— obliga a las empresas a gestionar los datos personales de forma adecuada y cumpliendo con determinadas normativas. 

Así, para gestionar los datos de los usuarios o consumidores, los negocios deben tener su consentimiento, así como cumplir con diversas obligaciones y estándares de privacidad. 

5 consejos para proteger los datos de tus clientes

¡Bien! Ya vimos por qué es importante que las empresas garanticen la protección de datos de sus clientes. Pero, ¿cómo implementar buenas prácticas de seguridad y privacidad? 

¡Veamos!

1. Diseña políticas de privacidad claras

Definir e informar las políticas de privacidad es uno de los aspectos clave a la hora de fomentar la transparencia. En tal sentido, los clientes tiene que poder conocer qué datos personales recopila la empresa, si los comparte con terceros, para qué y cómo los usa. 

Como vimos, este punto no solo favorece la confianza entre los consumidores, sino que además es un requisito a cumplir según la legislación vigente. 

La redacción de un documento claro y explícito le brinda a los usuarios toda la información relevante sobre la gestión de sus datos, y además deja asentado los lineamentos a seguir por parte de la empresa en cuanto a la recopilación de datos. 

2. Usa un almacenamiento seguro

Cuando un negocio recopila datos de sus clientes tiene la responsabilidad de resguardarlos frente a posibles vulneraciones de seguridad, como la pérdida, robo o fuga de información. 

Una buena opción es invertir en una herramienta que permita centralizar todos los datos disponibles, como un CRM o una solución de almacenamiento en la nube que cuente con buenas medidas de seguridad.

3. Prepara un plan de respuesta a incidentes

Según un informe de Kaspersky, en 2021 se registraron solo en México 299 intentos de ciberataques por minuto. Los ciberataques no solo aumentan año a año, sino que además se vuelven cada vez más complejos, poniendo en riesgo la estabilidad de las organizaciones y la información personal de los consumidores.

Por ello, es fundamental invertir esfuerzos en ciberseguridad, lo que implica hacer controles de seguridad para detectar, mitigar o responder a incidentes. 

En ese sentido, las empresas deben diseñar un plan de respuesta a incidentes o incident response que les permita minimizar el impacto de posibles ciberataques y proteger datos sensibles. 

Siguiendo el marco de referencia del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST), un programa de respuesta incluye las siguientes fases:

1. Preparación.

2. Detección y análisis de la amenaza.

3. Contención.

4. Erradicación.

5. Recuperación de los datos.

6. Informe y gestión de crisis.

4. Optimiza la gestión de datos

Implementar buenas prácticas de gestión de datos es una de las mejores formas de proteger la información de los clientes. En este punto, un aspecto clave consiste en capacitar al personal —sobre todo si trabajan bajo la modalidad home office— sobre el uso de contraseñas y redes seguras, así como acerca del phishing.

Por otro lado, reducir la cantidad de datos que se recopilan evitando almacenar información innecesaria para la empresa también permite optimizar la gestión de datos. 

5. Incorpora tecnologías confiables

Al adoptar una solución digital como una firma electrónica, un CRM o un ERP, es esencial asegurarse de que el proveedor de la tecnología brinde medidas de seguridad óptimas. En el caso de las firmas electrónicas, estas medidas tienen que incluir:

• Seguridad física: Protección contra malware y firewall de calidad comercial, entre otros.

• Seguridad de la plataforma: Cifrado de datos en tránsito y en reposo, transferencia de datos a través de HTTPS e infraestructura de clave pública (PKI).

• Certificaciones de seguridad: Cumplimiento de las regulaciones y estándares de la industria, como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), ISO 27001 e informes de cumplimiento SOC 1 y 2.

¡Hasta aquí llegamos! ¿Quieres gestionar tus contratos de una forma segura y eficiente? ¡Te invitamos a probar Docusign de manera gratuita!