Legalidad: retos para que tu empresa cumpla las leyes

La cultura de la legalidad consiste en un proceso antagónico a la corrupción e impunidad por lo que se posiciona como una herramienta promotora de la justicia. Pero, en esencia, ¿en qué consiste la legalidad y por qué es tan importante para la sociedad?

Cumplir las disposiciones de ley no configura una alternativa, sino una obligación tanto para los entes públicos como privados.

Al actuar de acuerdo con las normas y leyes escritas, promovemos la armonía social, evitando así situaciones que puedan afectar las relaciones y sobre todo, dañar los derechos básicos de los seres humanos. ¿Quieres conocer más sobre el concepto de legalidad?

A lo largo del post, centramos nuestra atención en los siguientes temas:

• ¿Qué es la legalidad?

• ¿En qué consiste la legalidad en los negocios?

• Estos son los 4 roles del principio de legalidad que debes conocer.

• 5 retos empresariales de compliance más importantes en México.

• 4 ventajas de tener una infraestructura empresarial adaptada a la leyes.

¡Aprovecha la oportunidad para expandir tus conocimientos!

¿Qué es la legalidad?

La expresión “legalidad” deriva de “legal”, significa entonces la característica de lo que se encuentra en conformidad con la ley. Así pues, toda acción creada a tenor de la legislación presenta a la legalidad como característica.

La primacía de la ley, también conocida como principio de legalidad, puede definirse como la prevalencia de las leyes ante cualquier tipo de situación.

Dicho de otra forma, es poner a la ley en el primer plano y desarrollar acciones, estrategias o medidas de acuerdo con sus disposiciones.

Seguir rigurosamente el marco de la ley, elimina, o en su defecto, minimiza la probabilidad de corrupción, incumplimiento, fraudes e injusticias. ¡Y esto se extiende desde el ámbito público al privado!

Por ejemplo, atender las normativas de modo expreso evita poner en marcha actitudes que reflejen una atención especial hacia una determinada persona, mientras que otro individuo se sienta excluido o discriminado.

Esta situación permite entender el concepto bajo un enfoque práctico: si queremos vivir en una sociedad más justa e igualitaria, necesitamos actuar acorde con las leyes escritas y nadie debe oponerse a sus contenidos. 

Al respetarlos, nos colocamos en una posición legal e incorporamos la característica de legalidad. 

¿En qué consiste la legalidad en los negocios?

Como señalamos supra, la legalidad juega un rol muy importante tanto en el entorno público como privado pues salvaguarda a la sociedad de una serie de prácticas delictivas y discriminatorias.

En lo que se refiere al ambiente corporativo, fomentar la legalidad en las diferentes esferas fortalece la empresa, pues:

• Potencializa la responsabilidad de los colaboradores;

• refuerza la construcción de un clima armónico y cordial;

• optimiza la imagen y reputación de la empresa en el mercado;

• mejora las oportunidades de negocio.

¡Y todo esto conlleva a su desarrollo y crecimiento en el mercado de una forma sostenible!

Al conocer las disposiciones legales que rigen su actividad así como las prácticas de gestión de talentos, las organizaciones pueden mantenerse activas asegurando de esta manera, su continuidad.

Asimismo, debemos observar que las organizaciones estructuran sus propias políticas incluyendo normas que consideran relevantes dada su realidad y visión de futuro, y respetando las leyes escritas supremas.

La estructuración del marco interno tiene como objetivo que los colaboradores actúen de acuerdo con las particularidades de la organización y prioricen el bien común. Por lo que al cumplir estas disposiciones, tienden a presentar una postura legal y en conformidad con las normas escritas.

Pero, ¿la relevancia de la legalidad en las empresas se limita a su realidad interna?

Es importante señalar que, todas las acciones que expanden la conciencia acerca de la legalidad en las empresas, repercuten favorablemente en la sociedad.

Tanto es así que, México Unido Contra la Delincuencia, MUCD, desarrolló un programa de cultura de legalidad en el medio organizacional cuyo principal objetivo es estructurar y fortalecer poderosos pilares para la conformidad legal:

• respeto a la norma;

• rechazo a corrupción y a la ilegalidad;

• manifestación de un comportamiento ético considerando el marco normativo, la política corporativa y, por supuesto, el código de ética.

Por lo tanto, el incentivo a la legalidad en las empresas es un aspecto fundamental para que las personas adopten cada vez más comportamientos, actitudes y acciones legales tanto dentro como fuera del perímetro corporativo.

¿Qué es el compliance y cuál es su importancia?

¿Sabías que existe una relación muy estrecha entre los conceptos de legalidad y compliance? 

En términos generales, podemos decir que el compliance es un mecanismo clave para asegurar la legalidad. Pero, antes de vincular estos procesos, es indispensable tener clara la definición e importancia del compliance para las empresas.

Conocido en español como cumplimiento, el compliance consiste en un conjunto de estrategias, prácticas y procedimientos que identifican y clasifican los riesgos, tanto operativos como legales, que una empresa puede enfrentar. ¡Esto no es todo!

El compliance no solo verifica riesgos potenciales, sino que también estructura acciones de prevención, administración, control y/o reacción que permitan a la empresa enfrentarlos enfocando así, en la continuidad del negocio.

Hoy en día, el compliance se ha convertido en un proceso obligatorio en todas las organizaciones especialmente por la evolución en el marco legal internacional y de la globalización. 

Para poder cerrar tratos y asociarse con otras empresas, los negocios deben ajustar sus estructuras y estrategias internas atendiendo las exigencias y el marco normativo nacional y global —en el caso que deseen expandir sus operaciones a mercados internacionales.

Vale la pena señalar que el compliance no es un concepto nuevo. Como dijimos supra, en los últimos años, hemos presenciado un incremento importante en su uso en virtud de la evolución de las normativas internacionales. 

Sin embargo, ¡esta no es la única razón!

El incremento de la cultura de compliance en los negocios modernos también es el resultado del endurecimiento de las sanciones por incumplimiento, acarreando así la necesidad de estructurar medidas de prevención y enfrentamiento más efectivas.

Bajo la perspectiva legal, dejar de atender alguna ley o negligenciar una norma puede impactar los negocios de diferentes maneras como generar multas y sanciones financieras o, en los casos más graves, cerrar las puertas de un negocio.

Para que esto no ocurra, el compliance debe caminar de la mano con la legalidad.

Cuando implementamos medidas de cumplimiento que resaltan la necesidad de cumplir las leyes y atender las disposiciones de los entes reguladores del rubro, disminuimos la probabilidad de caer en trampas que conlleven a la falta de legalidad.

Es un hecho que asegurar el buen cumplimiento es un gran desafío debido a la cantidad de actividades que implica, no obstante, gracias a la transformación digital, podemos automatizar muchísimas tareas y así, asegurar que las leyes emergentes se atiendan en tiempo y forma.

Entre las herramientas más útiles para hacer cumplir las normas, asegurando la legalidad de los procesos en los negocios, destacamos la firma electrónica. 

Al disponer de este recurso para firmar documentos en línea asociado con un software de gestión documental, la empresa agiliza el envío de contratos firmados a los órganos reguladores y, por consiguiente, garantiza el cumplimiento del marco legal vigente.

¿Qué significa tener una cultura de legalidad?

Hasta el momento hemos hablado del concepto de legalidad y de compliance, así como del estrecho vínculo entre ambos. 

Ahora, ha llegado el momento de ahondar nuestro estudio y fortalecer aún más la relación entre dichos conceptos abordando la esencia de la cultura de legalidad.

Definimos a la cultura de legalidad como un conjunto de normas, valores, creencias y acciones cuyo objetivo principal es estimular a que las personas no solo crean, sino también confíen y defiendan el Estado de Derecho. 

De modo que se posicionen contrarias a cualquier práctica o estrategia que incentive la ilegalidad como es el caso del incumplimiento. 

En líneas generales, la cultura de legalidad sirve como criterio para verificar el grado de respeto, apego y cumplimiento de las leyes, tanto por parte de los aplicadores como de los destinatarios.

Es importante señalar que consiste en una dinámica de regulación individual y social que demanda de los ciudadanos la definición de una relación armoniosa entre el respeto a las leyes, a las tradiciones y aspectos culturales, así como a las convicciones morales.

Aplicada al mundo de los negocios, la cultura de legalidad mantiene su esencia por lo que configura la continuidad del movimiento que rechaza las posturas, comportamientos y acciones ilegales y habilita la cultura de la denuncia ante cualquier acto considerado como una falta a la legalidad.

Al fomentar el cumplimiento a las leyes y a las normas internas de la organización, automáticamente se posiciona como un mecanismo promotor de un clima laboral cordial, seguro y fundamentado en valores y principios importantes para la buena convivencia.

Así pues, en términos corporativos, la cultura de la legalidad se refleja en el incremento de la civilidad y seguridad, promoción de los Derechos Humanos y estímulo a la paz.

4 roles del principio de legalidad que debes conocer

De acuerdo con la acepción jurídica más aceptada, el principio de legalidad requiere que todos los órganos gubernamentales presten atención y atiendan a rigor al Derecho. 

De esta manera, todos los actos, procedimientos y estrategias jurídicas puestas en marcha por las autoridades del Estado mexicano deben apoyarse estrictamente en las normas legales. Estas, a su vez, necesitan estar en conformidad con lo expuesto en la Constitución.

Pero, ¡atención! La prevalencia de la ley ante cualquier acto, lógicamente, no se limita al medio público por lo que todos los ciudadanos están sometidos a las normas legales y solo pueden hacer lo que está de acuerdo con sus directrices.

Así, consideramos a este principio como una garantía de la seguridad jurídica que puede desplegarse por todo el sistema, sin embargo, presenta mayor relevancia en los ámbitos administrativo, penal y tributario.

A continuación, presentamos los 4 roles del principio de legalidad que debes tener en cuenta:

Ordenamiento jurídico

El principio de legalidad en conjunto con otros principios generales son las bases de las normas. De hecho, estos principios tienen primacía ante otras vertientes de derecho y configuran el fundamento del Derecho Positivo.

Entre sus funciones más relevantes, destacamos:

• Protege los derechos fundamentales;

• aporta supremacía constitucional;

• articula las fuentes de derecho;

• se complementa con los principios de publicidad de las normas, jerarquía normativa, seguridad jurídica e irretroactividad.

Administrativo

Según este principio, la Administración debe restringirse a la jerarquía del ordenamiento jurídico.

Entre las funciones del principio de legalidad en el entorno del derecho administrativo, priorizamos su poder sancionador. Esto quiere decir que la Administración Pública solo puede aplicar sanciones previstas por ley.

Además, vale la pena señalar que el principio de legalidad debe actuar en conjunto con el principio de interés general y de división de poderes.

En lo concerniente al primero, determina que el interés público —también conocido como público— debe sobreponerse al interés privado.

En cuanto al segundo, establece que el poder público se distribuye en diferentes órganos con funciones limitadas y específicas para cada uno.

Asimismo, la Administración puede dictar sus normas desde que se encuentren dentro de los límites legales.

Penal

De acuerdo con el principio de legalidad aplicado al Derecho Penal, todos los delitos deben presentar una pena específica. no es posible aplicar una pena que no esté prevista por la norma legal.

Por lo tanto, si una pena no está prevista por la ley, no puede aplicarse y tampoco es posible imponer una pena sin considerar un juicio previo.

Como ves, este principio guía diversas garantías del sistema judicial en el entorno penal.

Tributario

En el contexto tributario, la legalidad se conoce como reserva de ley que nada más es que una agrupación de disposiciones reguladas por los parlamentos.

Bajo este sistema, la legalidad opera con los principios de equidad y proporcionalidad. Así pues, los tributos solo pueden fijarse si están previstos por ley convirtiéndose así, en un límite real de potestad tributaria.

En el caso del derecho de propiedad, el principio de legalidad debe aliarse al de no confiscatoriedad, dado que el tamaño del patrimonio necesita estar dentro de los límites considerados como razonables.

5 retos empresariales de compliance más importantes en México

Mediante el compliance, la empresa refuerza su compromiso con la ética y transparencia ante sus diferentes públicos.

Sin embargo, para alcanzar un excelente nivel de cumplimiento y, por ende, de reconocimiento, es esencial saber lidiar con los posibles obstáculos anticipándose a los hechos en aras de planificar y estructurar medidas preventivas y de enfrentamiento.

A continuación, te brindamos una lista con los 5 principales desafíos de cumplimiento en empresas mexicanas:

1. Dificultad para gestionar riesgos

Más allá de definir un robusto programa de compliance, es imprescindible ejecutarlo prestando atención en todos los puntos, caso contrario abrimos brechas para posibles problemas.

O sea, en términos de compliance, la negligencia puede acarrear serias consecuencias ya sean multas, advertencias, daños a la reputación o sanciones más rígidas como el cierre temporario del negocio.

Para superar este desafío y asegurar el cumplimiento, es necesario conocer muy bien a la empresa, así como las leyes que rigen su actividad. 

Asimismo, debemos contar con el apoyo de tecnologías que permitan optimizar el cumplimiento con terceros como es el caso de los software de firma electrónica.

Como mencionamos en otra parte de nuestro post, este tipo de herramienta facilita la aceptación de tratos y el cierre de negocios permitiendo a los involucrados firmar los documentos dondequiera que se encuentren y en el momento que necesiten.

2. Falta de recursos para implementar un sector con profesionales expertos

Este es un reto que afecta en gran medida a las micro y pequeñas organizaciones, pues la mayor parte de los empresarios y gestores creen que la estructuración de un programa de compliance requiere una poderosa inversión en profesionales expertos y herramientas sofisticadas.

Sin embargo, ¡esta es una creencia que debe ser desmitificada!

En la actualidad, todas las organizaciones pueden contar con una sólida política de cumplimiento, pues los costos con la creación del programa suelen ser proporcionales a la demanda del negocio. Y la razón es bastante obvia.

La demanda de las grandes empresas en términos de cumplimiento es mayor porque el trabajo interno derivado de la difusión de la política, así como del entrenamiento, monitoreo y control involucra a un mayor contingente de trabajadores.

Por otro lado, las pequeñas empresas pueden desarrollar su programa de compliance ajustando las normas acorde con su realidad. 

Así, las actividades inherentes a la planificación, difusión y monitoreo pueden llevarse a cabo contando con el apoyo de solamente un individuo, ya sea colaborador o tercerizado.

3. Equipo poco comprometido

Podemos diseñar un programa de compliance fabuloso y sumamente efectivo en la teoría que, si no contamos con el apoyo de los colaboradores, moriremos en el intento.

Independientemente del tamaño del negocio, para que un programa de compliance sea eficaz, es fundamental que todos los integrantes del plantel se comprometan no solo en poner en marcha las orientaciones, sino también en alcanzar buenos resultados.

Para eso, es necesario involucrar los liderazgos e incentivarlos a que sirvan como ejemplo adoptando posturas y comportamientos orientados al cumplimiento, al respeto a las leyes y a la difusión de la política interna.

4. Deficiencias en el monitoreo del trabajo

En medianas y grandes compañías, es común que el sector de compliance presente ciertos problemas para monitorear la adhesión del equipo en virtud de su gran demanda de trabajo.

Al fallar el control, el programa puede no solo perder su efectividad, sino también presentar brechas, lo que conlleva a un riesgo potencial de incumplimiento de una determinada ley.

Para evitar este tipo de inconsistencia, lo ideal es hacer evaluaciones periódicas y contratar auditores para verificar el nivel de compromiso del personal, así como los resultados de las acciones ejecutadas hasta el momento de la intervención.

5. Problemas en el canal de denuncias

Otro gran desafío para la excelencia del compliance en las organizaciones radica en la seguridad del canal de denuncias. 

Al presentar problemas, reduce la confiabilidad de las acciones ante los colaboradores y esto se potencializa cuando las fallas implican la identificación del denunciante.

Por lo tanto, para mantener una plataforma activa y orientada a la prevención y combate de irregularidades, es imprescindible adoptar medidas que garanticen el anonimato de los involucrados en la denuncia no solo durante la investigación, sino también posteriormente a la definición de las sanciones.

Ventajas de tener una infraestructura empresarial adaptada a la leyes

Una de las formas más efectivas de minimizar la corrupción, el fraude y los delitos en las organizaciones es estimular a los trabajadores a interiorizar los principios de integridad, transparencia y legalidad.

En cuanto a esta última, potencializar el cumplimiento de las normativas legales impacta positivamente en diferentes sectores corporativos.

En las próximas líneas, presentamos una lista con algunas de sus principales contribuciones:

1. Aumenta el volumen de ventas

Hoy en día, cada vez más consumidores tanto corporativos como finales priorizan a las organizaciones que promueven el desarrollo sostenible, son transparentes con su público y cumplen las leyes.

Por lo tanto, actuar de modo alineado con el marco legal mejora la imagen y la reputación de la empresa en el mercado. Consecuentemente, genera más oportunidades de negocio e impulsa las ventas.

2. Reduce los costos

El incumplimiento puede acarrear costos expresivos con multas y otras sanciones financieras. 

Cuando la empresa prioriza el compliance y mantenerse al día con cuestiones de legalidad, disminuye sensiblemente la probabilidad de responder económicamente por sus fallas de compliance.

3. Disminuye las demandas legales

Además de los costos añadidos, no cumplir con las leyes puede ocasionar demandas contra la empresa. 

Para evitarlas, nada más efectivo que conocer a detalle el marco normativo que regula las actividades del rubro y la política de compliance corporativo. 

Así, podrás actuar acorde con la ley rindiendo cuentas a los órganos reguladores y minimizar la incidencia de conflictos judiciales y legales.

4. Ventaja competitiva

Ejecutar acciones en conformidad con las leyes proporciona una poderosa ventaja competitiva. Y esto es el resultado de los 3 diferenciales señalados anteriormente.

Al aumentar las ventas, reducir los costos y las demandas legales, la empresa logra destacarse de la competencia principalmente si el rubro se caracteriza por ser comercialmente conflictivo, ya sea por la pluralidad de productos o el nivel de exigencia de los clientes en cuanto a calidad y transparencia.

¡Hemos finalizado!

Como compruebas, la legalidad es un proceso que no debe negligenciar pues impacta directamente en el potencial de una empresa en el mercado. 

Actualmente, abrir una brecha en el ámbito legal puede costar la continuidad del negocio.

Así que, evita problemas cuidando del área de cumplimiento de la misma manera que priorizar el sector financiero porque ambos son relevantes para optimizar los ingresos y generar más ganancias. 

Si te ha gustado conocer más sobre legalidad leyendo este artículo, es posible que quieras obtener información sobre las mejores alternativas para mantenerte al día con la gestión de contratos.

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