¿Cómo la tecnología evita los fraudes en contratos electrónicos?

Debido a la globalización cada vez son más utilizados y necesarios los contratos electrónicos. Sin embargo, una de las principales preocupaciones de muchas empresas es la posibilidad de sufrir un fraude al utilizar el medio digital para firmar. Cabe destacar que esto está muy lejos de la realidad.

Gracias al uso de tecnologías de seguridad, los fraudes en contratos electrónicos son casi nulos, e incluso existe mayor protección firmando electrónicamente que de manera manual.

En este artículo, analizamos las soluciones de seguridad, así como las herramientas de verificación disponibles que la tecnología trae consigo para neutralizar los fraudes en este tipo de contratos.

¡Comencemos!

Seguridad en la firma de un contrato electrónico

En la actualidad, existen muchas herramientas que ofrecen la firma de contratos de manera electrónica. Estas, cuentan con varias capas de seguridad para garantizar la integridad de la información y la identidad de todos los firmantes.

Al elegir a tu proveedor, adopta una solución que sea realmente confiable y que se adapte a las necesidades de la organización.

Para evitar el fraude, dicha herramienta debe contar con lo siguiente:

• Ampliar la visibilidad del estado del contrato: Y es que lo más recurrente es que los contratos requieran la aprobación de múltiples firmantes, y como es bien sabido, gestionar todo este proceso en físico es bastante complejo. Es por esto que la tecnología ha permitido hacer el seguimiento del estado de la ejecución de un acuerdo, asegurando además que este sea enviado, recibido y firmado por todos los involucrados.

• Aplicabilidad jurídica de las evidencias de firma: Esto significa que la herramienta tecnológica adecuada puede ayudar a resolver este problema, ya que permite compilar un historial completo de la transacción de la firma; de esta manera, se podrá auditar la transacción con datos e información crítica requerida por la corte.

En otras palabras, una herramienta adecuada recaba información necesaria como lo es: la fecha y hora de la firma, la dirección IP del firmante, entre otros.

Factores de autenticación

Otra de las formas en las que la tecnología evita el fraude electrónico es a través del uso de factores de autenticación.

Con el uso de estos procedimientos se confirma que el firmante sea la persona que manifiesta ser y que el acuerdo firmado es legítimo.

Ahora bien, para verificar correctamente a un firmante, existen diferentes formas que son usadas por las compañías confiables de firmas electrónicas, como lo son:

• Nombre completo de la persona que firma;

• Cargo o puesto de esta persona dentro de una empresa;

• Marca de agua o sello en la firma;

• Hora y fecha de firma.

SSO

Además de usar una herramienta segura, la tecnología nos permite utilizar un servicio de credenciales de inicio de sesión único (SSO); con ello es posible centralizar las credenciales de diferentes sistemas y acceder a ellas.

Verificación de identidad

Otro aspecto positivo del uso de la tecnología para la firma de contratos es que permite utilizar diversas formas de verificación. Entre las cuales están:

• Mensaje de texto (SMS): Con este nos aseguramos de la identidad del firmante, ya que se envía por mensaje de texto (SMS) un token, el cual se deberá ingresar a la página del prestador del servicio de contratos para continuar con la transacción.

• Correo electrónico: Mientras está el proceso de firma es posible enviar al firmante un enlace a su email para culminar la transacción.

• Preguntas de seguridad: Consiste en realizarle al firmante diversas preguntas, cuya respuesta solo conoce el firmante y la empresa en cuestión. Por ejemplo, su dirección, identificación de empleado, número de póliza de seguros, entre otras.

• Datos biométricos: Consiste en el reconocimiento facial a través de selfies o por el reconocimiento de huellas dactilares al momento de ejecutar la transacción.

Certificados digitales

Otra manera de evitar el fraude es contando con un certificado digital, el cual es emitido por el proveedor de servicios de certificación. Este, además, estaría acreditado por la Secretaría de Economía.

Adicionalmente, la tecnología nos permite conocer cuáles proveedores cumplen con los requisitos y la normativa de seguridad más exigente solicitada tanto por Europa como de los Estados Unidos, y además confirmar que cumplan con los estándares de seguridad en el país de la firma.

Implementa certificados SSL 

La tecnología posibilita implementar certificados SSL, los cuales básicamente son estándares de seguridad a nivel global.

Estos se encargan de cifrar la información entre el servidor web y un navegador de tal forma que se pueda establecer un intercambio privado y seguro de la información; disminuyendo así el fraude y/o el robo de datos confidenciales.

Sello digital

Posterior a completar el proceso de firma, la tecnología permite que los documentos se sellen de modo digital a través de la infraestructura de clave pública (PKI).

Con ello, se indica que la firma electrónica es completamente válida y que el documento no se ha alterado ni manipulado desde la fecha de dicha firma.

¡Esto es todo!

¡Muy bien! Ya conoce cómo la tecnología puede eficientizar, mejorar y asegurar la firma de contratos electrónicos.

Estas soluciones, contando con todos estos métodos de seguridad, pueden utilizarse para todo tipo de acuerdos, tales como:

• Compra y venta de bienes;

• Acuerdos comerciales;

• Acuerdos de contratación de servicios;

• Acuerdos de contratación de empleados;

• entre otros.

Dada la importancia de estos documentos, por la información confidencial que se maneja en ellos, es necesario contratar proveedores confiables y que cuenten con experiencia, calidad, seguridad y una protección sólida.

Por otro lado, es necesario mencionar que en la actualidad la firma electrónica está cambiando la forma de hacer negocios, posibilitando más aún la globalización. Dado que permite el envío y gestión de documentos desde cualquier dispositivo y con total confianza; lo que la hace ideal para organizaciones de todos los tamaños y alrededor del mundo.

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