Enunciado de trabajo (SOW): en qué consiste y cómo se realiza

Uno de los recursos utilizados para la gestión de proyectos exitosos es el enunciado de trabajo (SOW), el cual facilita la comprensión entre las partes involucradas y el seguimiento de las actividades de ejecución.

En la planificación del proyecto, la firma del SOW sucede al contrato maestro de servicios (MSA), entonces ¿cuál es la importancia de este documento y en qué contexto es necesario?

¿Qué es un enunciado de trabajo (SOW)?

El enunciado de trabajo (SOW) es un documento que describe con precisión los objetivos, entregables, plazos, responsabilidades y presupuesto de un determinado proyecto o contrato de servicios entre un cliente y un proveedor.

La sigla SOW está formada por las letras iniciales de las palabras inglesas Statement of Work, traducido al español como declaración de trabajo o enunciado de trabajo. Es importante no confundir este término con Scope of Work (alcance de trabajo).

Al igual que Statement of Work, Scope of Work emplea la sigla SOW. Sin embargo, Scope of Work hace referencia al apartado del enunciado de trabajo dedicado a definir los límites del proyecto, es decir, cómo se cumplirán los objetivos.

Otro elemento asociado con el enunciado de trabajo es Master Service Agreement, también llamado contrato maestro de servicios o MSA por sus siglas en inglés: un acuerdo que establece los términos generales de la relación comercial entre cliente y proveedor.

En este sentido, mientras que el SOW está enfocado en los detalles de un proyecto específico, el MSA comprende aspectos globales del trato entre las partes, como la confidencialidad o la exclusividad. 

Generalmente, el SOW es suscrito después del MSA y, al igual que el MSA y otros contratos importantes para las empresas. El documento puede generarse, negociarse, firmarse, almacenarse y gestionarse mediante una solución de ciclo de vida de los contratos o Contract Lifecycle Management (CLM).

Tipos de enunciado de trabajo SOW

Existen diferentes categorías de enunciados de trabajo (SOW) que pueden dividirse según su enfoque, objetivo o área de actividad. No obstante, la clasificación más extendida agrupa estos documentos en SOW y CSOW.

SOW o declaración de trabajo del proyecto

Este presenta una descripción detallada de los productos y servicios que generará el proyecto, sus criterios de aceptación y presupuesto, entre otras condiciones específicas.

El SOW puede ser proporcionado por el cliente en su propuesta o contrato (proyecto externo), o creado dentro de la propia compañía para propósitos internos, considerando los recursos disponibles y las necesidades de la organización. 

CSOW o enunciado de trabajo contractual del proyecto  

Por otra parte, el CSOW o enunciado de trabajo contractual del proyecto (Contractor Statement of Work) alude a productos y servicios que se pretende adquirir de proveedores externos, con capacidad para elaborarlos. 

También es importante añadir que los SOW también pueden ser clasificados según:

• Diseño/ detalle: resalta los requisitos y la ejecución del proyecto.

• Esfuerzo/ tiempo y materiales/ tasa unitaria: destaca tareas, materiales y cronogramas.

• General: énfasis en los resultados.

Casos de uso de un SOW

El enunciado de trabajo (SOW) es un instrumento de gran versatilidad que es posible utilizar en diferentes casos, principalmente en:

• Contratación de servicios proporcionados por terceros.

• Celebración de acuerdos entre departamentos de la misma empresa.

• Ejecución de proyectos en conjunto con otras organizaciones.

• Presentación de una propuesta de contrato o servicios.

• Enumeración de los términos y condiciones de un proyecto.

• Descripción de los límites/ resultados de un proyecto.

Los documentos SOW no están restringidos a un solo ámbito y pueden usarse en la gestión de proyectos de marketing, investigaciones, desarrollo de softwares y soluciones digitales, construcción, tecnología y actividades científicas, entre otras áreas.

La importancia del enunciado de trabajo (SOW) radica en que permite identificar con precisión los detalles del proyecto y los resultados esperados, además de facilitar el seguimiento de las diferentes etapas y la comunicación entre las partes.

¿Quién genera el enunciado de trabajo (SOW)?

Como señalamos previamente, el enunciado de trabajo (SOW) es generado por el cliente, el proveedor, los representantes de la empresa, los comisionados de los departamentos involucrados o el Project Manager (gestor de proyectos), de acuerdo con las circunstancias.

El proceso de elaboración del SOW puede ser tradicional, mediante la creación de sucesivos borradores, o empleando formatos prediseñados (plantillas) habilitados para ser autenticados con firma electrónica.

Los procesos automatizados permiten generar formularios con campos configurables, ahorrando tiempo y recursos a los participantes del proyecto, minimizando la posibilidad de errores y ofreciendo mayores controles de seguridad.

Elementos que conforman un enunciado de trabajo (SOW)

Si bien puede haber diferencias según el objetivo del documento, comúnmente el enunciado de trabajo (SOW) consta de 4 elementos fundamentales:

• Propósito del proyecto (resumen).

• Sección de gobernanza (criterios de aprobación).

• Alcance del proyecto (entregables, responsables, costos).

• Cronograma.

La descripción del proyecto y su propósito debe ser clara y concisa para evitar errores de interpretación entre las partes. Igualmente, es preciso especificar las tareas indispensables para la creación de los entregables, en los periodos señalados.

Los materiales o recursos aportados por los participantes también serán reseñados, de la misma forma que la metodología para la gestión del proyecto, la información sobre pagos y beneficios, antecedentes, estándares y dónde tendrán lugar las actividades.

¿Cómo generar un SOW con Docusign?

Como mencionamos, una de las maneras de crear un enunciado de trabajo (SOW) con rapidez es usando formatos prediseñados con campos configurables (plantillas). 

Con Docusign podrás generar tus propios formularios validados por firma electrónica y organizar una biblioteca con modelos de contratos y otros documentos de interés empresarial. 

En Docusign eSignature, el enunciado de trabajo (SOW) puede ser cargado en la plataforma para envío directamente por el usuario o desde tu computador o servicios de almacenamiento en la nube.

Añade los campos que consideres necesarios para completar los datos del SOW (entregables, plazos, alcance), sin olvidar la identificación de los signatarios y el área destinada a las firmas.

Una vez completado este paso, puedes remitir el documento para su revisión y firma. Docusign ofrece opciones de revisión directamente en eSignature o en CLM, como comentarios, inclusión de tareas y opciones de colaboración para las partes internas y externas. En todo momento, tendrás la posibilidad de comprobar su estado, enviar recordatorios y puedes guardar una copia después de firmar.  

Como ves, un enunciado de trabajo (SOW) favorece la transparencia en los procesos, simplifica la distribución de tareas, agiliza la ejecución de proyectos de gran complejidad y evita la confusión entre los participantes.

Ahora que conoces más sobre la importancia del enunciado de trabajo (SOW), ¿te gustaría incorporarlo de forma eficiente a tus proyectos? ¡Automatiza y saca el mayor partido de este instrumento con la prueba gratis de Docusign!