Fases del ciclo de vida de los datos: ¿por qué es tan importante conocerlas?

La gestión del ciclo de vida de datos es cada vez más importante desde la explosión del big data, el desarrollo continuo del Internet de las Cosas —IoT— y novedosas herramientas como la firma electrónica.

Un número cada vez mayor de dispositivos en todo el mundo genera enormes volúmenes de datos; la supervisión adecuada de estos a lo largo de su utilidad es esencial para optimizar su utilidad y minimizar la tasa de errores.

Finalmente, archivar o eliminarlos al final de su trayectoria es, de hecho, una de las prácticas clave para cerrar este proceso.

Sigue leyendo hasta el final este contenido donde conversaremos más sobre el ciclo de vida de datos, sus respectivas fases y por qué es valioso para tu negocio.

Ciclo de vida de datos: ¿Qué es?

El ciclo de vida de datos, también denominado “ciclo de vida de la información”; se refiere al período completo en que los datos existen en nuestro sistema. Esto abarca todas las etapas por las que pasan, desde la primera captura en adelante.

Si tomamos por un momento el ejemplo de las ciencias de la vida, todo ser vivo atraviesa una serie de fases: la infancia, período de crecimiento y desarrollo, edad adulta productiva y la vejez, ¿no es cierto?

Al llevarlo al ámbito de transformación digital de los negocios, se trata de la secuencia de etapas que atraviesa una unidad particular de datos desde su generación o captura inicial, hasta su eventual archivo y/o eliminación al final de su vida útil.

5 etapas del ciclo de vida de datos

La gestión del ciclo de vida de los datos es un proceso que ayuda a las organizaciones a mejorar el manejo del flujo de información a lo largo de su recorrido. Si bien existen muchas interpretaciones sobre las fases por las que pasan, podemos resumirlas de la siguiente manera:

1. Creación de datos

Como comentamos algunos párrafos atrás, la primera etapa del ciclo de vida de datos es la creación o captura de los mismos. Esta información puede tener muchas formas como, por ejemplo, PDF, JPG, documento de Word, entre otros.

Estos pueden ser generados por la empresa de alguna de estas 3 formas:

• Adquisición de datos: son aquellos que se han producido fuera y fueron comprados por la empresa.

• Entrada de datos: es un modo manual de nueva data por parte del personal interno del negocio.

• Captura de datos: son creados por dispositivos utilizados en varios de los procesos empresariales.

2. Almacenamiento

Una vez producidos los datos, es necesario almacenarlos y protegerlos con el nivel adecuado de seguridad. También se debe implementar un sólido proceso de respaldo y recuperación para garantizar su retención.

3. Uso

Durante la fase de uso del ciclo de vida de datos, deben ser utilizados para respaldar las actividades de la empresa; estos se pueden ver, procesar, modificar y guardar.

Hay que mantener una pista de auditoría para toda la información crítica y así asegurar que todas las modificaciones sean completamente rastreables. Asimismo, pueden estar disponibles para compartir tanto interdepartamental como interesados internos, ya sean clientes o proveedores.

4. Archivo

El archivo no es más que la copia de datos a un entorno donde son guardados en caso de que sean necesitados nuevamente en un sitio de producción activa o su respectiva eliminación de estos espacios.

En definitiva, es un lugar donde se almacenan los datos, pero donde no se realiza ningún mantenimiento o uso general. De ser requerido, son restaurados donde se deban emplear.

5. Destrucción

El volumen de la información archivada crece inevitablemente y, si bien es posible que deseemos guardarlos para siempre, esto no es factible.

Los costos de almacenamiento y los problemas de cumplimiento ejercen presión para la destrucción de estos activos que ya no necesitamos. Esta depuración es la eliminación de cada copia de un elemento de datos de una empresa.

Por lo general, se ejecuta desde el archivado; el desafío de esta fase del ciclo de vida de datos es garantizar que se hayan destruido correctamente.

Antes de hacerlo, es indispensable asegurarse de que los elementos hayan superado el período de retención reglamentario requerido.

4 beneficios de una correcta gestión del ciclo de vida de datos

Tener un proceso de gestión del ciclo de vida de datos claramente definido y documentado es clave para garantizar que la gobernanza de datos se pueda llevar a cabo de forma eficaz dentro de la empresa.

Entre las principales 4 ventajas de esta práctica para las empresas encontramos:

1. Más compliance 

Algunos estándares de cumplimiento de la industria requieren que las empresas retengan los datos durante un lapso determinado; una vez que haya pasado este período mínimo, deberán continuar reteniendo los registros de auditoría hasta que se determine que ya no son necesarios para fines administrativos, legales u otros fines operativos.

En este caso, este proceso contribuye a que las empresas cumplan con las regulaciones, al mismo tiempo que satisface otras necesidades internas.

2. Exitosa gobernanza de datos

Para nadie es un secreto que actualmente las organizaciones dependen de los datos para mejorar sus operaciones comerciales y tomar decisiones informadas, de hecho, son su activo de mayor valor.

Una estrategia eficaz del ciclo de vida de datos hace que siempre estén disponibles, sean coherentes, fiables, seguros y legales.

3. Valor y eficiencia

Los datos juegan un papel crucial a la hora de impulsar las iniciativas estratégicas de una organización.

Teniendo esto en cuenta, es importante que las empresas se aseguren que su base de datos esté limpia, actualizada y sea auténtica; esto es justo el objetivo del ciclo de vida de datos.

4. Mayor protección de datos

Dado al panorama de amenazas cibernéticas que sufren las organizaciones, la seguridad de la información es la principal preocupación tanto para los líderes empresariales como para los profesionales del departamento de Tecnologías de la Información —IT—.

Implementar este método protege a los datos contra pérdida, eliminación, ciberataques, y más. Permite a las compañías definir cómo se tratan, utilizan, guardan y comparten.

En definitiva, esto contribuye a reducir el riesgo de filtraciones y previene el uso incorrecto e indebido.

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