Autenticación digital: entiende el concepto y la legislación

En las organizaciones, la autenticación de documentos configura un proceso esencial en pro de la veracidad, integridad, legalidad y privacidad de la información. 

Cerrar un negocio con un proveedor o con un cliente puede convertirse en un tremendo dolor de cabeza cuando no contamos con documentos probatorios que ratifiquen la relación comercial. Principalmente, si la otra parte es una completa desconocida.

Sin duda, en los negocios, no debes fiarte de nada ni de nadie sin contar con pruebas que certifiquen la relación y el cierre de un acuerdo, entre otras transacciones. Y es que, con el avance tecnológico y el amplio acceso a la información, los fraudes son cada vez más sofisticados y difíciles de identificar antes de que ocurran.

En estos casos, la autenticación es el recurso ideal para corroborar la integridad y la seguridad de los archivos. Cuando autenticadas, las piezas pueden presentarse ante los litigios afrontando la afirmación de una posible falsificación de firma. 

Pero, ¡esto es solo la punta del iceberg!

Recurrir a la autenticidad de los documentos como mecanismo probatorio es fundamental para aportar más seriedad a las negociaciones y a las prácticas comerciales.

¡Continúa leyendo para enterarte sobre el proceso!

¿Qué es la autenticación?

La autenticación consiste en la práctica de certificar alguna cosa. El verbo se refiere al proceso de corroborar la legalidad o autenticidad de un determinado documento, calificándolo como auténtico.

Pero, ¿qué es ser auténtico?

En líneas generales, decimos que alguna cosa es auténtica cuando se confirma su veracidad y seguridad. Al procedimiento que califica algo como auténtico, lo denominamos como autenticación.

Para garantizar que el usuario efectivamente sea quien dice ser, el sistema requiere la autenticación mediante diferentes medidas de seguridad, como la introducción de credenciales privadas o el reconocimiento biométrico.

En el caso de que el sistema o equipo ratifique la identidad de quien intenta acceder, el usuario obtiene una respuesta positiva y puede ejecutar las acciones que se ha propuesto. 

En el medio informático, la autenticación se vincula estrechamente con la constatación de la identidad digital de un usuario que trata de conectarse a un equipo, una base de datos o a un sistema específico. En la esfera legal, el concepto de autenticación es bastante similar: acción de verificar la identidad y la veracidad de una firma o un documento. 

Y si unimos los dos enfoques, ¿qué ocurre? ¡Sigue leyendo!

¿En qué consiste la autenticación digital?

Cuando enviamos contratos y archivos digitales con datos sensibles, es imprescindible garantizar la integridad de la información, principalmente para proteger la empresa y sus clientes. 

Las herramientas de autenticación han fomentado la detección de la veracidad de los documentos de manera sencilla, práctica y muy eficiente.

Teniendo en cuenta la definición, así como el enfoque informático y legal de autenticación, podemos decir que consiste en un recurso valioso cuyo principal objetivo es asegurar la identificación de los autores de un determinado registro hecho en línea. 

Esto es importante, pues los archivos enviados a través de Internet son susceptibles a fraudes o errores de identificación.

Así pues, el proceso de autenticación llevado a cabo en el entorno online permite identificar el autor y certificar que el tratado ha sido generado por una persona debidamente autorizada. Al mismo tiempo, evita alteraciones fraudulentas y preserva la integridad de la organización.

Otro aspecto muy importante es que la autenticación delimita el acceso a las piezas, fomentando así que solo los usuarios autorizados ingresen a los datos, hecho que confluye en un incremento significativo de la seguridad de la información.

Tipos de autenticación digital

Como estamos acostumbrados a que la mayor parte de los trámites de autenticación se realicen con el apoyo de un notario, entender el proceso digital puede ser un poco complicado.

Es un hecho que las tecnologías disruptivas han dado un giro de 180° a las actividades corporativas, y esto incluye la dinámica de autenticación de contratos. Pero, en esencia, ¿de qué manera podemos autenticar la identidad y la fiabilidad de un documento?

En términos prácticos, existen varias formas de autenticar un documento digital. A pesar de las diferencias puntuales, todas comparten la consideración de uno o más factores con la intención de garantizar la identidad y el acceso seguro, así como la integridad del archivo. 

Para que el proceso sea suficientemente seguro, se debe tener en cuenta 3 factores:

1. Autenticación por conocimientos

Este factor implica la solicitud, por parte del sistema, de alguna información que solamente el usuario conozca, como una contraseña, cuestionarios, número de ID o código PIN.

De este modo, el individuo que desea acceder a un determinado documento o archivo, debe mostrar que conoce y domina la información predeterminada.

Por la eficiencia y nivel de protección de datos, es el método más popular y relevante para los procesos de autenticación digital.

2. Autenticación por pertenencia

Al utilizar la autenticación por pertenencia, el lector necesita contar con un dispositivo autorizado para acceder a la información, como un teléfono móvil, tarjeta o token —dispositivo que genera contraseñas aleatorias por un periodo predeterminado.

3. Autenticación por características

La autenticación por características se está volviendo cada vez más popular.

Conocida como biometría, este método es extremadamente fiable y seguro, pues utiliza las características y particularidades físicas de un individuo para acceder a un cierto documento. 

A raíz de la democratización del acceso a las herramientas de punta, los diferentes mecanismos de biometría se han vuelto cada vez más accesibles y económicos. Entre los principales recursos de autenticación por características destacamos la impresión digital, el reconocimiento por voz y la identificación de iris.

Más allá de la autonomía y eficiencia individual de cada método, lo cierto es que este proceso aumenta su credibilidad cuando se usa en conjunto con otro tipo de autenticación. Incluso, este es el motivo que ampara la autenticación de 2 pasos o factores. 

Es imprescindible señalar que la autenticación digital puede llevarse a cabo a través de 4 variedades de sistemas:

Autenticación local

Atribuye a la aplicación la capacidad de almacenar las credenciales de los usuarios. 

A pesar de la eficiencia de este sistema, es posible que la información se comparta con otras aplicaciones, perjudicando así la seguridad del almacenamiento de las contraseñas. 

Esta situación hace que la autenticación local sea, de cierto modo, peligrosa.

Autenticación centralizada

Con ella, el usuario puede utilizar la misma credencial para acceder a varios servicios. Esto es posible porque, si las aplicaciones son diferentes entre sí, existe una proyección de interfaces capaz de soportar la interacción con un entorno central responsable por proveer la autenticación para el usuario.

La autenticación centralizada permite que el usuario acceda a llaves privadas y, consecuentemente, pueda firmar documentos en el entorno electrónico. 

Autenticación global

El sistema de autenticación global es considerado como el más seguro, pues permite emplear un conjunto de soluciones y servicios de seguridad e identificación digital.

Con la dinámica global, es necesario usar 2 factores para acceder a las funciones de la aplicación, así como para firmar los documentos.

Autenticación global centralizada

Esta infraestructura de autenticación posibilita la unificación de la información disponible, de modo que el usuario puede acceder rápidamente a los servicios específicos que necesita.

Formas de autenticación más comunes

Después de conocer las generalidades de la autenticación y aspectos clave de su versión digital, sigamos profundizando el tema ahora abordando las formas más comunes de autenticar documentos en el medio en línea.

1. Código de acceso

Consiste en una de las formas de acceso más comunes. Para tener éxito en el intento, el usuario debe tener un login y contraseña preferentemente fuertes que incluya números, letras y caracteres especiales. Asimismo, es importante que la clave cuente con al menos una letra mayúscula, pues esto potencializa su seguridad.

2. Autenticación por SMS

Al aplicar este formato de autenticación, el sistema exige que el usuario ingrese el código enviado por SMS al teléfono que añadió en su registro.

Funciona de la siguiente manera: el usuario recibe un código vía celular y, luego, lo apunta en la plataforma o en el sitio web en el que intenta acceder. La fiabilidad del trámite deriva del hecho de que este código puede emplearse tan solo una vez.

3. Autenticación telefónica

La autenticación vía teléfono es sumamente segura y práctica. En este formato, el sistema dicta la contraseña al usuario por medio de una llamada telefónica. 

De la misma manera que el mecanismo anterior, el código del sistema puede emplearse solamente una vez y no es accesible a las personas no autorizadas.

4. Datos biométricos

Como señalamos en el apartado anterior, la biometría, también denominada como datos biométricos, consiste en el reconocimiento de las peculiaridades fisiológicas. 

Cada ser humano presenta características únicas y esta es la esencia del formato biométrico: asegurar la inviolabilidad de los sistemas, equipos y archivos a través de rasgos únicos que no puedan falsificarse.

Entre los principales mecanismos de autenticación, encontramos:

• identificación facial, ocular y digital;

• geometría de la mano;

• impresión de voz. 

5. Verificación de identidad

La autenticación por identidad digital abarca el uso combinado de datos del dispositivo, localización, comportamiento, cuenta de correo electrónico y otras informaciones que puedan corroborar la identidad del usuario.

A menudo, este formato se utiliza para autenticar a los usuarios que se encuentran conectados en una aplicación o plataforma en tiempo real.

Es importante recalcar que este tipo de autenticación es muy seguro.

6. Certificados digitales

El certificado digital permite que un determinado proceso electrónico siga todos los protocolos de seguridad, pues cuenta con un combo de información relevante, como nombre, número y plazo de vencimiento.

Bajo este formato, el usuario accede a una llave privada que puede utilizar tanto en el smartphone como en el ordenador para firmar documentos.

7. Correo electrónico

Durante su suscripción, la persona debe ingresar su dirección de correo electrónico para poder acceder al documento que desea firmar.

Luego, recibe un mensaje como mecanismo de confirmación de su identidad.

8. Llaves 

Estas son usadas para confirmar la identidad de un individuo en el ambiente virtual. Consisten en una clave que se debe inscribir en el momento de ingresar a un sistema o sitio. Existen 3 tipos:

• Pública: es creada por una autoridad de certificación y está disponible para cualquier usuario. Aporta un nivel intermedio en materia de seguridad.

• Privada: solo una determinada persona accede a la clave.

• Simétrica: es una clave que se comparte de manera exclusiva y solamente el servidor de autenticación y el individuo pueden acceder a ella. Para obtenerla, el usuario debe enviar un mensaje de manera aleatoria. Luego, recibirá una criptografía de la clave secreta y será dirigida a un servidor de autenticación.

9 . Token

El token consiste en un dispositivo que genera códigos y claves aleatorias que pueden sustituirse en un corto espacio de tiempo.

Así, se posiciona como un proceso que dificulta más la acción de los criminales, principalmente porque puede utilizarse solo una vez y su vencimiento termina en apenas algunos segundos.

10. Servicios de otros proveedores

Las plataformas de firmas electrónicas pueden integrarse a otros sistemas. Esto posibilita usar datos de un determinado acceso para asegurar la autenticación de la identidad del usuario o de un documento.

11. Pregunta clave

La autenticación digital con pregunta clave usa información de los usuarios para permitir su acceso. Por lo general, se presentan las preguntas en el momento en que la persona está registrando sus credenciales de acceso en un sitio o en una plataforma. 

Estas cuestiones, que sirven para confirmar la identidad del usuario, deben ser personales. Incluso, cuanto más personales sean, mayor es el grado de protección de su cuenta y de sus datos.

Algunos ejemplos de preguntas son:

• ¿Cuál es tu color preferido?

• ¿Cuál es el modelo de tu automóvil?

• ¿Cuál es el nombre de tu mascota? 

12. Geolocalización

Hoy en día, la localización de los usuarios también sirve para autenticar un documento de forma digital.

De esta manera, además de ayudar a definir dónde se ha generado el archivo y si ha sido modificado en otro lugar, la ubicación del usuario también posibilita confirmar su identidad, lo que conlleva a un proceso de autenticación mucho más seguro.

Beneficios de la autenticación digital

La autenticación digital puede cambiar por completo la rutina de las organizaciones, agilizando la aprobación de tratos y el cierre de negocios, entre otros trámites comerciales e internos.

Pero, en definitiva, ¿cuáles son los beneficios que aporta a las organizaciones?

¡Conócelos ahora leyendo nuestra lista!

Seguridad en las negociaciones

En primer lugar, es fundamental hacer hincapié en la seguridad de los trámites, procesos y operaciones. 

Cuando autenticamos digitalmente un documento a través de diferentes dinámicas, como la biometría, el token o el certificado electrónico, reducimos la probabilidad de que un tercero malintencionado acceda a la información de la cuenta, del sistema o del equipo. 

En lo que concierne al ambiente de una tienda electrónica, las autenticaciones evitan fraudes, minimizando la ocurrencia de compras con tarjetas y documentos de otras personas.

Otro muy buen ejemplo de promoción de la seguridad es el encriptado de datos de las plataformas de firma electrónica. Gracias a este mecanismo de protección, las empresas pueden enviar, recibir y firmar documentos en un ambiente sumamente seguro, reprimiendo así el acceso de agentes maliciosos.

Reducción de costos

Al prescindir de un notario, ya que el proceso puede desarrollarse 100% en línea, el ahorro de capital es una ventaja directa.

Incluso, mediante la autenticación digital, es posible reducir considerablemente los gastos sin afectar la calidad del proceso. Esto se debe a que ya no se necesita imprimir documentos ni gastar mucho dinero con materiales de oficina como papeles y tintas, además de evitar los costos por servicios logísticos que entregan los documentos que deben autenticarse.

Como ves, autenticar los archivos en el entorno virtual configura un potente beneficio ante la competencia.

Incrementa la agilidad de los procesos

Si prescindimos de la autenticación digital, el proceso puede volverse interminable. Es como regresar a la época en que las computadoras eran muy limitadas y todos los trámites debían realizarse por escrito.

Así pues, sin este recurso, la organización debe elaborar el documento, imprimirlo y enviarlo al destinatario para que analice y verifique la veracidad y la integridad de los datos.

En el caso de que existan inconsistencias o discrepancias, este documento debe regresar al lugar de origen para que se efectúen los cambios necesarios.

Dependiendo de las partes involucradas en el negocio, este proceso puede tardar mucho tiempo, situación muy diferente a la que comprobamos cuando empleamos la autenticación digital.

Esta permite agilizar los trámites de forma sorprendente, tanto por garantizar la rapidez en el intercambio, ajuste y firma del archivo, como también por disminuir la ocurrencia de errores humanos fácilmente evitables que puedan acarrear la repetición de las tareas y, por ende, el uso excesivo de recursos y de dinero corporativo.

La autenticación digital en la firma electrónica

Como has visto anteriormente, las plataformas de firma electrónica cuentan con mecanismos de autenticación digital, que permiten ratificar la identidad de los firmantes para darle validez a la operación. Para lograrlo, utilizan diversas alternativas de autenticación como:

• correo electrónico;

• SMS;

• pregunta clave;

• biometría;

• certificados digitales.

En cuanto a este último punto, debemos recalcar que el certificado digital otorga completa validez legal a la firma electrónica. Esto se debe a que proporcionan el máximo reconocimiento por su origen, ya que se emiten a través de una Autoridad en Certificación.

Así pues, por medio de la firma con certificado digital, es posible confirmar que el individuo es quien dice ser y, por consiguiente, la legitimidad y la legalidad de un documento.

Pero, ¡esto no es todo!

Autenticar la identidad de los firmantes en el proceso de firma electrónica fomenta la movilidad de las personas, de modo que pueden cerrar tratos y maximizar el aprovechamiento de buenos negocios dondequiera que las partes se encuentren.

Por ejemplo, si te encuentras viajando con la intención de visitar un cliente y, súbitamente, se presenta un lead (cliente potencial), un software de firma electrónica que cuente con mecanismos de autenticación permite que aproveches el momento de interés genuino para cerrar una muy buena venta. Y así, en vez de obtener solo un resultado positivo (con el cliente que visitas), aseguras 2 nuevos contratos para tu negocio.

Si te contáramos que la firma electrónica también fomenta la sostenibilidad, ¿nos creerías?

Pues es cierto, ¡esta es la realidad de quienes adoptan esta herramienta!

Al reducir el consumo de papel, la empresa inicia su proceso de introducción de la cultura paperless a la rutina organizacional. En consecuencia, compra menos insumo, colaborando así con la reducción de la emisión de gases tóxicos.

La preocupación por el medio ambiente se refleja en su posicionamiento de mercado, ya que las personas son cada vez más conscientes de la necesidad de priorizar el desarrollo sustentable y exigen una postura colaborativa por parte de las marcas.

La validez jurídica de la firma electrónica en relación con la autenticación

Uno de los principales puntos positivos de las firmas electrónicas es que presentan validez jurídica. Esto quiere decir que la firma y la comprobación de la identidad de un documento en el medio digital posibilitan la presentación de un documento ante un litigio.

En cuanto a la legalidad en México, la firma electrónica, haciendo uso de la autenticación de identidad, es un proceso habilitado por la Ley de Firma Electrónica Avanzada, publicada en enero de 2012.

La esencia de la ley consiste en permitir que cualquier documento electrónico o mensaje de datos pueda recurrir a la autenticación a través del mecanismo electrónico.

La Ley Federal de Protección al Consumidor también reconoce la eficiencia de los sistemas electrónicos para que los consumidores aprueben de manera electrónica diferentes tipos de transacciones.

Además de las leyes federales, varios estados mexicanos han publicado directrices internas que definen y organizan algunos puntos acerca de esta tecnología, tales como Chiapas, Baja California y Ciudad de México. 

Este panorama en pro de la herramienta, refuerza la idea de que se ha convertido en un recurso sumamente útil para la continuidad y el crecimiento de la empresa.

¿Te ha quedado claro que la autenticación digital es una alternativa valiosa que no puedes ignorar?

La autenticación de documentos y archivos es un trámite común en las empresas, ya que corrobora la identidad de los individuos y la identidad de las transacciones.

Además, emplear la autenticación para garantizar la fiabilidad de la identidad de los signatarios y de la firma electrónica, más que un diferencial, es una potente ventaja comercial, legal y financiera, pues además de promover la credibilidad en virtud de la validez jurídica, impulsa los negocios y cambia completamente el escenario corporativo.

Ahora que dominas mucha información importante sobre la autenticación y sabes el valor de la firma electrónica, ¿qué te parece si te registras para acceder a una prueba gratuita de Docusign eSignature por 30 días?