Dejar de usar papel: 8 consejos para que tu negocio en crecimiento

¿Sabías que una oficina usa un promedio de 10,000 hojas de papel al año? Si estás buscando incorporar prácticas más sostenibles en tu compañía en crecimiento, reducir la cantidad de papel (y, por ende, de árboles) que usas actualmente es una obligación. Un espacio laboral sin papel no solo brinda enormes beneficios ambientales, sino también puede ahorrar a tu empresa tiempo y dinero, además de impulsar la productividad.

Al cambiar a documentos digitales, reducirás la mayor parte de tus gastos de papelería. Tú y tus empleados también pasarán menos tiempo arreglando problemas con impresoras y haciendo búsquedas en montañas de hojas para encontrar el documento adecuado.

Sin importar cuál sea tu industria, puedes obtener una ventaja competitiva cuando modernizas y digitalizas tu negocio. Aquí te mostramos cómo dejar de usar papel, y muchas de las tareas más pesadas, en el trabajo de oficina.

1. Integra Docusign eSignature con Google Workspace

La mayoría de los propietarios de negocios en crecimiento usan Google Workspace para realizar diversas tareas esenciales. Sus sólidas herramientas digitales permiten a tu equipo colaborar en proyectos en tiempo real, programar reuniones, almacenar archivos y mucho más.

Al conectar Docusign eSignature con Google Workspace, podrás firmar y enviar acuerdos electrónicamente, desde dentro de aplicaciones que ya usas, como Drive, Gmail y Docs. No hay necesidad de pasar por la molestia de guardar, imprimir, firmar, escanear y enviar documentos por correo electrónico. Por el contrario: todo el proceso se puede completar digitalmente con solo algunos clics.

1. Digitaliza transacciones financieras

Gestionar y enviar manualmente facturas o cheques no solo consume tiempo, sino también da pie a cometer errores. Automatizar el proceso del departamento de finanzas es una solución productiva que además va a ayudar a reducir el uso de papel y asegurar que tus finanzas estén en orden (un plus para la temporada de declaraciones fiscales).

Esto fue lo que hizo Bandai en México. La empresa decidió usar las firmas electrónicas de Docusign para sus procesos financieros para acelerar el proceso de facturación y permitir que procesar contratos sea una tarea más eficiente. Con este cambio los departamentos financieros pueden enviar cotizaciones, obtener información de facturas anteriores, rastrear facturas y más. ¿La mejor parte? Se ahorra un promedio de $36 por acuerdo al reducir los costos y el tiempo asociados con las transacciones en papel, además de que te pagarán en menos tiempo.

1. Transición hacia reuniones donde no se usa papel

Cuando se trata de presentaciones, en vez de imprimir diapositivas, elige herramientas digitales como Google Slides o PowerPoint. Solo usa un proyector o una pantalla que se conecte a tu laptop mediante un cable HDMI para mostrar tu presentación. También puedes mostrar tu trabajo por Zoom u otras herramientas de videoconferencia al compartir la pantalla de tu computadora.

Por último, anima a tu equipo a tomar notas en sus laptops y compartir las aportaciones clave en la nube e incluso por correo electrónico, en vez de fotocopiar múltiples formatos.

1. Almacena tus documentos de forma digital 

Los archiveros son costosos, ocupan espacio físico y pueden ser ineficientes cuando se trata de encontrar documentos. Un estudio reciente realizado por Docusign revelaron que, en promedio, el personal pasa un promedio de 3 horas en almacenar y gestionar cada documento finalizado.

Migrar a una solución de almacenamiento digital de documentos da a tu equipo acceso a recursos compartidos en tiempo real y permite una mejor colaboración. Tan solo permitir una rápida localización e intercambio de documentos aumentará la productividad de tu equipo.

Microsoft SharePoint es una plataforma inteligente que te permite crear un espacio de trabajo digital y sistema de colaboración centralizados, protegidos con una innovadora tecnología de codificación. Aquí, tú y tu equipo pueden almacenar, gestionar y compartir archivos de forma segura. También puedes controlar información delicada y el acceso a usuarios a través de funciones avanzadas de permiso.

Por si fuera poco, la integración de SharePoint con Docusign también te permite extraer documentos para que los firmen múltiples destinatarios, justo desde dentro de la plataforma misma. Todos los documentos y anexos firmados se almacenan automáticamente en SharePoint y en eSignature. 

1. Opta por una estrategia de marketing en línea

A partir del 2020, el uso diario de redes sociales entre usuarios de Internet en el mundo ascendió a 145 minutos al día. Además, el 68% de todas las experiencias en línea comienzan con un motor de búsqueda, área en la que Google tiene una participación del 90%.

El marketing digital te permite capturar a esta audiencia: podrás incrementar tu exposición, atraer a nuevos clientes e impulsar la conversión. Además, es más asequible que los anuncios tradicionales.

Existen dos formas principales de obtener clientes potenciales: búsqueda orgánica y búsqueda pagada. La búsqueda orgánica es cuando los clientes te encuentran al ingresar palabras clave en Google o redes sociales. Puedes mejorar tus resultados de búsqueda orgánica enfocándote en Search Engine Optimization (SEO) y estando activo en redes sociales empresariales.

Otra estrategia es crear anuncios pagados altamente focalizados a través de Google, y publicaciones pagadas para LinkedIn, Twitter e Instagram. Las publicaciones pagadas pueden extender tu alcance y mejorar la focalización, lo que resultará en una mejor conversión. 

1. Crea una estrategia sin papel y móvil 

¿Estás cansado de llevar registro de recibos y facturas? Otra gran forma de dejar de usar papel es usar tu smartphone. Habilita tus equipos internos con aplicaciones que permiten aumentar la productividad desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo. La app de firmas electrónicas es un gran ejemplo para enviar a firmar documentos importantes, en vez de llevar a cabo molestos procesos manuales. Así, equipos de ventas, RRHH, compras y muchas otras se vuelven más eficientes.

Ha llegado el momento de dejar de usar papel

Dejar de usar papel a final de cuentas se trata de elegir las herramientas adecuadas. Si tienes archivos digitales almacenados en una nube, quizá la mejor opción sea adquirir un disco duro externo y portátil para almacenar de forma automática y continua todos tus documentos. Ésta es una gran manera de dejar de usar papel, pero seguir teniendo una copia local de tus formatos.

Migrar a un lugar de trabajo que no use papel puede generar grandes beneficios a tu negocio en crecimiento. Asimismo, tu compañía adoptará una postura activa hacia la reducción de residuos y la protección del medio ambiente. 

Docusign puede ser un ingrediente clave en tu transición para dejar de usar papel en la oficina, ya sea a distancia o físicamente. ¿Aún no te has suscrito a eSignature? Solicita una prueba sin costo durante 30 días aquí.