¿Cómo se hace un correo electrónico empresarial?

¿Sabes que es un correo electrónico empresarial y cómo funciona? Para las PYMES y nuevos emprendimientos, es esencial que sepan cómo se hace un correo electrónico corporativo para darle mayor autoridad a la marca.

En este sentido, el correo electrónico es una herramienta de comunicación que las empresas deben usar de manera profesional y con una estrategia adecuada, ya que con ella pueden fomentar una imagen de confianza, seguridad y profesionalismo ante sus clientes y proveedores.

Por ello, crear un email corporativo constituye un paso fundamental para las PYMES nuevas y en crecimiento, así como una de las claves para emprender con éxito.

¡Toma nota! Ahora te explicaremos qué es y cómo se hace un correo electrónico empresarial.

¿Qué es un correo electrónico empresarial?

El correo electrónico empresarial es una cuenta de correo común, como las que generalmente conocemos, pero que contiene la identificación específica de la empresa, por lo general, su nombre, a través del dominio registrado en internet. Por ello, se le da el nombre de correo empresarial.

Así, puede diferenciarse de los correos personales que son ofrecidos por los distintos servidores de correo electrónicos, como Outlook o Gmail.

Es muy importante resaltar, como lo hemos mencionado en estas primeras líneas, que para poder hacer un correo electrónico empresarial, es necesario registrar un dominio para tu empresa en cualquier proveedor de hosting, que ofrezca en sus servicios la posibilidad de crear cuentas de correo electrónicos.

¿Por qué es importante hacer un correo electrónico empresarial?

Crear un correo electrónico empresarial en tu PYME ofrece innumerables ventajas en el corto y mediano plazo. En principio, se trata de una herramienta de comunicación vital en las organizaciones, que no cuenta con un sustituto natural.

Asimismo, el correo electrónico empresarial no solo se usa para transmitir mensajes corrientes, sino que permite impulsar poderosas estrategias de marketing que ayuden a alcanzar a más clientes.

Como te comentamos, su importancia radica en las múltiples ventajas que conlleva un correo electrónico empresarial. Estas son las más relevantes:

• Imagen profesional: da a los clientes potenciales una impresión más profesional de la marca.

• Comunicación organizada: posibilidad de organizar de forma eficiente los innumerables usuarios y mensajes, para una comunicación más directa.

• Seguridad: los servicios que ofrecen los proveedores de hosting poseen protocolos de seguridad, impidiendo ataques o correos malintencionados.

• Posicionamiento SEO: el correo electrónico empresarial, al incluir el nombre del dominio, ayuda a los motores de búsqueda en el reconocimiento de contenido relacionado con tu sitio web.

• Mejor información para el usuario: el nombre de dominio incluido en la cuenta de correo electrónico ayuda al usuario a filtrar la información de manera más efectiva, al ser un dominio personalizado.

¿Cómo se hace un correo electrónico empresarial?

Ya hemos dejado claro en qué consiste un email empresarial y por qué es importante para las PYMES y nuevos emprendimientos. Ahora, veamos cómo se hace un correo electrónico corporativo, paso a paso:

1. Elige un dominio web propio

Toda presencia online comienza por el registro de un dominio web personalizado, por lo tanto, si no tienes uno, no podrás crear un correo electrónico empresarial.

Muchos proveedores de servicios de hosting tienen buscador de dominios, donde podrás revisar cuáles están disponibles. En dicha búsqueda, incluye con prioridad el nombre de tu empresa o marca.

Si no está disponible, puedes intentar agregar extensiones a tu dominio. Como por ejemplo, “.shop2” para una tienda online, o “.health” para empresas relacionadas con el mundo de la salud.

2. Selecciona el proveedor y el plan

Una vez hayas escogido un dominio para tu presencia en la web, lo debes hospedar a través de un proveedor de hosting web.

Por naturaleza, entre todos los planes que están en los servicios dichos proveedores, los más favorables para tu empresa son los que ofrecen un “plan de hosting + correo electrónico”, o aquellos que ofrecen solo “la gestión y administración de correo empresarial”.

3. Escoge un plan de cuentas de correo electrónico y almacenamiento

Como te mencionamos en el párrafo anterior, son muchos los planes que ofrecen los proveedores de hosting, por ello, te recomendamos que revises bien qué plan es el más adecuado para los procesos de tu empresa.

La idea es que pagues por un plan que ofrezca lo necesario, sin necesidad de comprar algo que no vayas a utilizar.

4. Define la estructura que tendrán las direcciones de correo electrónico

Antes de empezar a crear los correos electrónicos de tus colaboradores y el tuyo propio, debes definir una estructura formal para que todos sean creados de la misma forma, y puedas proyectar una imagen interna y externa de organización y profesionalismo.

Una forma de estructura puede ser el primer nombre seguido de la inicial del apellido: “pedrop@dominio.com”. O solo nombre: “pedro@dominio.com”.

5. Crea las cuentas individuales

Hasta aquí ya tienes lo necesario, es hora de crear las cuentas individuales, tuya y de tus colaboradores.

Desde el sitio web de tu proveedor de correo empresarial, abre sesión en el panel de control. En él, podrás generar o eliminar cuentas, además de cambiar contraseñas.

6. Configura tu cliente de correo electrónico

Ahora bien, como cualquier otro correo electrónico, las cuentas empresariales se pueden configurar en cualquier computadora o dispositivo móvil. Solo debes seleccionar el cliente de correo de tu preferencia, como Outlook o Gmail.

De esta manera, podrás estar conectado en todo momento, y sincronizar tus correos desde donde quieras que estés.

Con esta sencilla guía de 6 pasos ya tienes claro cómo se hace un correo electrónico empresarial. Por ello, ¡quédate con nosotros!, que vamos a explicar cómo puedes utilizar tu correo electrónico para hacer negocios.

¿Cómo utilizar el correo empresarial para hacer negocios?

El correo electrónico es muy usado en la comunicación con los clientes, por ello, establecerla de forma asertiva es muy importante, ya que de esto dependerá la apertura de nuevos negocios. 

En ese sentido, una mala comunicación o la falta de información clave en un email, puede generar desinterés de un cliente potencial en tener relaciones comerciales con tu empresa. 

Del mismo modo, el correcto uso de un correo corporativo para hacer negocios te facilita la forma en que se realiza la administración de tu PYME.

Así, puedes incorporarlo en tus estrategias de marketing y comunicación interna de la siguiente forma:

• Generación de leads: enviando correos electrónicos a los contactos ya existentes y potenciales, ofreciendo información de valor que busque ampliar tu base de datos de clientes.

• Coordinar citas y reuniones: enviando invitaciones para coordinar citas con clientes potenciales, así como programar fecha, hora y ubicación de la reunión.

• Compartir documentos y archivos: los correos electrónicos nos permiten una forma cómoda de compartir documentos importantes con los clientes para agilizar los procesos de forma eficiente.

Si decides hacerlo, ten en cuenta los siguientes tips para que puedas garantizar el uso adecuado de tu correo electrónico empresarial para hacer negocios.

Incluye la firma

La firma es un dato imprescindible que debe ir en el cuerpo del correo, con ella, le dejas todos los datos necesarios a tu cliente con los que puede quedar en contacto contigo si llega a necesitar algo más.

Redacción asertiva

Cuando utilizas el correo electrónico empresarial para comunicarte con clientes, es fundamental que el cuerpo del correo contenga información precisa y relevante. Así podrás transmitir el mensaje con claridad, profesionalismo, del mismo modo, reducir los errores y ahorrar tiempo.

Cuida la ortografía

El solo hecho de que en el texto de tu correo contenga un error ortográfico puede ser razón suficiente para que tu cliente cancele cualquier posible negociación en puerta, pues le estarías demostrando que no está tratando con profesionales.

Recuerda que un correo electrónico empresarial, a su vez, es una tarjeta de presentación para una PYME. 

¡Ya tienes todo el conocimiento necesario de cómo se hace un correo electrónico empresarial!

Con ello, podrás facilitar a tu empresa la forma de comunicarse de manera efectiva con tus clientes y colaboradores.

Asimismo, puedes optimizar de forma eficiente la manera de hacer negocios, pues este modo de comunicarnos aún se mantiene vigente y su uso es muy común en todo el mundo.

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