¿Qué es un software para Contract Lifecycle Management?

Los contratos son fundamentales para cualquier empresa o negocio. Sin embargo, la gestión manual de estos es una tarea tediosa y propensa a errores, puede generar costos, retrasos e incluso pérdidas financieras. Estas son razones suficientes para que cada vez más empresas adopten el uso de un software para Contract Lifecycle Management (CLM), un sistema dinámico de gestión de contratos.

En este artículo, explicaremos en detalle qué es un software para CLM, sus funcionalidades y los principales beneficios que ofrece para las organizaciones que lo utilizan. Así que si estás interesado en optimizar la gestión de tus contratos, ¡sigue leyendo!

¿Qué es el ciclo de vida de un contrato?

La gestión del ciclo de vida del contrato se refiere a todas las etapas por las que atraviesa un acuerdo contractual, desde su creación hasta su finalización. 

Este proceso puede variar dependiendo del tipo de contrato y las leyes aplicables en cada país o industria, pero en general, se pueden identificar las siguientes etapas:

1. Preparación

En esta etapa se establecen los términos y condiciones del contrato, se negocian y se elaboran los borradores.

2. Negociación

Aquí las partes involucradas revisan los términos y condiciones y realizan cambios o sugerencias para llegar a un acuerdo.

3. Aprobación

Una vez que se han negociado los términos y condiciones del contrato, debe ser aprobado por las partes involucradas antes de que pueda ser firmado.

4. Firma

Tras haber sido aceptado por todas las partes, es el momento de firmar el contrato. Las firmas en papel hacen que el proceso sea difícil, mientras que las firmas electrónicas son casi instantáneas. Los representantes de la firma pueden establecer una firma segura, verificada y completa en cualquier dispositivo, mediante una trilla de auditoría para su autenticación futura.

4. Ejecución

Es cuando se lleva a cabo la firma del acuerdo y las partes involucradas cumplen con sus obligaciones y responsabilidades según lo establecido en el documento.

5. Almacenamiento y búsqueda de contratos

Para garantizar una seguridad más eficiente en la gestión de registros, es necesario contar con un sitio seguro para almacenar tus contratos. Es necesario que este sitio sea catalogado y centralizado, lo que posibilita la entrada de los usuarios autorizados en tu entidad de manera remota y disminuir el tiempo necesario para localizarlos.

5. Seguimiento

Durante esta etapa se hacen verificaciones periódicas para asegurarse de que ambas partes están cumpliendo con sus responsabilidades y obligaciones establecidas en el contrato.

6. Renegociación

Si es necesario realizar cambios en el contrato durante su vigencia, se lleva a cabo una renegociación para acordar los nuevos términos y condiciones.

7. Terminación

Finalmente, cuando el contrato ha cumplido su objetivo o ha llegado a su fin, se termina formalmente según lo establecido en el mismo.

¿Qué es un software para Contract Lifecycle Managemente?

Un software para Contract Lifecycle Management es una herramienta que permite gestionar todo el ciclo de vida de los contratos de una empresa de manera eficiente y automatizada. 

El CLM se enfoca en mejorar la gestión de los acuerdos en todas las etapas de su ciclo de vida, desde la creación hasta su finalización, incluyendo la negociación, aprobación, firma y seguimiento.

Este tipo de software se utiliza para simplificar y optimizar la gestión, lo que mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores humanos. 

Los programas de CLM como el de Docusign permiten crear, editar y gestionar los contratos desde una plataforma centralizada, permitiendo que múltiples usuarios puedan acceder a los mismos documentos y hacer cambios de manera simultánea.

Los softwares también pueden incluir funcionalidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, lo que permite automatizar tareas repetitivas y reducir la necesidad de intervención manual. 

Integraciones

Además, algunos también pueden integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, como Salesforce por ejemplo. La conexión de CLM a otros sistemas existentes reduce las tareas manuales redundantes y permite a los miembros del equipo trabajar en herramientas que ya conocen y utilizan.

Otros ejemplos de integraciones son:

• Gestión de relaciones con el cliente (CRM)

• Planificación de recursos empresariales (ERP)

• Software de Procure-to-Pay

• Gestión de capital humano (HCM)

Las soluciones más robustas de CLM tienen una variedad de integraciones predefinidas, así como una API para crear integraciones personalizadas, por lo que puedes automatizar completamente tu proceso de contratos.

¿Cómo funciona un Software de CLM o Gestión de Contratos?

El funcionamiento de un software de CLM o gestión de contratos puede variar dependiendo de la herramienta específica que se utilice, pero en general, suelen tener los siguientes componentes y funcionalidades:

• Creación y almacenamiento de contratos: El programa permite concebir y resguardar contratos de manera centralizada, lo que facilita la gestión y el acceso a los mismos.

• Plantillas de contratos: El software de CLM suele ofrecer plantillas predefinidas para ciertos tipos de contratos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo en la creación de los mismos.

• Colaboración: El software permite que múltiples usuarios puedan acceder a los mismos documentos y hacer cambios de manera simultánea, lo que mejora la colaboración y reduce el riesgo de errores.

• Flujo de trabajo: El programa establece un flujo de trabajo para la aprobación y firma de los contratos, lo que puede incluir notificaciones y recordatorios automáticos para asegurarse de que se cumplan los plazos y se respeten los procesos.

• Seguimiento: También permite hacer seguimiento a los acuerdos en tiempo real, lo que facilita la detección de posibles retrasos o incumplimientos.

• Integraciones: Los softwares de CLM pueden integrarse con otras herramientas de gestión empresarial. Esto facilita la gestión de los procesos relacionados con los contratos.

• Seguridad: Estos programas suelen contar con medidas de protección de datos y la información confidencial de la empresa.

• Firma: A través de una experiencia de firma digital, el CLM reduce significativamente el tiempo de espera de las firmas. Los interesados pueden dar su consentimiento rápidamente con la tecnología de firma electrónica, y los flujos de trabajo continuan a las etapas siguientes.

• Análisis: El CLM permite que un equipo legal rastree los errores y las obligaciones de los contratos. Asimismo, es factible señalar rasgos de alto riesgo en un contrato negociado, con el fin de asegurarse de que se encuentra al tanto de lo que está firmando y obtener una ventaja en la revisión por parte del departamento legal.

8 beneficios de un software CLM para tu empresa

Un software de Contract Lifecycle Management puede aportar diversos beneficios a una empresa, entre los cuales se encuentran:

1. Mejora de la eficiencia: Automatiza y simplifica la gestión de los contratos, lo que redunda en una mayor eficiencia de los procesos y reducción del tiempo y esfuerzo requeridos para hacerlo manualmente.

2. Reducción de costos: Al mejorar la eficiencia en la gestión de los contratos, se disminuyen los costos relacionados con la administración de los mismos, como los costos de papel, impresión, almacenamiento y envío.

3. Reducción de errores: Estos software ayudan a disminuir los errores humanos, lo que aminora el riesgo de litigios y sanciones.

4. Mejora de la colaboración: Permite la colaboración y el trabajo en equipo, lo que mejora la comunicación y la toma de decisiones.

5. Aumenta la visibilidad: Un software de CLM permite la transparencia completa del ciclo de vida de los contratos, lo que facilita la identificación de problemas y el análisis de datos.

6. Automatización de tareas: Al automatizar actividades repetitivas y tediosas, se libera tiempo y recursos para tareas más estratégicas.

7. Gestión del riesgo: Los programas ayudan a gestionar el riesgo asociado con los contratos, al permitir una administración más eficiente y una mejor visibilidad de los términos y condiciones de los mismos.

8. Mejora de la conformidad: Un software de CLM ayuda a garantizar la conformidad con las leyes y regulaciones aplicables, al facilitar el seguimiento y cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos.

En resumen, un software para Contract Lifecycle Management puede aportar diversos beneficios a una empresa, desde la mejora de la eficiencia y la reducción de costos, hasta la gestión del riesgo y la mejora de la conformidad.

Si deseas acceder a una mejor forma de gestionar tus contratos, conoce lo que Docusign CLM puede hacer para que tus procesos sean más fáciles, rápidos y menos riesgosos.