Administración de PYMES: ¡7 tips para lograr éxito!

Cuando se habla de administración de PYMES se tiende a relacionar generalmente con la dirección de la empresa, y no es precisamente lo que la administración de una compañía realmente significa.

Si tuviéramos que hablar sobre dirección, podríamos pensar sobre un capitán de barco, cuyo trabajo es navegar y llevar la embarcación a puerto, pero ¿qué hay sobre el combustible necesario para navegar, planes de emergencia por clima o el manejo de los marineros a bordo?

La administración de empresas es un concepto en el que no debemos dejar de lado cuestiones de conocimiento de la industria, manejo de personal, desarrollo de productos y servicios, trato con los clientes, ventas, planeación estratégica, toma de decisiones y más.

Para que no te sientas abrumado, ahora te compartiremos 7 tips para que puedas administrar tu PYME de la manera más asertiva posible. ¡Sigue leyendo!

1. Planifica

Lo primero que debes utilizar al momento de realizar una planeación estratégica, es un calendario. Esta es la herramienta más básica, por lo que es importante que lo tengas siempre a la mano y estés dispuesto a modificarlo y mejorarlo en cada oportunidad que tengas.

Ahora bien, para la planificación debes trazar objetivos y metas que vayan de acuerdo a los resultados que buscas; asegúrate que tus objetivos y metas sean alcanzables, traza el tiempo en que vas a lograrlos y las acciones que llevarás a cabo cada día para su cumplimiento.

2. Cuida tu equipo de trabajo

¿Qué sería de una empresa sin el trabajo en equipo? ¡Pon atención! Debes cuidar de tu equipo de trabajo en múltiples aspectos, ya que mientras mejor esté tu equipo, mejores resultados obtendrás.

Existen PYMES que consideran que su labor de cuidado del personal termina al verificar que no haya riesgos de trabajo y se les pague puntualmente, pero ¡eso es una mentira absoluta!

Los aspectos que se deben cuidarse en el personal, son tanto el ambiente de trabajo, como el desarrollo personal y profesional, así como facilitar todas las acciones que contribuyan al bienestar integral de la persona que se desempeña dentro de la empresa, ¡no los dejes a un lado!

3. Controla tu inventario

Cuando las pequeñas y medianas empresas se enfocan en tener simplemente el mayor stock posible, pueden estar cometiendo un error que les hará perder dinero.

Es importante tener un control efectivo de inventario, esto no quiere decir que siempre se esté a la máxima capacidad de inventario, sino que se conoce el flujo de venta que se tiene y estar preparado para satisfacer la demanda.

Aprovecha los recursos eficientemente y no tengas un exceso de recursos parados en el inventario, aprovéchalos en otras áreas de la PYME que necesitan un impulso.

4. Realiza una auditoría

Es uno de las herramientas más importantes cuando se trata de administrar una empresa.

Sabemos que puede ser tedioso y complicado, pero el beneficio que se obtiene de las auditorías internas es mucho mayor.

Si la PYME tiene su propio departamento de auditorías, será importante obtener lineamientos precisos para medir el trabajo de las distintas áreas de la empresa.

En caso de que no cuentes con tu propio departamento de auditoría, será conveniente contratar una empresa externa que verifique los parámetros que necesitas conocer para verificar las condiciones de la empresa.

5. Aprende a usar la información de tu negocio

Cuando se trata de toma de decisiones, el aspecto más importante a cuidar es que dichas decisiones se tomen con base en números, resultados, hechos, e información veraz y concreta.

Algunas realizan análisis de resultados partiendo de reportes internos de la propia empresa, cuidando algunos parámetros que consideran vitales, mientras que otras emplean el uso de big data, aportando datos masivos en tiempo real que sin duda mejoran su operación.

Asegúrate de estar recabando toda la información necesaria, ordenando cada dato que necesites conocer para poder usar esa información a tu favor, ya sea para mayor eficiencia de costos, eficiencia operativa, aumento de ventas o ajuste de estrategia.

6. Digitaliza tu PYME

Sabemos que tener pilas de papeles sobre el escritorio, en cajas o bodegas, es una manera muy costosa y arriesgada de mantener la documentación de operación interna y externa de la empresa.

El hecho de digitalizar los documentos con los que una empresa necesita para su operación, otorga múltiples beneficios que permiten generar mayor productividad, flexibilizar la operación de la empresa y la reducción de costos operativos.

Transforma los expedientes y documentos que necesites en formato digital, de esta manera, el equipo de trabajo tendrá al alcance todas las herramientas necesarias para cumplir sus metas.

7. Haz uso de la firma electrónica

Cuando se usan documentos digitales dentro de la empresa, generalmente surge la duda "¿cómo dar validez a esos documentos?". La respuesta es sencilla: haz uso de la firma electrónica.

Muchas personas se preguntarán si es válido o no firmar electrónicamente documentos y la respuesta es sí. La mayoría de los países y sus legislaciones —entre ellas, México— admiten el uso de la firma electrónica, otorgando plena validez jurídica, equiparándola a la de una firma autógrafa.

La firma electrónica es la manera más sencilla de reunir y plasmar las firmas de todas las personas que necesitan firmar documentos, cualquiera que este sea su contenido, ya sean cartas, avisos o notificaciones, ofertas, e incluso contratos.

Cuando se da la facilidad de firmar cuando sea y donde sea, superas varias barreras como lo tedioso que resulta sincronizar agendas y determinar el lugar donde deben reunirse físicamente las personas que necesitan firmar un documento.

De esta manera, se ahorran costos, se aumenta la velocidad operativa y se facilita en gran parte la gestión que las empresas normalmente realizan para firmar todo tipo de documentos.

Sin duda, la administración de PYMES es una de las actividades que requieren de constante formación, disciplina y esfuerzo. Por eso, debes conocer e implementar constantemente las mejores herramientas que ayuden a llevarla al máximo.

¡No tengas miedo de poner en práctica estos tips! Con esfuerzo y determinación, lograrás implementarlos de la mejor manera para tu empresa y notarás los resultados positivos.

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