Características de la firma electrónica

Ahorra tiempo en la preparación de acuerdos mientras mejoras la experiencia del firmante generando acuerdos personalizados y de aspecto profesional directamente en eSignature.

Introduce datos de forma dinámica manteniendo el formato original del acuerdo. Muestra automáticamente conceptos relevantes o genera tablas con el número adecuado de filas dependiendo de los datos introducidos en lugar de personalizar a mano cada acuerdo. Automatiza, además, tus flujos de trabajo importando datos de tus sistemas de registro directamente en los acuerdos, así ahorrarás tiempo y se reducirán los errores humanos.

Docusign ofrece compatibilidad prácticamente con cualquier tipo de archivo de documento de la mayoría de las aplicaciones para garantizar que todos sus documentos importantes se puedan enviar para su firma. Docusign incluso reconoce documentos PDF y etiqueta automáticamente campos de formularios para que los firmantes introduzcan datos. Los formatos de archivo admitidos incluyen .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt y muchos otros.

Ahorra tiempo convirtiendo formularios en PDF. Al cargar un PDF, Docusign detecta y convierte automáticamente los campos en espacios para que el firmante los complete.

Guía a tus clientes para que firmen y añadan sus iniciales en todas las secciones requeridas en cuestión de segundos. Utiliza etiquetas estándar para recopilar firmas, iniciales, nombres, cargos, nombres de empresas y otra información relevante, o personalízalas y guárdalas para usarlas en el futuro. Las etiquetas disponibles incluyen firmas, iniciales, nombres, cargos, nombres de empresas, texto, números, moneda, notas, y más.

El campo Dibujo permite que tanto los firmantes como los remitentes carguen imágenes, y que los firmantes hagan marcas libres directamente en esas imágenes.

Descarga documentos almacenados en las aplicaciones online más utilizadas, como Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte y Citrix ShareFile.

Coloca etiquetas y campos en las líneas de texto adecuadas, para que al soltarlos en un documento aparezcan automáticamente en la ubicación correcta. Incluso si cambias el documento, las etiquetas se ajustan al texto automáticamente con la función AutoPlace (antes conocida como Anchor Tags).

Genera documentos de autoservicio para firmar bajo demanda, sin necesidad de código. PowerForms reduce el tiempo de preparación de documentos y extrae fácilmente los datos recopilados en tus sistemas internos.

Optimice la recopilación de datos y acelere el proceso de firma. Capture los datos y rellene de forma dinámica los acuerdos que quiera firmar en una interfaz interactiva y fácil de usar.

Aproveche las API para rellenar previamente los campos de formulario con datos existentes de sistemas externos y acelerar la finalización de los acuerdos. Incruste formularios directamente en sus aplicaciones empresariales para ofrecer a sus usuarios una experiencia unificada.

Los remitentes ahora pueden incluir información adicional ( como avisos legales o términos y condiciones). En esta nueva experiencia de firma optimizada, los firmantes pueden ver y aceptar fácilmente los documentos adicionales.

Más información

Diseña formularios a tu medida con funciones avanzadas, incluyendo casillas de verificación, botones de opción, menús desplegables, campos de texto, números y moneda.

Conecta tus campos a datos de sistemas y servicios de terceros. eSignature extraerá automáticamente la información de otros sistemas y la incorporará a tu documento, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.

Predefine valores en los campos de tus acuerdos para evitar errores en la información, así como la necesidad de corregir, reenviar documentos o duplicarlos. 

Los valores de validación incluyen texto, correo electrónico, número de teléfono, fecha, código postal de 5 dígitos, código postal de 9 dígitos y número de seguridad social.

Automatiza tus documentos con las capacidades avanzadas de validación de formularios y campos de Docusign. Utiliza campos condicionales para mostrar u ocultar información según las respuestas del firmante. Con los campos calculados, Docusign calcula dinámicamente valores basados en los datos de otros campos. Los campos bloqueados protegen la información para que no sea modificada, y los campos vinculados aseguran que cualquier cambio se refleje en todos los campos idénticos.

Permite a los firmantes editar ciertos campos. Docusign eSignature gestiona los cambios y solicita las iniciales de las otras partes antes de aceptar cualquier modificación. El historial de transacciones rastrea todos los cambios realizados.

Envía documentos a múltiples usuarios en secuencias seriadas, paralelas o mixtas. Puedes elegir si deseas que los usuarios firmen uno a uno o que todos firmen al mismo tiempo.

Automatiza escenarios complejos de enrutamiento basados en los datos del acuerdo.

Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de tu negocio.

Prepara documentos para un envío rápido utilizando plantillas reutilizables que almacenan etiquetas y la ubicación de campos, además de gestionar el enrutamiento del flujo de trabajo y otros ajustes. Estas plantillas estandarizan los procesos, disminuyen el tiempo de preparación y facilitan la automatización completa de tu negocio.

Aprende a usar plantillas de contratos y formularios

Envía el mismo documento fácilmente a un gran número de destinatarios; simplemente importa una lista de firmantes y cada uno recibirá una copia única para firmar. Gestiona múltiples sobres al mismo tiempo con acciones masivas como anulación, corrección y reenvío.

Añade retrasos de tiempo durante el proceso de enrutamiento entre los destinatarios.

Otorga permisos a un usuario para enviar o gestionar sobres en nombre de otro. Los usuarios designados podrán redactar, enviar, anular, corregir o gestionar sobres de manera completa.

Define las acciones de cada destinatario en tu flujo de trabajo. Elige quién puede firmar, editar o aprobar el documento, y quién tiene la autoridad para solicitar anexos al firmante.

Mantén control total sobre quién puede ver cada documento. Al enviar varios documentos, puedes restringir el acceso para que solo los firmantes autorizados vean y accedan a cada documento específico, protegiendo así la información confidencial.

Realiza cambios en un documento, incluso si está incompleto. Modifica la información del destinatario, añade, edita o elimina etiquetas, así como también documentos.

Configura recordatorios automáticos por correo electrónico para que los firmantes completen el proceso de firma. También puedes añadir avisos de fecha límite para que los documentos o transacciones pendientes expiren si no se completan a tiempo.

Recibe actualizaciones en tiempo real sobre el estado de tu documento y los datos del formulario mediante una API. Así, podrás seguir el avance del documento a medida que avanza por las diferentes etapas hasta su finalización con Connect.

Envía documentos usando las aplicaciones móviles de Docusign incluso sin conexión a internet. Puedes crear y poner en cola documentos, y estos se sincronizarán y enviarán automáticamente una vez que se restablezca la conexión.

Para algunas transacciones, es necesario que los destinatarios puedan devolver un documento por fax. docusign eSignature te permite gestionar firmas y transacciones desde cualquier tipo de dispositivo, incluidas las máquinas de fax.

Recopile información de tarjetas de crédito y débito a traves de un documento y procésela mediante una plataforma de pago como Stripe. Y con DocuSign Payments, puede configurar documentos para que los clientes firmen, paguen y completen transacciones comerciales, todo en un solo paso, utilizando tarjetas de crédito, Apple Pay o Android Pay.

Docusign eSignature te permite firmar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, ya sea desde tu oficina o en persona con la otra parte. Cada experiencia de firma es flexible y configurable.

Los firmantes desde teléfonos móviles pueden acceder a una versión adaptativa del documento, que ajusta automáticamente su formato al tamaño y la orientación del dispositivo. Los documentos adaptables permiten el uso de opciones avanzadas, como la definición de secciones desplegables, saltos de página y opciones de formateo personalizadas, para mejorar la experiencia de firma en dispositivos móviles.

Si estás utilizando un dispositivo iPad, iPhone, o Android, descarga una aplicación fácil de usar para crear, etiquetar, enviar y firmar documentos al instante. Incluso si no tienes instalada la aplicación móvil de Docusign, podrás firmar documentos fácilmente desde tu navegador web móvil.

Descargar la aplicación

Agiliza el proceso de firma contactando con tus firmantes donde se encuentren. Contacta con tus firmantes enviando notificaciones en tiempo real directamente a sus dispositivos móviles, a través de sus canales de comunicación preferidos. Ayuda a los firmantes a abrir rápidamente y firmar documentos electrónicamente mediante el envío de SMS o WhatsApp.

Más información sobre la Entrega Multicanal

Firma documentos con las aplicaciones móviles de Docusign incluso sin conexión. Puedes firmar, crear y poner en cola documentos, que luego se sincronizarán y enviarán automáticamente una vez que se restablezca la conectividad.

El servicio de asistencia de accesibilidad de Docusign permite a los firmantes con discapacidades visuales y auditivas firmar documentos con nuestro servicio de conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA) y los estándares de la Sección 508.

Refleja tu marca en los correos electrónicos y páginas web que ven tus destinatarios al completar los documentos. Añade tu logotipo, personaliza los colores y ajusta el texto y los enlaces del correo electrónico según tu identidad de marca.

Los comentarios permiten que el remitente y los destinatarios de un sobre intercambien observaciones sobre un documento directamente en las plataformas web y móvil de Docusign eSignature. Recibirás notificaciones en tiempo real y podrás rastrear y guardar el historial de conversaciones durante el proceso de firma electrónica.

Docusign eSignature tiene autenticación de correo electrónico integrada. Esto garantiza que que tan solo puedan firmar aquellas personas con accesso a los correos elecronicos a los que se envían los documentos.

Este tipo de autenticación requiere que los firmantes proporcionen un código generado por el remitente para poder abrir y firmar sus documentos.

A través de mensajes de texto SMS, envíe un código de acceso de un solo uso que sus destinatarios deberán introducir para acceder a los documentos.

Docusign eSignature acepta y registra la autenticación de otros sistemas integrados con eSignature a través de protocolos estándar de la industria. El inicio de sesión único puede detectar dominios de correo electrónico al iniciar sesión y redirigir al proveedor de identidad de su dominio para su autenticación.

Puedes requerir que los firmantes llamen a un número de teléfono e introduzcan su nombre y un código de acceso para revisar y firmar documentos.

Verifica la identidad de los firmantes utilizando documentos de identidad emitidos por el gobierno. Nuestra tecnología revisa identificaciones con foto y documentos electrónicos europeos analizando las características de seguridad del documento y comparando el nombre del acuerdo con el nombre del ID.

Docusign realiza un seguimiento de tus transacciones en tiempo real. Todas las firmas, aprobaciones y acciones relacionadas con los destinatarios quedan registradas y se pueden consultar posteriormente.

Personaliza, ejecuta, exporta e imprime informes de tu cuenta fácilmente. Docusign puede generar informes sobre documentos, destinatarios y la actividad general de la cuenta.

Comparte datos y estadísticas exportando información de documentos a un archivo CSV. Puedes exportar desde un solo campo de datos hasta información de múltiples documentos y PowerForms.

Las firmas electrónicas son legalmente admisibles en España y en la mayoría de los países del mundo. En Estados Unidos, el ESIGN Act de 2000 definió la legalidad y exigibilidad de las firmas electrónicas en los 50 estados, garantizando que no se pueda negar la validez o exigibilidad de los contratos y las firmas por estar en formato electrónico.

Más información

Las soluciones de tecnología de firma digital pueden ayudar a las empresas a cumplir con requisitos específicos de su región o industria. eSignature ofrece servicios basados en la nube y soluciones de firma digital en las instalaciones para satisfacer tus necesidades comerciales particulares.

Todos los documentos se sellan digitalmente con la tecnología estándar de la industria, la Infraestructura de clave pública (PKI). Este sello de garantía indica que la firma electrónica es válida y que el documento no ha sido manipulado después de haber sido descargado de DocuSign eSignature.

Realice un seguimiento de su documento en cada paso del proceso. Docusign eSignature mantiene un historial completo y automatizado de cada actividad, incluida la visualización, impresión, envío, firma o rechazo de la firma de un documento.

Cada documento firmado con Docusign eSignature incluye un certificado de finalización que sirve como prueba del proceso de firma para todas las partes de la transacción. Este certificado contiene información del historial de auditoría, indicando quién firmó, marcas de tiempo detalladas que muestran cuándo y dónde firmó cada persona, y el documento finalizado en sí.

Configura y actualiza la Revelación de firmas y registros electrónicos (anteriormente Revelación del consumidor) para cumplir con la política de la empresa, lo que requiere que los firmantes den su consentimiento o vuelvan a dar su consentimiento al recibir el aviso de Revelación de firmas y registros electrónicos.

Puedes configurar Docusign eSignature para cumplir con regulaciones específicas de la industria, como FedRAMP, HIPAA y 21 CFR Part 11.

Especifica una marca de agua personalizada para diferenciar los borradores de los documentos completados. Esta marca de agua se mostrará en todas las páginas del documento hasta que se complete el proceso de firma.

Para industrias altamente reguladas, como los servicios financieros, puedes mantener un registro claro de todas las transacciones enviando una copia de cada interacción por correo electrónico a una dirección segura que hayas archivado. Así, todas las comunicaciones entre tu organización y los firmantes quedan registradas.

Controla la vida de tus documentos y asegúrate de cumplir con la política de retención de documentos de tu empresa. Puedes configurar la eliminación automática de documentos después de un período específico y notificar a los usuarios antes de la purga.

Crea y mantén una única copia de un documento, conocida como "copia autorizada", que sea única, identificable y no se pueda cambiar sin que se note.

Descarga sobres, documentos y datos de Docusign para usarlos en sistemas externos. Docusign Retrieve se ejecuta en tu sistema de manera puntual o recurrente. Configura Docusign Retrieve para definir el tipo de archivo y la ubicación de almacenamiento.

Automatiza las tareas comunes posteriores a la firma con acciones de acuerdo. Configura reglas para almacenar documentos finalizados directamente en la nube (como SharePoint, Google Drive y otros), exportar datos a Google Sheets o Excel en línea, iniciar flujos de trabajo en Docusign CLM, y activar automáticamente un segundo acuerdo al completar el primero.

El servicio eOriginal amplía Docusign para gestionar y compartir copias autorizadas de instrumentos negociables, como acuerdos de arrendamiento y préstamos. Estas copias autorizadas son únicas, identificables y no se pueden cambiar sin que se detecte.

En tu Trust Center, Docusign muestra en tiempo real el estado de disponibilidad de todos sus servicios.

Más información

Las estadísticas de tiempo de actividad de Docusign se actualizan mensualmente para reflejar la estabilidad del servidor y mantener la transparencia sobre el estado de Docusign para el público.

El Docusign Trust Center proporciona actualizaciones y alertas de mantenimiento del sistema y otras notificaciones.

Docusign Trust Center ofrece información sobre cómo protegemos tus datos, nuestras certificaciones y pruebas, así como actualizaciones y alertas.

Docusign utiliza cifrado AES de 256 bits para asegurar que los documentos estén cifrados en todo momento. Cualquier cambio no autorizado en el documento será detectado e identificado como evidencia de manipulación.

Docusign puede reasignar automáticamente tu documento a un usuario diferente después de que se haya firmado, otorgándole derechos completos e impidiendo el acceso al remitente original.

Docusign tiene las certificaciones ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Type 2 y SOC 2 Type 2, cumple con la PCI DSS y está autorizado en el nivel de impacto moderado de FedRAMP.

Protégete a ti y a tus firmantes de estafadores y spammers. Docusign asegura que los usuarios puedan validar correos electrónicos y notificaciones usando un código de acceso para acceder a los documentos directamente desde el sitio web de Docusign.

Permite que tus clientes firmen en sus idiomas nativos, con soporte para experiencias de firma en 44 idiomas y la opción de solicitar firmas en 14 idiomas.

Automatiza y gestiona flujos de trabajo digitales completos para ayudar a tu organización a cumplir con los estándares locales e industriales de firma electrónica, incluyendo el eIDAS de la UE.

El servicio Docusign está disponible en cualquier zona horaria. Cada transacción se marca con un código de hora universal que se convierte a la zona horaria local que especifiques.

Docusign eSignature garantiza que todas las acciones tengan una marca de tiempo precisa mediante un reloj basado en el servidor sincronizado con el reloj atómico del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST). Esto asegura que tus registros y auditorías sean lo más precisos posible.

Añade usuarios y grupos, y configura fácilmente diferentes permisos y privilegios para ellos.

La administración delegada permite a los equipos de TI y analistas comerciales gestionar funcionalidades específicas dentro de las cuentas, manteniendo al mismo tiempo la máxima flexibilidad y control.

Controla los ajustes a nivel de cuenta para todos los usuarios y asegura que cumplan con las políticas de tu empresa.

Asegúrate de que todos tus usuarios tengan contraseñas seguras para proteger la información privada de tu empresa. Establece requisitos de seguridad para las contraseñas, incluidos la caducidad y el formato.

La gestión de acceso con SSO ayuda a los administradores a proteger el acceso a las cuentas controladas por la organización. Usando el proveedor de identidad de terceros de tu elección, los administradores pueden cumplir con los estándares de seguridad y normativa de la empresa, y asignar automáticamente los permisos necesarios a los usuarios.

La herramienta de gestión de la cuenta permite a los administradores gestionar Docusign eSignature para toda la empresa, incluso si tienes múltiples cuentas, dominios o centros de datos en diferentes geografías alrededor del mundo. Te permite comparar configuraciones entre cuentas, modificar la configuración en masa, y añadir, actualizar o cerrar eficientemente una gran cantidad de cuentas de usuario al mismo tiempo.

Docusign eSignature publica sus API REST y SOAP. Son fácilmente accesibles para los desarrolladores que deseen integrarse. Explore la extensa API de Docusign con nuestros IODocs interactivos.

Más información

Docusign eSignature es compatible con un sistema de token basado en OAuth2 como una opción adicional de autorización de API para aquellas empresas que requieran una mayor capa de seguridad para las integraciones personalizadas.

Con el inicio de sesión único (SSO), puedes configurar nuevos usuarios y aplicar una gestión de acceso segura en todas tus aplicaciones corporativas. Asegura el cumplimiento de las políticas de la empresa, así como de las normativas de seguridad y regulatorias.

Docusign eSignature dispone de un sandbox que facilita los procesos de desarrollo, QA e implementación de todo tipo de aplicaciones que requieran de firmas electrónicas.

La compatibilidad de firma integrada de Docusign eSignature te permite crear experiencias de firma directamente dentro de aplicaciones de terceros. Puedes realizar una transacción electrónica completa sin tener que salir de la aplicación.