La firma electrónica cualificada (QES)

¿Qué es la firma cualificada o QES?

La firma electrónica cualificada o QES (por sus siglas en inglés Qualified Electronic Signature) es una firma de nivel 3, el más alto en términos de seguridad. Esto se debe a su capacidad de autenticación, que permite verificar la identidad digital del firmante, así como el carácter voluntario de la firma. Además, el sello de tiempo garantiza la fecha y hora exactas de la firma, ya que esta se establece mediante una huella electrónica única y segura que se transmite al software de firma en línea. Todo esto queda validado mediante un certificado de firma electrónica cualificada.

En el contexto de la legislación española, la firma electrónica cualificada tiene un valor legal equivalente a la firma manuscrita en el marco de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, y la normativa europea eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas dentro del mercado único digital europeo. La firma cualificada proporciona la máxima seguridad jurídica, asegurando la validez y la integridad de los documentos firmados digitalmente.

Optar por la firma cualificada significa contar con la mejor protección legal en caso de disputa judicial. Y es que, en caso de litigio, será el firmante quien deberá demostrar la invalidez de su firma digital, siempre que no se haya utilizado una firma electrónica cualificada debidamente certificada.

Ventajas de la digitalización de las firmas

Facilita los procesos

Con el auge del teletrabajo, la firma física se ha vuelto cada vez más compleja. La firma electrónica se ha impuesto como una solución eficaz para facilitar la firma de documentos. Con Docusign eSignature, un simple clic es suficiente para firmar cualquier documento, sin importar si es un PDF, Word, Excel, etc. Además, puedes firmar desde cualquier dispositivo: ordenador, móvil o tableta.

En cuanto a la legislación española, el artículo 3 de la Ley 59/2003 establece que la firma electrónica es legalmente válida en las transacciones electrónicas, siempre y cuando se utilicen sistemas que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos.

Gana tiempo

El uso de documentos en papel implica la intervención de varias personas, lo que provoca ciclos de venta más largos, retrasos o incluso errores. Firmar electrónicamente te permite ahorrar tiempo. Ya no es necesario acordar una cita presencial, ni imprimir, firmar manualmente, escanear y reenviar un documento. Con la firma electrónica, solo necesitas un par de clics para firmar y enviar el documento.

Según el Real Decreto 3/2010, que regula los documentos electrónicos administrativos, el uso de la firma electrónica acelera considerablemente los trámites administrativos, haciendo que los procesos sean más ágiles y eficientes.

Reduce los errores

La firma manual conlleva muchos riesgos de no conformidad: parrafadas olvidadas, páginas no firmadas, etc. Con una firma digital cualificada, estos riesgos se reducen al mínimo. Según un estudio de Forrester, la implementación de firmas digitales reduce el número de documentos incompletos de un 50 % a un 5 %.

En España, la firma electrónica cualificada es obligatoria en determinados casos, como los actos notariales, en cumplimiento de la Ley 2/2007, de 15 de marzo, de derechos de los consumidores y usuarios y los contratos celebrados por medios electrónicos. Asimismo, la firma electrónica cualificada es indispensable para la firma de contratos públicos y actos administrativos regulados por la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Cumple con la normativa jurídica española

La firma cualificada tiene la misma validez legal que la firma manuscrita en España. En virtud de la Ley 59/2003 y el reglamento eIDAS, los documentos firmados con una firma electrónica cualificada son completamente vinculantes en el ámbito legal. Esto garantiza que los contratos y acuerdos firmados digitalmente son válidos en los tribunales españoles, lo que otorga seguridad tanto a empresas como a consumidores.

La firma cualificada de Docusign

En Europa, solo los proveedores calificados pueden ofrecer un servicio de firma electrónica cualificada, y Docusign es uno de ellos. Estamos certificados como PSCE (Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado) según el reglamento europeo eIDAS. Esto significa que cumplimos con todos los requisitos técnicos para ofrecer una firma electrónica cualificada (QES).

En España, Docusign también cumple con la Ley 59/2003, que regula la firma electrónica, y con la Ley 40/2015 sobre el régimen jurídico del control interno de los procedimientos administrativos. Esto permite que las firmas electrónicas emitidas mediante Docusign sean reconocidas oficialmente en cualquier procedimiento judicial o administrativo.

Al elegir Docusign eSignature, tienes acceso a un servicio de firma cualificada con certificado electrónico, lo que te permite firmar documentos de forma segura a distancia. Todo esto de manera sencilla, sin necesidad de recordar un PIN, gracias a nuestra interfaz de usuario intuitiva. La validez legal de esta firma está garantizada tanto en el ámbito europeo como en el contexto normativo español.