¿Qué es la firma electrónica?

¿Cuál es el impacto de este recurso para los flujos y procesos internos de tu negocio?

La transformación digital ha cambiado la dinámica del mundo de los negocios: todas las empresas necesitan adaptarse para ganar una mayor cuota de mercado.

La aparición de herramientas en la nube, 5G, la Internet de las Cosas (IdC) —también conocida como IoT, debido al acrónimo en inglés para Internet of Things— y la realidad virtual están en la cumbre de las innovaciones que prometen cambiar la manera de consumir y de relacionarse con el consumidor.

En este tsunami de tecnologías existe una que es fundamental para incrementar la productividad empresarial y se puede utilizar en todo tipo de industrias: las firmas electrónicas.

¿Sabes cuáles son sus ventajas, tipos, funciones, alcance y validez legal? Si aún no conoces cómo te pueden ayudar, en este artículo vamos a aclarar algunos aspectos importantes.

¡Lee con atención!

¿Qué es la firma electrónica?

En primer lugar, debes saber que existe un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas involucradas en el mismo grupo de las firmas electrónicas:

• Certificados digitales.

• Firmas digitalizadas (en papel).

• Reconocimiento de IP.

• Biometría.

• Token.

• Autenticación con log-in y contraseña (por ejemplo, para internet banking).

• Autenticación social (con redes sociales, como LinkedIn).

• Otras.

La firma electrónica es un término que en general representa el tipo de autenticación que sustituye a la firma manuscrita, es decir, aquella que se registra en papel: de hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que utiliza medios informáticos para completar una solicitud de consentimiento.

Actualmente, existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación en todo el mundo para formalizar acuerdos y negocios de cualquier tipo.

Pero, ¿sabías que existen diferentes tipos de firmas electrónicas en el mercado español? 

Comprobemos cuáles son y cómo se adaptan a cada usuario en función del alcance y propósito de cada proyecto.

Tipos de firma electrónica en España

Los documentos escritos y firmados a mano ya son obsoletos para el mundo en que vivimos: las firmas electrónicas son parte de la transformación digital, ya que aceleran los procesos y trámites, otorgando un sinnúmero de beneficios para las empresas.

Hoy en día, existen 3 tipos de firmas electrónicas legales y vigentes en España:

– Firmas electrónicas simples (SES): se definen como el conjunto de datos en forma electrónica anejos a otros datos electrónicos o que se asocian de manera lógica con ellos y que el firmante utiliza para firmar.

– Firma electrónica avanzada (AES): una firma electrónica que: i) está vinculada únicamente al firmante;

ii) permite la identificación del firmante; iii) se ha creado utilizando datos de creación de firmas electrónicas que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo;

y iv) está vinculada a los datos firmados de manera que pueda detectarse cualquier cambio posterior de los datos.

– Firma electrónica cualificada (QES) o firma “digital”: una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo de creación de firmas electrónicas cualificadas y que se basa en un certificado digital cualificado de firmas electrónicas.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la firma electrónica?

La firma electrónica puede proporcionar diversas funciones según cómo se utilice: las más básicas sirven para autenticar un documento —identificando al autor— y las más avanzadas garantizan una total integridad, asegurando que el mensaje de datos no ha sido modificado.

Entre los beneficios destacados de la firma electrónica encontramos:

1. Reducción de costos

Una oficina paperless —que reduce o elimina la producción de papel— disminuye las inversiones relacionadas con la compra de papel, impresoras, bolígrafos, toners, archivos y espacio en la oficina, lo que produce una gran reducción de los costos fijos y variables para todo tipo de empresas, desde una microempresa hasta una multinacional, tanto en el sector público como en el privado.

La firma electrónica ayuda considerablemente a conseguir un ahorro notable a final de año.

2. Organización

La gestión de documentos es más eficiente con la adopción de las firmas electrónicas.

En primer lugar, ahorra tiempo: las organizaciones pierden mucho tiempo al imprimir, confirmar, enviar o buscar documentos en sus archivos físicos.

También, colabora para que las oficinas y equipos estén mejor organizados, ya que todos los documentos son almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad: solo una búsqueda en línea es necesaria para recuperar un documento e inmediatamente revisarlo. De esta manera, no pierdes tiempo ni dinero y, a la vez, tienes un respaldo digital.

3. Movilidad

Al firmar un contrato digitalmente tienes acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de un PC, tablet o laptop: por lo tanto, es más práctico que un documento en papel, pues se envía directamente al correo del firmante y se puede reenviar si así lo desea.

En cambio, la firma en papel es única. Por ejemplo, si el documento se pierde, necesitarías crear otro y volver a empezar el proceso para firmarlo, teniendo además que acudir a la institución necesaria para solicitar una copia certificada en caso de que esté registrado. De no ser así, ¡pierdes todo el trabajo realizado!

4. Seguridad

A diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados.

Los sistemas de protección digital son altamente eficaces y totalmente confiables, razón por la cual esta certificación se destaca sobre todo por su fiabilidad. Dicho de otra forma, ¡las probabilidades de fraude son nulas!

5. Aumento de productividad de la empresa

En el caso de las empresas, la firma electrónica permite reducir un gran número de pasos y etapas burocráticas para cerrar acuerdos.

Al simplificar el proceso de autenticación es posible acelerar los procesos y tareas de la organización para producir mayor cantidad de ingresos y proporcionar mejores resultados al negocio.

6. Optimización de la experiencia del usuario

La firma electrónica también mejora significativamente el servicio al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios.

Por ejemplo, en instituciones bancarias o de retail, la firma electrónica brinda una plataforma donde los clientes pueden realizar todos sus procedimientos y pedidos de manera digital, lo que añade gran comodidad y seguridad en las transacciones.

7. Eliminación del papel

Una preocupación actual en todo tipo de industrias es el uso excesivo del papel en sus operaciones: en este sentido, la firma electrónica es una solución.

La firma digital está cambiando la forma en la que cerramos acuerdos y realizamos transacciones en todo el mundo. Gracias a este componente digital, está proporcionando una respuesta directa para reducir el consumo innecesario de papel, convirtiéndose en un proceso sostenible y una gran aliada del medio ambiente.

Tipos de acuerdos válidos para firmas electrónicas

Estos son algunos de los documentos, contratos y resoluciones que se pueden firmar de manera electrónica:

• Decisiones judiciales.

• Aprobación de presupuestos.

• Contratos de prestación de servicios.

• Documentos de compra-venta.

• Contratos de trabajo.

• Contratos de arrendamiento.

• Notificaciones comerciales.

• Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.

• Notificaciones corporativas.

Es importante destacar que diferentes reglamentos en todo el mundo — también en España— reconocen la utilización de la firma electrónica en diferentes tipos de acuerdos, brindando ahorro y practicidad a múltiples operaciones.

Ello quiere decir que es un sistema altamente probado y aceptado por la comunidad empresarial alrededor del mundo, entregando igualmente múltiples ventajas y aceleración en los procesos internos de diversas organizaciones.

Proceso básico de firma electrónica

Tanto para el firmante como para el remitente, firmar un documento electrónicamente es muy rápido y sencillo. Aunque el proceso exacto varía según el proveedor de la firma electrónica, los pasos suelen ser muy similares.

A continuación te mostramos cuáles son:

Para quienes envían un sobre

1. Carga el documento: sube el documento a la plataforma desde una computadora o una aplicación de almacenamiento.

2. Indica quién debe firmar.

3. Añade los campos y envía el documento: a través de campos personalizados, indica en qué espacio del documento es necesario añadir información como la firma, fecha y otros. Una vez preparado, ya puedes enviar el documento al destinatario.

Para quienes reciben un sobre

1. Accede al documento, ingresando al enlace que recibiste en tu correo electrónico.

2. Sigue las instrucciones y etiquetas del documento que te guiarán durante todo el procesode manera sencilla.

3. Firma y espera a recibir la notificación de finalización en tu bandeja de correo electrónico.

Para quienes gestionan los documentos

1. Conoce el estado del documento: Accede al panel de control de la plataforma para comprobar el punto del proceso en el cual se encuentra y programar notificaciones.

2. Accede al documento de forma segura y automática: Como el documento se almacena en línea, tanto los firmantes como los remitentes cuentan con acceso y pueden descargarlo e imprimirlo en cualquier momento.

3. Gestiónalo fácilmente: Tienes la posibilidad de definir accesos, observar informes avanzados, establecer políticas de conformidad, ajustar la marca, e incluso observar todos los documentos de la empresa.

Ahora, ¿qué es lo que hace que un documento sea válido para formar una firma electrónica? A continuación, te lo explicamos en detalle.

Condiciones para considerar un mensaje de datos como válido

Las condiciones necesarias para validar la información y obtener una firma electrónica son:

• El contenido de mensaje de datos es aquella información con la cual dos o más partes firman un acuerdo.

• Estas negocian y validan el contenido de dicho mensaje: una vez aceptado se procede a firmarlo.

• Se da la aceptación de las partes para utilizar la llave privada que genera la firma electrónica.

Por consiguiente, al firmar de manera electrónica se puede identificar a los firmantes y determinar que el mensaje no ha sido alterado y que se tienen suficientes indicios para ratificar la autoría de las firmas.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Al contrario de las firmas manuscritas pueden falsificarse y manipularse con mucha facilidad, la firma electrónica posee un sinfín de capas de seguridad.

Principalmente, esta herramienta cuenta con datos que sirven como registro de auditoría y prueba de transacciones. Este registro incorpora el historial de acciones que han sido tomadas en el documento, entre ellas, la apertura, la lectura y la firma.

Dependiendo del proveedor, y en caso de que el firmante acuerde permitir el acceso a su ubicación, el registro también dará a conocer la posición geográfica donde se llevó a cabo la firma. En caso de que un firmante dispute su firma o se plantee alguna duda en relación con el proceso, el ya mencionado registro de auditoría puede resolver el problema.

Otros certificados de finalización mucho más detallados abren la posibilidad de incorporar información específica en relación con cada uno de los firmantes del documento. Esto incluye la imagen de la firma, el registro de horas de acciones claves de todo el proceso, la dirección IP de quien firma, entre otra información.

Además, la solución de firma electrónica ofrece varias opciones para verificar la identidad de un firmante antes de que pueda tener acceso al documento.

¿La firma electrónica es legal en España?

Por lo general, en el derecho civil español no se exigen formalidades específicas para los contratos. Por lo tanto, dichos contratos pueden celebrarse o formalizarse por cualquier medio en el que las partes puedan expresar su consentimiento.

Por consiguiente, como norma general, no existe ningún requisito legal específico de utilizar una firma, o de estampar una firma en un formato determinado, ya sea una firma física (o manuscrita) o una firma electrónica. Sólo hay algunas excepciones (p. ej., en el caso de hipotecas, donaciones, etc.) en las que una disposición legal específica requiere formalidades especiales, como el otorgamiento o la incorporación de un acuerdo en una escritura notarial y/o su inscripción en registros públicos (como el Registro de la Propiedad o el Registro Mercantil). En estos casos, puede ser necesaria la firma física y/o la comparecencia de las partes.

Sin embargo, en la práctica comercial, los contratos se celebran normalmente por escrito y se firman para que las partes puedan demostrar de manera explícita la existencia y el contenido de sus derechos y obligaciones y, en última instancia, para poder hacer valer sus derechos de forma segura y previsible.

En particular, la firma, como parte de los contratos, es la forma más común y eficaz de demostrar el consentimiento de las partes a los términos y condiciones específicos acordados en un contrato, especialmente si se produce una controversia posterior y se necesita un tribunal para hacer cumplir el contrato de las partes.

En virtud de la Ley española 34/2002 del 11 de julio, de los Servicios de la Sociedad de la Información, los contratos celebrados por medios electrónicos producirán todos los efectos jurídicos bajo los mismos requisitos de validez que los contratos que no se celebren electrónicamente. El formato electrónico se considera admisible en los tribunales como prueba documental. 

El uso de firmas electrónicas está regulado actualmente por:

1. El Reglamento (UE) No 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 23 de julio de 2014 (“Reglamento eIDAS”), y

2. La Ley española 6/2020 del 11 de noviembre, de los Servicios Electrónicos de Confianza, que desarrolla localmente algunos elementos del Reglamento eIDAS y modifica una serie de leyes españolas para garantizar el cumplimiento y la eficacia del Reglamento eIDAS. Para garantizar, además, que las disposiciones del Reglamento eIDAS sean aplicadas por los tribunales españoles en los procedimientos judiciales en los que se impugne la autenticidad de un documento firmado electrónicamente, se modificó la Ley española de Enjuiciamiento Civil (Ley 1/2000) para hacer referencia a la Ley española 6/2020 del 11 de noviembre.

Departamentos donde se puede usar la firma electrónica

Teniendo en cuenta las funcionalidades de la firma electrónica es correcto pensar que puede ser aplicada dentro de varios departamentos de una empresa para mejorar y acelerar sus procesos. A continuación, te enseñamos algunos ejemplos:

Recursos Humanos

Dentro de RRHH encontramos contrataciones, gestión de nóminas o la administración de personal, en las cuales la firma electrónica es una herramienta ideal para reducir costos y tiempos de entrega.

Y no sólo eso, también ayuda a:

• Controlar y organizar los documentos en una misma plataforma para evitar pérdidas o daño de archivos. Descubre cómo se integra con tus herramientas de RRHH, como Workday, aquí.

• Obtener mayor respaldo jurídico, ya que ninguna de las partes puede negar su firma en un contrato.

• Agilizar y economizar el proceso de contratación, especialmente en contrataciones internacionales, ya que el candidato puede firmar desde cualquier lugar y momento.

• Mejorar los procesos internos y aumentar la productividad.

• Acelerar los trámites y procedimientos de empresas presentes en varios países.

Finanzas

Al gestionar dinero, complejos flujos de trabajo y requerir la participación de muchas personas, en ocasiones de diferentes jerarquías, los acuerdos y la firma de los mismos pueden ocasionar muchos retrasos e incluso detener transacciones.

Sin duda, la firma electrónica permite dar garantía total de seguridad de que los procesos que involucran dinero estarán protegidos. Por otra parte, como este tipo de firma es vinculante y admisible como prueba ante cualquier tribunal, todo el capital de la empresa estará protegido.

Ventas

La mayoría de los documentos que se ejecutan en el área de ventas de una empresa —como citas, contratos, propuestas, presupuestos y más— son digitalizados y almacenados de forma informática.

Gracias a la firma electrónica, estos documentos pueden ser autenticados desde varios dispositivos sin la necesidad de imprimir ni pasar por procesos burocráticos.

Por supuesto, ello también incluye a departamentos como compras o soporte, en los cuales es necesario el flujo de documentos para análisis, órdenes y devoluciones al ser procesos que necesitan una aprobación.

Como podemos observar, la firma electrónica puede reducir el número de pasos que hay que cumplir para ejecutar una transacción, mejorar la productividad y aumentar la satisfacción de los clientes. Asimismo, también reduce el costo de los acuerdos.

Resulta esencial que siempre pongas atención a las tendencias tecnológicas de las firmas electrónicas, pues la manera en que la información fluye en tu negocio impacta sus resultados.

5 razones para adoptar la firma electrónica a nivel empresarial

La firma electrónica es la herramienta más efectiva para utilizar en las empresas, ya que agiliza los flujos de trabajo, reduciendo los tiempos de ejecución y acelerando las operaciones, ya sean productivas, comerciales, financieras, etc. 

Si eres un visionario, vas a ir un paso más lejos y comprenderás que la firma electrónica es una herramienta valiosa para el futuro de los negocios.

En la actualidad, gracias a empresas como Docusign que ofrecen firmas electrónicas en la nube, se puede formalizar un acuerdo desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, quedando siempre tu información protegida.

A continuación, te presentamos 5 razones por las que la firma electrónica es una herramienta de futuro para todo tipo de organizaciones:

1. Aumento de la productividad y las ventajas competitivas

Si estás buscando formas de aumentar la productividad sin aumentar el coste, la adopción de la firma electrónica es la respuesta.

Con su integración con los software de gestión de clientes (CRM) y otras aplicaciones, puedes interactuar con varios clientes simultáneamente, lo que aumentará la cantidad de acuerdos que cierras y garantizará el éxito de tus negocios. Esto es posible gracias a que puedes firmar tus contratos y documentos de manera remota, evitando invertir mayor tiempo y dinero en viajes de negocios.

Además de incrementar la cantidad de clientes, puedes mejorar los tiempos de respuesta, lo que acelera las etapas en la producción de los bienes o servicios que ofreces.

El impacto de esta tecnología en la productividad a largo plazo será positivo y el uso de la firma electrónica aportará a tu empresa ventajas competitivas inmejorables, porque, además, podrás mejorar tus precios al reducir costos en los procesos y trámites administrativos.

2. Mejora de la eficiencia en los flujos de trabajo

Cuando hablamos de productividad nos referimos a los resultados esperados, pero cuando abordamos el tema de la eficiencia entra en juego el tiempo y la utilización de los recursos para alcanzar cualquier objetivo.

En este sentido, la funcionalidad de los software de productividad es clave, ya que permiten integrar diferentes tareas (gestión, clientes, personal, compras, stocks) para así lograr un flujo de trabajo eficiente, con tiempos pautados y soluciones documentadas para cada caso.

Entre estos programas que agilizan los tiempos y optimizan el uso de los recursos, se encuentra la firma electrónica. Su uso hace que los contratos, acuerdos o trámites se hagan en menos tiempo, lo que redunda en ahorros significativos.

En el caso de los clientes, reducir los tiempos de ejecución de cada proceso se traduce en una mejor experiencia, ya que se reducen los tiempos de espera y las operaciones comerciales se hacen más fluidas.

3. Habilitación de posiciones laborales remotas sin límites

La tecnología ha desarrollado gestores, automatizaciones e integraciones capaces de dar respuesta a un entorno de trabajo complejo, aunque sus actores se encuentran en diferentes lugares del mundo y a distintos horarios.

Además, el teletrabajo permite que las empresas puedan contratar al profesional que necesitan en cada puesto, aunque no se encuentren en el mercado laboral en su país de procedencia. Incluso es posible contratar por proyectos, gracias a la flexibilidad laboral que el trabajo en línea habilita. Ya no hay barreras de horarios, idiomas o firmas de contratos, ya que todas las soluciones están en línea.

4. Responsabilidad social corporativa

Si estás al frente de una empresa con responsabilidad ambiental debes saber que la firma electrónica ahorra costos económicos y ayuda a reducir el daño al medio ambiente.

En la empresa del futuro, el uso del papel será cosa del pasado. Además, con ella lograrás reducir: los viajes de negocios y los gastos de materiales (papelería, tóners, bolígrafos y lápices, archivos físicos), entre otros recursos.

Por otro lado, el aumento del teletrabajo permite que las empresas puedan prescindir o reducir sus instalaciones físicas, lo que se traduce en un menor gasto de energía, seguridad, limpieza o mantenimiento.

¡La firma electrónica es ecológica!

5. Seguridad y reducción de fraudes

Los procesos de autenticación que pone en marcha la firma electrónica permiten comprobar fehacientemente la identidad de las personas y la autenticidad de los actos.

Todo es rastreable y verificable a través de los diferentes archivos que se van generando y que tienen un alto nivel de seguridad. Con esto se reducen los fraudes y la trazabilidad de las transacciones es sencilla.

Uno de los últimos avances en seguridad de firmas electrónicas es el uso de smart contracts o contratos inteligentes que se hacen con la tecnología blockchain. En este tipo de contratos los datos están encriptados, por lo que aumenta aún más el nivel de seguridad de la información.

Tus decisiones de hoy marcarán el futuro de tu empresa

En la actualidad, la tecnología es parte de los procesos más eficientes de las organizaciones. 

En una empresa, la producción, las ventas e incluso la plantilla del personal se manejan de manera digital.

Por ello, soluciones como la firma electrónica se consolidan como herramientas básicas para aumentar la productividad de las empresas y acelerar el futuro de los acuerdos, garantizando mayor agilidad en la gestión y firma de documentos en línea.

Para que logres visualizar el alcance de herramientas como la firma electrónica te presentamos estos datos:

• El 83% de las transacciones con firma electrónica se completan en menos de 24 horas y el 50% en 15 minutos, en comparación con los días o semanas comunes a los métodos tradicionales.

• Capgemini Consulting halló que, en promedio, los “líderes digitales” tienen: 26% más rentabilidad, 9% ingresos más altos y 12% mejores valoraciones.

¡Aprovéchalas en tu negocio!

La firma electrónica es una herramienta digital que ha venido a cambiar la forma en cómo ejecutamos nuestras transacciones y la manera en que podemos brindarle seguridad a cada tarea y proceso de nuestra empresa o negocio.

Sin importar el tipo de organización en la que te encuentres, la firma electrónica te puede ofrecer un gran número de beneficios, haciendo que los métodos tradicionales —como la firma manuscrita— se vean como métodos arcaicos.

Además, recuerda: si permites que tus competidores concluyan negocios con más agilidad, menos errores y mejor experiencia del cliente, tu empresa perderá oportunidades.

¿Quieres probarla por ti mismo/a? Entonces, ¡prueba nuestra demo gratuita!

En ella podrás gestionar una cuenta Premium de Docusign, crear plantillas, enviar documentos y recibirlos firmados, así como gestionar toda la documentación que hayas utilizado.