Mit über 95 Neubauprojekten und rund 8.500 vermittelten Miet- und Kaufverträgen ist Thomas Klinke Immobilien führend im norddeutschen Raum. Es begleitet namhafte Quartiersentwicklungen wie Neue Mitte Altona, Bergedorf21 oder das Pergolenviertel. Thomas Klinke Immobilien legt großen Wert auf Innovation und Effizienz in den Prozessen.
Herausforderungen vor der Implementierung von Docusign
Vor der Einführung von Docusign war der Vertragsprozess umständlich und zeitaufwendig. Mietverträge mussten manuell erstellt, mehrfach ausgedruckt und per Post versendet werden. Da Mietverträge oft 40 Seiten oder mehr umfassen, kam es regelmäßig zu Verzögerungen und erhöhtem Verwaltungsaufwand. Kunden mussten physisch unterschreiben und die Dokumente per Post zurückschicken, was den gesamten Prozess verlangsamt hat.
Die Entscheidung für Docusign
Die Wahl fiel auf Docusign aufgrund der einfachen Bedienung und der Möglichkeit, den gesamten Signaturprozess digital abzuwickeln. Die Lösung war bereits in anderen Branchen bekannt und bot eine effiziente und sichere Methode zur digitalen Vertragsunterzeichnung. Die Integration in bestehende Prozesse war unkompliziert und passte perfekt zur Digitalisierungsstrategie des Unternehmens.
Umsetzung und Integration
Die Implementierung von Docusign war ein Teil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. Dank der intuitiven Benutzerführung verlief die Umstellung reibungslos. Anfängliche Berührungsängste innerhalb des Teams wurden schnell abgebaut, unterstützt durch ein hervorragendes Onboarding seitens Docusign. Die Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team sorgte dafür, dass eventuelle Herausforderungen schnell gelöst wurden.
Die Lösung wurde primär für die Mietvertragsabwicklung eingeführt und wird von Vertriebs- und Verwaltungsmitarbeitern genutzt. Dabei kommt auch die ID Verification für EU Qualifiziert zum Einsatz, um Identitäten sicher zu verifizieren. Mit Docusign konnte Thomas Klinke Immobilien nicht nur seine internen Prozesse optimieren, sondern auch die Kundenerfahrung auf ein neues Niveau heben.
„Docusign war ein einfacher und lohnender Schritt in unserer Digitalisierungsstrategie. Unsere Kunden und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von der Effizienz und Flexibilität, die diese Lösung bietet.“
Johannes von Petersdorff-CampenGeschäftsführer, Thomas Klinke Immobilien GmbH
Ergebnisse & Auswirkungen
Beschleunigte Vertragsprozesse: Mietverträge, die zuvor Wochen in Anspruch nahmen, werden jetzt innerhalb weniger Tage abgeschlossen.
Effizienzsteigerung: Der gesamte Workflow wurde gestrafft, wodurch interne Ressourcen effektiver genutzt werden.
Reduzierter Papierverbrauch: Die Digitalisierung des Vertragsprozesses hat den Papierverbrauch erheblich gesenkt, was einen positiven Einfluss auf die Umweltbilanz hat.
Erhöhte Nachverfolgbarkeit: Dokumente sind nun digital archiviert und können jederzeit nachverfolgt werden.
Bessere Kundenerfahrung: Kunden schätzen die flexible und schnelle Abwicklung, insbesondere Kunden, die nicht vor Ort sein können.
Kunden-Feedback
„Ein Kunde aus Südamerika konnte innerhalb weniger Stunden einen Mietvertrag für eine Wohnung in Norddeutschland unterzeichnen – ein Prozess, der früher Wochen gedauert hätte. Das hat ihn nachhaltig beeindruckt.“
Zukunftsperspektiven
In Zukunft wird Docusign weiterhin für Mietverträge eingesetzt, insbesondere bei Neubauprojekten. Zudem wird eine tiefergehende Integration für Maklerverträge und andere geschäftliche Vereinbarungen geprüft. Die Nutzung digitaler Vertragslösungen wird die Effizienz im Unternehmen weiter steigern und dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit von Thomas Klinke Immobilien langfristig zu sichern.
Fazit
Die Implementierung von Docusign war ein voller Erfolg. Die einfache Handhabung, die hohe Flexibilität und die positiven Auswirkungen auf Effizienz, Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit machen die digitale Signatur zu einem zentralen Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die Zusammenarbeit mit dem Docusign-Team war partnerschaftlich, konstruktiv und stets auf Augenhöhe – ein Erfolgsmodell für die Zukunft.
