GROHE digitalisiert Dokumentenmanagement mit Docusign CLM

GROHE ist eine weltweit führende Marke für ganzheitliche Badlösungen und Küchenarmaturen. Seit 2014 gehört sie zum starken Markenportfolio von LIXIL, einem führenden Hersteller richtungsweisender Wassertechnologien und Gebäudeausstattungen Um entsprechend dem Unternehmensmotto „Pure Freude an Wasser“ zu bieten, basiert jedes GROHE Produkt auf den Markenwerten Qualität, Technologie, Design und Nachhaltigkeit. GROHE ist in 150 Ländern vertreten und beschäftigt insgesamt mehr als 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Fünf Produktionsstandorte fertigen für die Marke.

Robert Mehrhoff, Leiter der Rechtsabteilung, und Veronika Reinhardt, verantwortlich für Legal Operations, arbeiten in der GROHE-Zentrale in Düsseldorf. Gemeinsam sind sie für die europaweite Einführung von Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) verantwortlich. Beide sind mit den verschiedenen Dokumenten-Management-Tools vertraut, die nachweislich die Geschäftsprozesse bei GROHE erleichtern. 

Vereinheitlichung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen

„Als die Corona-Pandemie ausbrach, mussten wir sehr schnell von manuellen auf digitale Prozesse umstellen“, erinnert sich Frau Reinhardt. Die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice sollten die Möglichkeit erhalten, elektronische Unterschriften per Docusign eSignature möglichst einfach einzuholen. Ziel der Implementierung von Docusign CLM war es dann, so Frau Reinhardt, den gesamten Vertragslebenszyklus von Dokumenten in einem einheitlichen System abzubilden, zu verwalten und effizient zu gestalten. 

„Nach den positiven Erfahrungen mit der eSignature haben wir unseren gesamten Dokumentenmanagement-Prozess auf den Prüfstand gestellt. Die Entscheidung fiel schließlich auf die Contract-Lifecycle-Management-(CLM)-Lösung von Docusign.“ Eine wichtige Anforderung war, dass die gewählte Lösung unternehmensweit, d.h. in EMENA, den USA und im asiatischen Raum, eingesetzt werden kann. Eine entscheidende Herausforderung bei der Konsolidierung waren allerdings die unterschiedlichen lokalen Prozesse und auch rechtlichen Anforderungen in den jeweiligen Regionen.

Vorteile, die durch die Implementierung von Docusign CLM erreicht werden konnten

Einheitliche Plattform für Vertragsmanagement und elektronische Unterschrift in den verschiedenen Regionen 

Durch die Implementierung von Docusign CLM wurde eine Single Source of Truth zur Archivierung der gesamten Unternehmensdokumente geschaffen. Es konnte bereits eine erhebliche Anzahl an Dokumenten unternehmensweit abgespeichert werden. Diese Verbesserung hat zu einer optimierten Dokumentenverwaltung geführt, die sowohl die Zugänglichkeit durch eine einfache Suche als auch die Sicherheit der Unternehmensinformationen erhöht hat.

Automatisierte Vertragsworkflows und Reduzierung manueller Prozesse 

Die Anzahl der in CLM registrierten Nutzeraktivitäten hat sich seit der Implementierung erheblich gesteigert, was auf eine hohe Benutzerbeteiligung und Interaktion mit dem System hinweist.

Schnelle und effiziente Möglichkeit, Verträge zu erstellen, zu verhandeln und zu unterzeichnen 

In einigen Märkten konnte die Zeit zur Erstellung der Dokumente durch die Konfiguration eines Bulk Uploads für Konditionsvereinbarungen um 80 % verkürzt werden.

Vertragsrisiken werden minimiert und die Compliance verbessert 

Die Transparenz über interne Prüf- und Signierprozesse von Verträgen hat sich um 90 % verbessert, was auf eine verbesserte Kontrolle und Verwaltung hinweist.

Vertragsabwicklung wird beschleunigt und Vertragszyklen verkürzt 

Die durchschnittliche Turnaround-Zeit für die Prüfung und Unterschrift von Verträgen hat sich um 60 % verkürzt auf 2 Tage, was auf eine hohe Effizienz hinweist. Das steigert auch die Produktivität und senkt Kosten

Docusign CLM unterstützt „nahezu unbegrenzte Anwendungsfälle“

Mit Hilfe von Docusign CLM konnte GROHE bereits einige der vielen unterschiedlichen Dokumentenmanagementprozesse in den einzelnen Niederlassungen konsolidieren und standardisieren. Docusign CLM bietet dazu eine Fülle von Workflow-Funktionalitäten für „nahezu unbegrenzte Anwendungsfälle“. Frau Reinhardt geht ins Detail: „Wir haben bereits einige Vertragsworkflows abgebildet und können nun Konditions- und Bonusvereinbarungen sowie Geheimhaltungs-, Qualitätssicherungs- oder Datenschutzvereinbarungen über CLM zur internen und externen Prüfung versenden.“ Mit Hilfe von Smart Rules innerhalb von Docusign CLM lassen sich auch regelmäßige Berichtsworkflows erstellen und Kolleginnen und Kollegen automatisch zur Bearbeitung und Abgabe dieser Berichte auffordern.

Entscheidend für die erfolgreiche Implementierung war die Unterteilung des Projekts in einzelne Phasen. Da GROHE bei der Automatisierung des Dokumentenmanagements am Anfang stand, galt es zunächst, Schritt für Schritt kleine Erfolge zu sammeln. Dazu gehörte gleich zu Beginn, der Aufbau eines zentralen Archivs für alle unternehmensrelevanten Dokumente. Im zweiten Schritt sollte Salesforce an CLM angebunden werden, um den Vertrieb zu integrieren. Im nächsten Schritt soll auch der Einkauf über die SAP-Ariba-Anbindung an CLM angebunden werden. „Der Schlüssel war, alle Stakeholder regelmäßig abzuholen und ihnen zu erklären, wo wir mit dem Projekt stehen und welche Vorteile die Funktionalitäten bei der täglichen Arbeit mit Dokumenten bieten“, sagt Frau Reinhardt. „Darüber hinaus konnten wir mit dem ‚Minimum Viable Product‘-Ansatz, eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreichen, da bestehende Prozesse einzeln bewertet und anschließend in CLM überführt wurden,“ so Frau Reinhardt.

Auch Kolleginnen und Kollegen, die über keine spezifischen IT-Kenntnisse verfügen, können nun eigene Workflows erstellen. Möglich wurde dies durch die von Docusign angebotenen Schulungen und Kurse. „Dadurch habe ich ein gutes Grundverständnis für das System bekommen und gelernt, wie man Workflows abbildet und Konfigurationen anpasst.“ sagt Frau Reinhardt.

Docusign bietet ein modernes und benutzerfreundliches Format

Veronika Reinhardt hebt weitere Schlüsselkomponenten von Docusign CLM hervor: „Docusign bietet ein modernes und zeitgemäßes Setup, mit dem wir unternehmensweit digitale Prozesse etablieren können. Neben der elektronischen Signatur können wir die für uns wichtigen Unternehmensdokumente zentral verwalten, was Zeit und Ressourcen spart. Automatische Benachrichtigungen und die Nachverfolgung von Arbeitsschritten tragen zur Effizienzsteigerung bei. Auch die einfache Navigation war ein weiteres wesentliches Entscheidungskriterium. Durch die Cloudbasierung des Systems können Kolleginnen und Kollegen von überall auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, was die grenzüberschreitende Zusammenarbeit erheblich erleichtert und auch fördert.“

Ausblick in die Zukunft mit Künstlicher Intelligenz

Für Herrn Mehrhoff ist Docusign CLM ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der Rechtsabteilung und ein wichtiger Baustein bei der Transformation der Rechtsabteilung hin zu einem agilen und proaktiven Business Partner bei gleichzeitiger Stärkung der Governance, des Risikomanagements und der Compliance:

„Zum einen erhöht die nahtlose Integration in die relevanten Systeme der Stakeholder signifikant die Akzeptanz und die Nutzung von Docusign CLM. Zum anderen wird die Einführung von weitreichenden KI-Funktionen in Docusign CLM die Automatisierung beschleunigen, was eine Fokussierung auf die wertschöpfenden Tätigkeiten der Rechtsabteilung weiter steigern wird. KI-gestützte Funktionen können zukünftig große Mengen an juristischen Dokumenten einfach durchsuchen und relevante Informationen schneller und genauer finden als manuelle Methoden. KI wird auch Verträge analysieren, risikobehaftete Vertragsklauseln identifizieren und feststellen, ob sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Die Mitarbeiter der Rechtsabteilung werden sich somit auf die Validierung der Ergebnisse beschränken können. Damit können Fehler und Unstimmigkeiten leichter erkannt werden, was das Risiko rechtlicher Probleme langfristig verringert. Schließlich führt die Automatisierung von Routineaufgaben auch zu erheblichen Kosteneinsparungen, wodurch Raum für andere Investitionsentscheidungen entsteht.“