Abteilungsübergreifender Rollout von eSignature bei GARBE

Haben Sie sich schon einmal gefragt wo alle Online-Shops, die in den letzten Monaten unglaublich beliebt waren, ihre Waren lagern? Nur große Lagerhallen konnten die gestiegene Nachfrage meistern und Unternehmen wie GARBE stellen diese europaweit zur Verfügung.

Seit über 30 Jahren verfügt die GARBE Industrial Real Estate GmbH über ein ausgezeichnetes Know-How in den Bereichen Investment- und Fondsmanagement, Transaktionen, Projektentwicklung sowie der Verwaltung von Logistik- Unternehmensimmobilien. Das inhabergeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg unterhält Büros an 12 weiteren deutschen und europäischen Standorten in insgesamt acht Ländern und beschäftigt mehr als 170 Mitarbeiter. GARBE verwaltet aktuell 7,03 Mrd. Assets under Management (AuM), eine Gesamtfläche mit Freiflächen von 4,07 Mio. vermietbarer Fläche in m² sowie 1,48 Mrd. Transaktionsvolumen.

Wie erlangen Genehmigungsprozesse Transparenz?

Friederike Buchheister, Leiterin IT & Digitalisierung bei GARBE, stieß gemeinsam mit der Deutschen Telekom und Docusign verschiedentliche Digitalisierungsinitiativen an.

Vor der Einführung von Docusign wurden alle Vertragsprozesse bei GABRE manuell durchgeführt, was zeitintensive Arbeiten wie das tägliches Scannen, Drucken, postalische Versenden oder den Umlauf von Unterschriftenmappen beinhaltete. Ebenso fehlte ein Überblick und eine Transparenz über den Vertragszyklus. Interne Freigabeprozesse erfolgten ebenfalls manuell, so dass eine Übersicht über den Status des jeweiligen Genehmigungsworkflows nicht auf einen Blick möglich war.

Die Frage In welchem Genehmigungsstadium befindet sich der Vertrag? oder Wie ist der Stand der internen Freigabe für z.B. Investitionsvorlagen oder Generalunternehmerverträge? konnte nur durch zeitintensiven E-Mail-Verkehr oder Anrufe beantwortet werden.

Generell war Docusign jedoch kein neuer Begriff für GARBE, da viele Großkunden bereits elektronische Signaturen verwenden und Verträge über Docusign schicken.

Digitalisierung sorgt für optimierte Prozesse im gesamten Unternehmen

“Die Implementierung von Docusign war wie eine Kettenreaktion. Wir starteten in der Projektentwicklung und innerhalb von zwei Monaten expandierte die Nutzung, da sich die Vorteile schnell herumsprachen - sogar bis hin zu unseren Schwesterunternehmen.”

Friederike Buchheister, Leiterin IT & Digitalisierung GARBE

Das größte Optimierungspotential bestand bei der Projektentwicklung und daher startete GARBE die Digitalisierungsreise genau dort, wo die größten zu hebenden Effizienzgewinne gesehen wurden. Die Projektentwicklung umfasst unzählige Verträge wie Grundstückskaufverträge, Mietverträge, Generalunternehmerverträge etc.. Bereits die interne Freigabe dieser Verträge, die nunmehr über Docusign realisiert wird, machte den Prozess um ein Vielfaches schneller. Vor der Beurkundung oder der Unterschrift des jeweiligen Vertrages, soweit das Schriftformerfordernis besteht und nicht durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann, sind die Vertragsinhalte für alle Beteiligten jederzeit einsehbar und präsent.

Die Management Summary am Anfang jedes Vertrages, welche sich dank Docusign digital vor jedem Vertrag befindet , ist ein sehr großer Gewinn, da insbesondere für das Senior Management auf einen Blick sichtbar ist, welchen wesentlichen Regelungen zugestimmt wird.

Die Vorteile sprachen sich schnell rum und nach kurzer Zeit wollten die meisten Abteilungen im Unternehmen auch von der elektronischen Signatur profitieren. Vertraulichkeitsvereinbarungen, Darlehensabrufe, Finanzierungsvereinbarungen und Gesellschafterbeschlüsse kamen hinzu und werden ab jetzt bei GARBE papierlos sowie orts- und zeitungebunden mit eSignature abgeschlossen. Sukzessive werden weitere Use Cases identifiziert und umgesetzt. Insbesondere in Bezug auf die paneuropäische Zusammenarbeit ist die Arbeit mit Docusign unschlagbar, da gleichzeitig Genehmigungsprozesse gestartet werden können und parallel unterzeichnet werden kann.

Digitalisierung für GARBE bedeutet, komplette Prozesse zu transformieren und nicht lediglich einzelne Tools zu implementieren. Ziel ist es, die gesamte Wertschöpfungskette der Immobilie einschließlich der dahinter liegenden Prozesse auf einer skalierbaren und sehr flexiblen Plattform Ende-zu-Ende zu digitalisieren. GARBE setzt zu diesem Zweck Dynamics 365 ein, in welches Docusign nativ integriert ist. Mit Docusign für Dynamics 365 können Mitarbeiter schnell Signaturen abrufen und Dokumente von überall direkt in Dynamics 365 signieren. In allen Kerngeschäftsprozessketten wurden Genehmigungsworkflows identifiziert, die mit Docusign abgebildet werden können. Dies ermöglicht maximale Transparenz über alle Stadien hinweg.

Schon gewusst? Durch die Corona-Pandemie hat sich die Nachfrage nach Logistikimmobilien aufgrund des deutlich gestiegenen Online-Handels wesentlich erhöht. Besonders in Zeiten von Homeoffice verhalf Docusign eSignature dem Immobilienunternehmen effizienter zu arbeiten und dabei auch noch die Umwelt zu schonen.

Gemeinsam ist man stärker

Die Deutsche Telekom hat GARBE bei jedem Digitalisierungsschritt mit Docusign begleitet und das Unternehmen tatkräftig bei der Implementierung unterstützt. Docusign und Deutsche Telekom pflegen seit mehreren Jahren eine 360 Grad Partnerschaft, so dass die Unternehmen gemeinsam Kunden wie GARBE bei jedem Schritt der digitalen Transformation mit gebündeltem Know-How unterstützen können. Dabei zeigt sich besonders die „Multi Cloud Kompetenz“ gepaart mit den Beratungsskills der Telekom als besonders hilfreich: Viele Unternehmen haben diverse Systeme wie Microsoft Dynamics, SharePoint oder auch Salesforce im Einsatz – die vollständige Verknüpfung dieser Plattformen mit Docusign bringt dann auch die maximale Automatisierung und Prozessqualität.

Die Immobilienbranche und die digitale Transformation: Zukünftig unverzichtbar!

Der digitale Reifegrad der Unternehmen der Immobilienbranche ist in vielen Teilen noch stark optimierungsbedürftig. Wir sind eine papierlastige Branche, was sicher auch den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland geschuldet ist. Es muss jedoch ein Umdenken stattfinden, um die Möglichkeiten auszuschöpfen, die Innovationen uns bieten.  

Frau Buchheister möchte hier Impulsgeber sein und erklärt weiter:

Digitalisierung bedeutet ganzheitlich Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern und sich nicht nur auf einzelne Tools zu konzentrieren. Die Immobilienbranche hinkt hier noch etwas hinterher, obwohl wir in den letzten vier Jahren schon ganz gut aufgeholt haben. Der nächste Schritt bei GARBE wird es sein, weitere Bereiche des Vertragsprozesses zu automatisieren. Wir planen u.a. die qualifizierte elektronische Signatur einzuführen, um so auch rechtssicher Verträge zu unterschreiben, die dem Schriftformerfordernis unterliegen. Der Ersatz des Beurkundungserfordernisses wird wohl noch lange auf sich warten lassen und erfordert umfangreiche Gesetzesänderungen in Deutschland. Die USA mit der e-notary Lösung von Docusign sind hier Vorreiter.

Docusign und Deutsche Telekom konnten GARBE erfolgreich bei der Digitalisierung unterstützen und positive Ergebnisse erzielen, die vielen Abteilungen, Mitarbeitern und Führungskräften das Leben erleichtern. Denn allein der Einsatz der Docusign-App ermöglicht es, Verträge und interne Freigaben jederzeit, von überall und in Echtzeit einzusehen und die erbetene Genehmigung zu erteilen.