Papierlos von München nach New York mit Celonis und Docusign

Mehr Deals und stärkeres Reporting nach einem rasanten Rollout der Docusign CLM Lösung

Die erste deutsche Ausstrahlung der Momentum erlaubte tiefe Einblicke in die aufregendsten Innovationen des letzten Jahres mit Kundeninterviews, Demos, Expertengesprächen und Breakout-Sessions. Lesen Sie hier, wie Celonis, Marktführer auf dem Gebiet des Execution Management Systems, dank automatisiertem Vertragsmanagement erfolgreich skaliert, warum die Entscheidung auf das Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) fiel und wie die Einführung im Handumdrehen gelang.

Lassen Sie sich von Nikol Gavranovic, Team Lead Contract Management bei Celonis, und René Becker von Docusign durch ein exzellentes Beispiel eines schnellen Rollouts führen, entdecken Sie die Parallelen zwischen Celonis und Docusign und analysieren Sie das Potenzial einer effizienten CLM-Lösung – oder sehen Sie Momentum gleich hier in voller Länge, On-Demand, an.

Hinter Ihnen liegt ein Sprint, Sie haben Docusign CLM Anfang März 2021 auf globaler Ebene bei Celonis eingeführt. Wie ist der Rollout angelaufen?

Nikol Gavranovic: In der Tat haben wir eine Implementierung im Eiltempo hinter uns: Im Januar haben wir mit der Einführung von Docusign CLM begonnen, der globale Rollout fand am 1. März 2021 statt. Diesen Sprint haben wir nur durch die Zusammenarbeit mit unserem Implementierungspartner Spaulding Ridge so schnell geschafft.

Wir nutzen Docusign CLM zur Vertragsautomatisierung jetzt im Sales-Bereich, damit unser Vertrieb so unabhängig wie möglich arbeiten kann und Deals schneller abgeschlossen werden. Auch erleichtert CLM das Reporting, weil wir besser nachvollziehen können, welche Konditionen wo eingefügt wurden. Im Laufe des Jahres werden wir Docusign CLM dann auch in den anderen Geschäftsbereichen, wie Procurement und HR, implementieren.

Können Sie den Weg von Celonis von der E-Signatur zum umfassenden Vertragsmanagement kurz beschreiben?

Nikol Gavranovic: Celonis wurde vor knapp zehn Jahren gegründet, wobei wir inzwischen Headquarter in München und New York sowie insgesamt 15 Niederlassungen weltweit haben. Mit unserem rasanten Wachstum hat sich auch unser Vertragsvolumen dramatisch erhöht.

Wir haben nun mit mehr als 1200 Mitarbeitern eine kritische Unternehmensgröße erreicht, wo man Verträge nicht mehr manuell erstellen oder tracken kann. Deswegen haben wir nach einer Lösung gesucht, die Verträge automatisiert und standardisiert erstellen kann, sodass wir intern effizienter arbeiten können.

Die Klausel-Bibliothek von Docusign CLM wird zum Beispiel einmalig durch Legal und die anderen betroffenen Bereiche freigegeben, sodass die Vertragserstellung schneller erfolgt. Verträge können somit schneller abgeschlossen werden und wir arbeiten insgesamt effizienter, sei es nun im Sales-Bereich oder auch im HR, wenn es darum geht, neue Talente einzustellen.

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Als Team Lead Contract Management haben Sie im Vorfeld einige CLM-Produkte verglichen, warum haben Sie sich am Ende für Docusign entschieden?

Nikol Gavranovic: Docusign-CLM bietet entscheidende Features, die für ein globales Unternehmen enorm wichtig sind. Da wir die Docusign E-Signatur-Lösung bereits seit Jahren nutzen, sind unsere Mitarbeiter mit Docusign vertraut und werden das neue CLM-System bestimmt ebenso begeistert nutzen. Für uns ist es wichtig, das gesamte Vertragsmanagement nahtlos aus einer Hand zu bekommen.

Ein wichtiger Punkt ist für uns auch die einfache Integration von Docusign CLM und Salesforce in unserem Sales-Kanal. Alle Verträge sind auch in Salesforce auf Account-Ebene zu finden. Die Sales-Kollegen können sich jetzt mehr auf ihre strategische Arbeit konzentrieren, weil die Vertragsthematik wegfällt.

Hier geht es zu dem vollen Potenzial einer unserer Lieblingspartner. 

Bei Celonis helfen Sie Ihren Kunden, komplexe Unternehmensprozesse zu analysieren und zu optimieren. Also eigentlich machen Sie das gleiche wie wir bei Docusign...

Nikol Gavranovic: Genau, da ergänzen sich unsere Ansätze in der Tat sehr gut! Docusign hilft uns vor allem dabei, intern effizienter zu werden, und unsere intelligente Process Mining-basierte Execution Management Lösung ermöglicht unseren Kunden die Optimierung ihrer Prozesse. Da unsere Kunden in der ganzen Welt ansässig sind, ist es für uns sehr wichtig, dass die CLM-Plattform international akzeptiert ist und das Vertrauen unserer Kunden genießt.

Uns ist es auch sehr wichtig, möglichst komplett auf Papier zu verzichten. Ein CLM-System war da der nächste logische Schritt. Mit einem komplett digitalisierten Vertragsmanagement werden keine Verträge mehr ausgedruckt, unterzeichnet und wieder eingescannt, da sie ja zentral und digital jederzeit verfügbar sind. Jede Einsparung an Papier kommt somit auch der Umwelt zugute.

Docusign Produkt Highlights

Docusign CLM

Celoni führte die elektronische Signatur bereits 2017 ein, im März 2021 folgte dann der Rollout der CLM-Lösung. Aus gutem Grund: Workflows rund um das betriebliche Vertragsmanagement jedes Mal neu zu definieren kostet unnötige Zeit und Geld.

Durch die nahtlose Integration in Docusign eSignature und als Teil der Docusign Agreement Cloud gestaltet Celoni Vertragsprozesse mit Docusign CLM so einfach wie möglich und optimiert den gesamten Vertragszyklus. Das Team automatisiert so manuelle Aufgaben, koordiniert komplexe Workflows und eliminiert Fehler und Risiken mit dem intelligenten Vertragsmanagement von CLM.

Mit Docusign CLM können Nutzer*innen:

• Geschäfte schneller abwickeln mit effizienter Automatisierung

• Compliance optimieren dank standardisierter Geschäftsprozesse

• Kundenerlebnis verbessern mit einem transparenten, schnellen Vertragsprozess.

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Docusign + Salesforce Integration

Docusign bietet skalierbare, speziell für die Salesforce 360 Plattform entwickelte Integrationen. Unsere Salesforce AppExchange unterstützt Unternehmen jeder Größe seit mehr als 10 Jahren dabei, schneller Geschäfte abzuwickeln.

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