Im Auftrag unterschreiben: Das sind die Regeln
Urlaubszeit, Erkältungswelle oder Messemonat – bei der Arbeit ist immer viel los. Der Geschäftsalltag geht dennoch weiter, auch wenn nicht immer alle Personen im Haus sind. Verträge und Vereinbarungen müssen unterschrieben, Inhalte freigegeben und Bestellungen angenommen werden. Damit in der Firma alles reibungslos läuft, hilft eine Unterschrift im Auftrag oder in Vertretung einer Person. Was es dabei zu beachten gibt und welche Voraussetzungen notwendig sind, erfahren Sie hier.
Mit Vollmachten im Auftrag anderer unterschreiben
Wer rechtskräftig im Auftrag unterschreiben möchte, benötigt dafür eine Befugnis. Diese Befugnis wird durch eine Vollmacht erteilt. Die Rahmenbedingungen dazu sind in §164 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches festgelegt. Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, wobei die schriftliche Form mehr Sicherheit bietet und mögliche Missverständnisse vermeidet. Schließlich geht mit einer Vollmacht auch große Verantwortung einher, insbesondere bei Rechtsgeschäften wie Verträgen. Die bevollmächtigte Person muss sich über ihre Verantwortung und deren rechtliche Konsequenzen im Klaren sein. Ebenso muss sie die Interessen der anderen Partei wahren.
Am besten wird der Befugnisbereich mit klar definierten Anweisungen und Vorgaben schriftlich in der Vollmacht festgehalten. Auch kommt es auf die Art von Vollmacht an, die klare Grenzen vorgibt. Dabei werden vor allem drei Formen unterschieden:
Einzelvollmacht oder Spezialvollmacht Diese wird für ein bestimmtes Projekt oder eine einmalige Aufgabe erteilt, beispielsweise für die Organisation einer Firmenfeier. Die entsprechende Vollmacht erlischt, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist.
Gattungs- oder Artvollmacht Mit dieser Vollmacht darf eine Person eine bestimmte Art wiederkehrender Geschäfte abschließen. Ein klassisches Beispiel sind Verkäuferinnen und Verkäufer, die Bestellungen durchführen dürfen.
Generelle Vollmacht bzw. allgemeine Handlungsvollmacht Diese bezieht sich auf alle gewöhnlichen Rechtsgeschäfte des Tagesgeschäfts. Ausgenommen sind außergewöhnliche Rechtsgeschäfte, wie der Abschluss von Kaufverträgen für neue Geschäftsräume oder die Aufnahme von Darlehen.
Das bedeuten die Kürzel i. A., i. V. und ppa.
Ist die Vollmacht erteilt, können Mitarbeitende nach Klärung des Handlungsspielraums Unterschriften leisten, Rechtsgeschäfte vollziehen und Entscheidungen treffen. Die verschiedenen Arten von Vollmachten spiegeln sich auch in den verwendeten Kürzeln wider, die auf bestimmten Dokumenten zu finden sind:
i. A. – steht für „im Auftrag“. Dieses Kürzel wird häufig in geschäftlichen Briefen und E-Mails verwendet und zeigt an, dass die Befugnis nur auf bestimmte Aufgaben beschränkt ist.
i. V. – steht für „in Vollmacht“. Hier wurde eine entsprechende Vollmacht erteilt, die es ermöglicht, Rechtsgeschäfte in einem zuvor festgelegten Rahmen abzuschließen.
ppa. – ist die Abkürzung für „per procura autoritate“ und bedeutet übersetzt „aufgrund erteilter Prokura“. Die Prokura muss im Handelsregister eingetragen sein und berechtigt zur Ausführung gewöhnlicher Rechtsgeschäfte entsprechend der generellen Vollmacht.
Im Auftrag unterschreiben geht auch elektronisch
Im Namen einer anderen Person oder anderer Personen zu unterschreiben, ist sinnvoll, wenn es das Tagesgeschäft unterstützt. Da viele Verträge mittlerweile digital versendet werden, bietet die elektronische Signatur eine effiziente Lösung. In bestimmten Situationen können Vollmachten durch die elektronische Signatur ersetzt werden, etwa bei der Vertretung während Geschäftsreisen. Damit bietet die elektronische Signatur eine rechtlich bindende Möglichkeit, sowohl Vollmachten zu unterzeichnen als auch im Auftrag einer anderen Person zu unterschreiben. Sie stellt eine moderne und oftmals effizientere Alternative zu klassischen Vollmachten dar. Erfahren Sie hier mehr über Docusign eSignature und die Vorteile der elektronischen Signatur für die moderne Geschäftswelt.
Fazit
Wer im Auftrag einer anderen Person unterschreibt, benötigt eine entsprechende Vollmacht, die klar definierte Befugnisse festlegt. Es gibt verschiedene Arten von Vollmachten, die sicherstellen, dass eine Person rechtlich bindend handeln kann. Die Kürzel wie i. A. („im Auftrag“), i. V. („in Vollmacht“) und ppa. („per procura autoritate“) sind in wichtigen Dokumenten entscheidend, um die Rechtsverhältnisse zu klären.
Auch die elektronische Signatur bietet heutzutage eine rechtlich bindende Alternative, um Vollmachten zu unterzeichnen oder im Auftrag zu handeln. Ob auf einem bestimmten Dokument oder digital – wichtig ist, dass die Person, die unterschreibt, die Verantwortung und die rechtlichen Konsequenzen ihrer Handlung versteht.
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