Papierkram Ade! Das papierfreie Büro

Papierkram Ade. Willkommen im papierlosen Büro.

Papierfrei durchs Büro wandern bringt Unternehmen viele Vorteile: man spart Geld und Ressourcen, erhöht die Transparenz und schont zusätzlich dabei die Umwelt. In Zeiten einer globalen Klimakrise scheint es natürlich verwunderlich, warum es noch immer Unternehmen gibt, die  nach wie vor mit Massen an Papier arbeiten.

Die Gründe dafür, sind vielschichtig, wie ein kürzlich erschienener Artikel von Louella Fernandes aufzeigt. Die Direktorin von quocirca.com - einem Anbieter von Marktkenntnissen und Informationen für Unternehmen der Druckindustrie und Technologieführer - sieht viele Unternehmen in gewissem Maße weiterhin auf den Druck angewiesen. Die Global Print 2025 von Quocirca zeigt, dass 64% der Unternehmer glauben, dass der Druck im Alltagsgeschäft noch für weitere 6 Jahre von praktischer Relevanz sein wird.

Die geschäftlichen Vorteile eines papierlosen Betriebs

Nicht jedes Unternehmen hat die Möglichkeit oder den Wunsch, seinen Betrieb von Heute auf Morgen auf papierlos umzustellen. Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC kommt die Digitalisierung bisher nur schleppend voran. Waren es im Jahr 2014 noch 49% aller Dokumente aus Papier in deutschen Büros, sind es zwei Jahre später nur zwei Prozentpunkte geringer.

Dennoch bringt eine Umstellung auf papierlos viele Vorteile mit sich. Neben den finanziellen Einsparungspotentialen können Sie durch eine Umstellung auch die Kontrolle über unterschiedlichste Tätigkeitsbereiche erhöhen, indem Sie beispielsweise einen eindeutigen Prüfpfad für Ihre Vereinbarungen auf digitalen Plattformen erstellen, was wiederum rechtliche Vorteile mit sich bringen kann.

Die vollständige Digitalisierung spart auch Zeit, da die Mitarbeiter nicht mehr mit dem Drucken, Scannen und Verfolgen von Dokumenten befasst sind und sich auf Aufgaben mit höherem Stellenwert konzentrieren können.

Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht schnelle Einblicke und den Zugriff in jeder Phase des Prozesses: Mit Docusign-eSignature können Vertragsparteien beispielsweise sehen und mitverfolgen, wer einen Vertrag hat und ob sie bereits unterzeichnet haben oder nicht.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen kann das papierlose Arbeiten auch indirekte Vorteile mit sich bringen, beispielsweise eine Verbesserung der Reputation bei Kunden und der Öffentlichkeit. Es kann auch zur Erreichung Ihrer internen Ziele in den Bereichen Umwelt, Soziales und Corporate Governance (ESG) beitragen und eine wichtige Rolle in Ihrem CSR-Programm (Corporate Social Responsibility) spielen.

Wie Unternehmen papierlos werden können

Wie schwierig oder aufwendig ist es eigentlich, papierlos zu arbeiten? Nun, die Technologie spielt hier einen entscheidenden Faktor, auch wenn der Papierfluss durch die Erfindung der E-Mail nicht unterbrochen wurde. Kunden mussten noch immer Dokumente signieren, scannen und per E-Mail an Kunden senden, damit sie Unterschriften drucken, signieren und zurück faxen konnten.

Es gibt zum Glück andere Möglichkeiten, die Unternehmen ins Auge fassen können, um den Papierverbrauch durch Technologie zu verringern, was manchmal durchaus dramatische Auswirkungen haben kann. Ein gutes Beispiel sind digitale Belege, die über eine App oder per E-Mail gesendet werden und die je nach Branche den Papierverbrauch erheblich reduzieren können. So wäre der Einzelhandel hier ein gutes Beispiel für einen Bereich, der besonders davon profitieren könnte.

Durch eine Umstellung auf papierlos und somit digital steigt damit oft auch der Bedarf an teuren Geräten wie beispielsweise Laptops oder mobile Geräte für den Zahlungsverkehr. Diese hohen Anschaffungskosten stellen gerade für Kleinbetriebe eine erhebliche Belastung dar. An dieser Stelle gleich die gute Nachricht: Auch hier gibt es bereits kostengünstige und effiziente Lösungen.

In einem Blogbeitrag über die Möglichkeiten für Kleinunternehmen, papierlos zu werden, wies das Energieunternehmen Constellation auf die Vorteile des Leasings solcher Geräte hin, mit denen „Sie im Voraus Kosten, Reparaturen, Upgrades und Gebühren für die Wartung von Geräten einsparen können“.

Papierlos und Nachhaltigkeit

Die Reaktionen weltweit auf die Waldbrände im Amazonas im Sommer 2019 zeigen, wir leben in einer Zeit beispielloser Besorgnis über die Entwaldung. Das papierlose Arbeiten kann in diesem Bereich deutliche Auswirkungen haben, die Wälder retten die es noch gibt  und zur Nachhaltigkeit der Umwelt insgesamt beitragen. Immer mehr Kunden und Investoren legen zunehmend ein Augenmerk auf Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Themen (ESG). Unter diesem Aspekt steigert papierloses Arbeiten auch die Reputation eines Unternehmens.

Zusammenfassend kann man sagen, dass eine Umstellung auf papierlos viele Vorteile mit sich bringt und Unternehmen in vielerlei Hinsicht dabei profitieren können. Wie beispielsweise Kosteneinsparungen, Prozessoptimierung oder die höhere  Sicherheit wichtiger Dokumente.

Darüber hinaus kann es auch eine Rolle spielen bei der Adressierung einer allgemeinen  ethnischen und moralischen Verantwortung, die für die Verbraucher von Bedeutung sind, wie zum Beispiel das Thema Entwaldung.

Während es eine Herausforderung sein kann, papierlos zu werden, sollte es im digitalen Zeitalter sicherlich eine Überlegung für jedes zukunftsweisende Unternehmen sein.

Sie würden gerne wissen wie viel Papier Sie einsparen können?

Lesen Sie weitere Informationen zu unserer weltweiten Initiative Docusign For Forests und gelangen Sie hier zum papierlosen Sparrechner.