Digitale Vertragsabläufe im Mittelstand

Am 9. und 10. Mai fand unsere Jahreskonferenz Momentum 2022 statt. Neben der Keynote ermöglichten Breakout-Sessions den Teilnehmerinnen und Teilnehmern tiefe Einblicke in bestimmte Themen. Eine dieser Sessions war unsere Mittelstand-Expertenrunde mit unserer Moderatorin, Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign und drei Mittelstandskunden:

• Marc Hofmann, Head of Subsidiary Management bei Jägemeister

• Tamay Schimang, Senior Legal Counsel & Lead Legal Operations bei Solarisbank

• Marco Hansen, Rechtsanwalt der Kanzlei Seitz

In diesem Blog erfahren Sie mehr darüber in welcher Phase der digitalen Transformation unsere Kunden sich zurzeit befinden und wie sie die Implementierung und den Einstieg in die digitale Welt gemeistert haben. Zudem haben wir drei Top-Tipps aus der Expertenrunde, die Ihnen bei Ihrer eigenen Digitalisierungsreise helfen sollen und beantworten einige der relevantesten Fragen zur E-Signatur am Ende.

Stand der Digitalisierung bei Jägermeister:

Die E-Signatur hat Jägermeister zunächst dezentral implementiert. Verschiedene Unternehmenseinheiten benötigten unterschiedliche Arten der elektronischen Signatur für verschiedene Anwendungsfälle. Die Prozessoptimierung und der Verzicht auf papierbasierte Prozesse stand in allen Bereichen im Vordergrund.

Stand der Digitalisierung bei Solarisbank:

Prozesse zwischen der Vertriebs- und Rechtsabteilung werden mit Docusign eSignature und CLM bei der Solarisbank standardisiert und optimiert.

Kanzlei Seitz als Rechtsberater für die digitale Transformation:

Kanzlei Seitz ist eine der führenden Arbeitskanzleien in Deutschland und beschäftigt etwa 60 Anwältinnen und Anwälte in Köln. Marco Hansen ist Experte im Bereich Arbeitsrecht und berät Kundinnen und Kunden zu Themen wie Datenschutz, Compliance und zur Rechtsgültigkeit von digitalen Prozessen in der Arbeitswelt von heute.

Was bedeutet digitale Transformation im Mittelstand - Risiko oder Chance?

Unsere Experten sind sich einig: Die digitale Transformation in der heutigen Arbeitswelt ist eine Chance für mittelständische Unternehmen.

Jägermeisters Ziel für die Implementierung von elektronischen Signaturen war, Prozessabläufe sicherer und schneller zu gestalten. Das Unternehmen verglich manuelle mit digitalen Prozessen und stellte fest, dass etwa 15 Minuten pro Vertrag mit Docusign eSignature eingespart werden können. Somit ermöglicht es die E-Signatur Jägermeister wertvolle Arbeitszeit im Unternehmen einzusparen und Prozesssicherheit zu gewährleisten.

Die Chancen der digitalen Transformation für Jägermeister auf einen Blick:

• Prozessgeschwindigkeit 

• Transparenz über Vertragsstatus

• Einzahlung in bestehende Nachhaltigkeitsstrategien

Solarisbank ist ein typisches modernes Mittelstandsunternehmen, das nicht auf bürokratische Prozesse vertraut und die digitale Transformation als Chance erkannt hat. Manuelle Prozesse waren bei Solarisbank nie eine Option, da das Geschäftsmodell auf digitalen Lösungen basiert. Gestartet hat das Unternehmen mit der Implementierung der E-Signatur und das Ziel ist es, den gesamten Vertragsprozess von Anfang bis Ende mit Contract Lifecycle Management (CLM) zu automatisieren.

Erfahren Sie in unserer On-Demand Version, was es laut Herr Schimang mit der “Datenhoheit” auf sich hat.

Wie kann der Mittelstand mit der Digitalisierung starten?

Marco Hansen erklärt, dass mittelständische Unternehmen zunächst mit den Bereichen anfangen sollten, mit denen man “Masse erschlagen kann und an denen nicht das Kerngeschäftsmodell hängt”. Er empfiehlt das rechtliches Risiko zunächst klein zu halten, um Bewusstsein für den Einstieg zu schaffen. 

Der Verzicht auf papierbasierte Prozesse für mehr Nachhaltigkeit steht bei der Kanzlei Seitz und auch bei Jägermeister ganz weit oben. Erfahren Sie mehr zu diesem Thema in unserer On-Demand Version der Session.

3 Top-Tipps für vom Mittelstand

1.  Tipp von Jägermeister

Jägermeister nutzt erfolgreich die “Salami-Taktik”: Legen Sie nicht gleich zu Anfang alle Einzelmaßnahmen zur Digitalisierung offen. Da dies Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überrollen könnte. Erklären Sie immer nur die nächsten Schritte und nehmen Sie so Ihre Belegschaft mit. So haben Sie immer etwas neues zu präsentieren und können das Interesse aufrecht halten. “Letztendlich braucht man den Menschen, um das ganze umzusetzen und am Laufen zu halten“, erklärt Herr Hofmann. “Was nutzt mir künstliche Intelligenz, wenn es an der natürlichen mangelt - man braucht beides.” Jägermeister konnte mit der “Salami-Taktik” im letzten Jahr bei der Implementierung von Docusign eSignature sehr viel Erfolg erzielen.

2. Tipp von Kanzlei Seitz

Man muss einfach anfangen mit der Digitalisierung - denn es gibt keinen Grund, dies nicht zu tun. Rechtliche Sicherheitsbedenken gibt es extrem wenige bis gar keine – außer in seltenen schwierigen Use-Cases. Marco Hansen ist der Meinung, dass der Mittelstand realisieren müsse, dass digitale Lösungen Probleme wegschaffen und nicht neue produzieren. 

3. Tipp von Solarisbank

Dinge einfach halten. Laut Tamay Schimang sollten Unternehmen nicht zu viel Zeit und Komplexität auf den Vertragsprozess legen. Man sollte das drumherum sehr stark vereinfachen.

Q&A der Mittelstands-Session

Frage: Wie kann ich mein Unternehmen davon überzeugen, dass wir jetzt mit der Vertrags-Digitalisierung anfangen sollen, da es oft andere Prioritäten im Unternehmen gibt? Wie kann ich zeigen, dass das Vertragsmanagement wichtig ist?

Marc Hofmann, Jägermeister: “Der gesunde Mix machts. Alleine mit Überzeugungsarbeit und Motivation wird es nicht klappen, ein bisschen Leidensdruck dabei zu haben, ist gar nicht mal so verkehrt. Er darf aber auch nicht zu groß sein. Entscheidend ist aber eben auch man muss die Mitarbeiter mitnehmen und ihnen richtig zeigen, das ist hier der Vorteil. Und man muss Ihnen die Möglichkeit geben, die Vorteile für sich zu erkennen, Ansprechpartner zu haben und auch Geduld haben.”

Frage: Wie ist die Wahrnehmung der Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen im Mittelstand und wie hat sich diese in letzten Jahren entwickelt?

Marco Hansen, Kanzlei Seitz: “Es gibt eine geringere Wahrnehmung davon, dass [die E-Signatur], das gleiche [zu der handschriftlichen Signatur] ist. Ich glaube, da hilft es wirklich auch Gegenbeispiele aufzumachen. Es herrscht oft ein Verständnis, dass alles wo ein Blatt Papier dabei ist, das ist “gültiger” als elektronisch. Zum Beispiel der klassische Fall, ich drucke aus, unterschreibe, scanne ein, schicke weg, er druckt aus, unterschreibt und sagt super, jetzt haben wir einen schriftlichen Vertrag abgeschlossen. Das ist gesetzlich keine Schriftform, weil die Unterschriften nicht auf dem gleichen Dokument sind. Jeder denkt, jetzt habe ich Sicherheit und einen schriftlichen Vertrag produziert und das gibt mir Sicherheit. Es herrscht oft ein Fehlverständnis. Die elektronische Signatur kann gefährlich werden. Ja, kann sie. Aber auch jede Unterschrift kann gefälscht werden und wenn ich mit jemanden über E-Mail kommuniziere, weiß ich auch nicht wer da auf der Gegenseite sitzt. Gegenbeispiele aufmachen hilft oft und nimmt diesen Vorbehaltsdruck.”

Marc Hofmann, Jägermeister: “Man muss da nochmal unterscheiden zwischen der gefühlten Rechtssicherheit und der tatsächlichen Rechtssicherheit. Denn wir haben ja jetzt alle gelernt, die E-Signatur im Standardverfahren ist rechtssicher unter gewissen Bedingungen. Der Nutzer kennt das aber nicht, darum muss er erstmal lernen, das ist aber rechtssicher. Auch wenn er sich nicht so sicher fühlt. Da können auch Kleinigkeiten dabei helfen.”

Marc Hofmann erzählt im Anschluss, wie eine Führungskraft im Unternehmen die Rechtsgültigkeit der E-Signatur angezweifelt hatte, da Docusign ihm Unterschriftvorschläge bei der Unterzeichnung anbot, die seiner eigenen Unterschrift nicht ähnelten. Um die gefühlte Rechtssicherheit beim Nutzer zu stärken, zeigte ihm Herr Hofmann, wie er seine eigene Unterschrift innerhalb von Docusign hochladen kann Diese Geste genügte, um den Nutzer ein sicheres Gefühl zu geben.