Mahnung schreiben: Das muss alles in die Mahnungen!

Überfällige Rechnungen stellen für Unternehmen mehr als eine Unannehmlichkeit dar. Schließlich können ausstehende Zahlungen die finanzielle Situation ins Wanken bringen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sind versäumte Zahlungen ein Risiko, das schwerwiegende Konsequenzen für die Liquidität der Firma haben kann. Umso wichtiger ist ein entsprechendes Mahnsystem, dass Schuldnerinnen und Schuldner zunächst an die Zahlung erinnert, bei Nichtbeachtung abmahnt und Konsequenzen kommuniziert.

Was Sie rund um die Mahnung wissen müssen und wie Sie eine rechtsgültige Mahnung elektronisch erstellen, erfahren Sie hier.

Grundlagen zum Thema Mahnung

Eine Mahnung ist immer dann angesagt, wenn eine Kundin oder ein Kunde die Rechnung nicht zahlt. Da nicht jede überfällige Zahlung gleich ein gerichtliches Mahnverfahren bedeuten muss, wird das Mahnsystem in drei Stufen eingeteilt.

• Die erste Mahnung entspricht dabei einer Zahlungserinnerung und hat noch keine Konsequenzen.

• Bei der zweiten und in manchen Fällen auch letzten Mahnung wird die Ansprache bereits deutlicher, eventuell werden hier bereits Versäumniszuschläge berechnet.

• Die dritte Mahnung droht weitere Konsequenzen an, sollte das Geld noch immer nicht überwiesen sein. Hier können zum Beispiel ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei involviert werden.

In der Praxis bezeichnet man die ersten beiden Mahnungen oft auch als Zahlungserinnerungen. Rechtliche Folgen gibt es hier für gewöhnlich nicht. Die beiden Schreiben dienen dem höflichen, aber bestimmten Hinweis, die offene Rechnung zu begleichen.

Anders verhält es sich bei der dritten Mahnung, die in manchen Fällen gar nicht notwendig ist – hier können sie auch direkt mit juristischem Beistand zusammenarbeiten. Es zählt als kaufmännische Gepflogenheit, diese drei Stufen einzuhalten. In vielen Fällen ist es jedoch wirksamer, den in Verzug geratenen Kunden telefonisch zu kontaktieren oder im persönlichen Gespräch auf das Versäumnis hinzuweisen. Sollten Sie allerdings den Eindruck haben, dass der Schuldner in Verzug nicht zahlen wird, können Sie direkt nach der ersten Mahnung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Wie schreibe ich eine Mahnung richtig?

Das Ziel einer Mahnung ist, schnellstmöglich die ausstehende Zahlung einzuholen. Sie sollte daher alle relevanten Daten und eine klare Botschaft übermitteln. In diesem Kontext wird oft davon gesprochen, dass man die Schuldnerin oder den Schuldner in Verzug setzen muss. Sobald Kunden der Zahlung nicht nachkommen, sind sie jedoch bereits in Verzug. Mit der versäumten Rechnung oder der gleichwertigen Zahlungsaufstellung im Anhang oder beigelegt können die Kunden einfach nachvollziehen, um welche Zahlung es sich handelt.

Ein Mahnschreiben hat keine Formvorgabe – sie muss jedoch vom Schuldner empfangen werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Mahnung per Einschreiben zu verschicken oder per E-Mail mit elektronischer Signatur um Bestätigung des Erhalts zu bitten.

Folgende Punkte sollten aus Gründen der Nachvollziehbarkeit enthalten sein:

• Name und Anschrift des Unternehmens und Kunden

• Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Steuernummer, ggf. USt-IdNr.

• Leistungszeitraum bzw. Lieferdatum

• Angaben zur Ware bzw. Dienstleistung

• Preisübersicht (inklusive Steuersätze bzw. Steuerbefreiungen plus Hinweis)

• Ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Zusätzliche Tipps für das Schreiben einer Mahnung:

• Verwenden Sie im Anschreiben „Mahnung" oder „Zahlungserinnerung" direkt im Betreff, um die Dringlichkeit zu verdeutlichen.

• Weisen Sie auf das versäumte Zahlungsziel mit Datum hin, um den Kunden in Verzug zu setzen.

• Setzen Sie ein neues Zahlungsziel, bis wann die Rechnung überwiesen werden soll. Empfohlen wird, den Rahmen hier nicht zu großzügig, aber noch immer realistisch zu setzen.

Denken Sie daran: Der Ton macht die Musik. Besonders bei Stammkunden, die sonst eine gute Zahlungsmoral aufweisen, ist mehr Nachsicht angebracht als bei Kundschaft, die häufiger durch Versäumnisse auffällt.

Vorlagen für Mahnungen

Wenn Sie sich an das dreistufige Mahnverfahren halten, hat jede Stufe mehr Gewicht. Für die jeweiligen Mahnschreiben ergeben sich daraus die folgenden Vorlagen.

1. Mahnung

Die erste Mahnung hat die Funktion einer Zahlungserinnerung. Der Ton im Anschreiben der Mahnung ist freundlich und es bleibt die Unschuldsvermutung, dass der Kunde versehentlich die Zahlungsfrist übersehen hat. Welche Frist bei einer 1. Mahnung gilt, hängt von Ihnen ab. Sie können bereits am ersten Tag nach dem Zahlungsziel eine Mahnung schicken. Viele warten etwas länger ab und versenden die erste Mahnung nach 30 Tagen nach Fälligkeit. Beispiel:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr XYZ,

Uns ist aufgefallen, dass wir noch keinen Zahlungseingang für die am XX.XX.XX gestellte Rechnung mit der Rechnungsnummer 1234567890 verbuchen konnten. Wir würden Sie daher bitten, die noch offene Rechnung innerhalb der nächsten XX Tage zu begleichen.

Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen

XZY"

2. Mahnung

Die erste Zahlungserinnerung ist raus, die zweite Zahlungsfrist verstrichen und es ist noch immer keine Zahlung eingegangen. Viele stellen sich nun die Frage: Wie formuliere ich eine 2. Mahnung? Und: Wie schreibe ich eine Mahnung mit Mahngebühr?

Denn wenn möglicherweise noch nicht mal eine Rückmeldung auf die erste Mahnung eingegangen ist, möchten viele Unternehmen hier mehr Dringlichkeit erzeugen. Dies könnte folgendermaßen klingen:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr XYZ,

Wir haben Ihnen am XX.XX.XX eine erste Mahnung zukommen lassen und Sie auf das neue Zahlungsziel am XX.XX. hingewiesen. Bisher ist noch keine Zahlung eingegangen und wir bitten Sie dringend, innerhalb der nächsten XX Tage die offene Rechnung zu begleichen. Für die entstandenen Umstände stellen wir Mahngebühren in Höhe von X Euro und eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro in Rechnung.

Mit freundlichen Grüßen

XYZ"

3. Mahnung

Bei der dritten und letzten Mahnung informieren Sie den Kunden über die nächsten Schritte – die meist auf außergerichtliche Mahnverfahren oder gerichtliche Klageverfahren hinauslaufen. Falls Sie sich nochmals an die Zahlung erinnern möchten, können Sie folgende Vorlage verwenden.

„Sehr geehrte/r Frau/Herr XYZ,

Trotz der letzten beiden Zahlungserinnerungen haben wir leider noch immer keine Zahlung von Ihnen erhalten.

Folgende Beträge sind offen:

• Rechnungsbetrag:

• Verzugszinsen (... %)

• Mahnkosten:

• Summe:

Hiermit fordern wir Sie letztmals auf, die offenen Beträge innerhalb von XX Tagen zu überweisen. Falls die Zahlung weiterhin ausbleibt, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen

XYZ"

Gebühren und Zinsen bei Mahnungen

Ab der zweiten Mahnung können Sie erwägen, Gebühren zu erheben. Auch Zinsen sind ein gängiges Mittel, um den Schuldner zum Bezahlen der Rechnung zu bewegen. Dabei werden die folgenden Möglichkeiten unterschieden:

• Mahngebühren: Kosten für die Erstellung, Papier und Porto. Gängig sind hier bis zu 5 Euro. Dieser Wert kann sich erhöhen, wenn zum Beispiel die Ermittlung einer Adresse notwendig ist.

• Verzugszinsen: Der Zinssatz für Zahlungsverzug ist im BGB festgelegt (§ 288 Abschn. 1 und 2 BGB): Dabei wird nach Firmenkunden, hier sind acht Prozent üblich, und Privatkunden, fünf Prozent, unterschieden.

• Mahnpauschale: Wenn Sie ein anderes Unternehmen mahnen, setzen Sie eine Mahnpauschale von 40 Euro an.

Das können Sie nach der Mahnung tun

Für den Fall, dass auch eine letzte Mahnung mit dem Hinweis auf rechtliche Folgen in der Rechnung, Gebühren und Zinsen keine Wirkung zeigt, bleibt Ihnen nur noch die Option, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dieses können Sie entweder selbst einleiten, eine Anwaltskanzlei oder ein Inkasso-Unternehmen beauftragen.

Fazit

Ein Mahnverfahren kann für ein Unternehmen zeitintensiv und aufreibend sein. Unterscheiden Sie zunächst immer, ob es sich beim Versäumnis um ein Versehen handelt oder die Kunden nicht im Begriff sind, zu zahlen. Mit einer ersten Zahlungserinnerung können Sie unpünktlichen Schuldnern auf die Sprünge helfen, nach der dritten Mahnung sollten Sie jedoch rechtliche Schritte einleiten. Ein effizientes Vertragsmanagement-System kann helfen, den gesamten Prozess von Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen zu optimieren.