Abmahnung schreiben

Im Zentrum eines guten Arbeitsverhältnisses stehen Vertrauen, Kommunikation und Zuverlässigkeit. Wenn im Laufe der Zusammenarbeit jedoch Vertragsverletzungen oder Pflichtversäumnisse in schwerwiegenden Fällen oder gehäuft vorkommen, kann eine Abmahnung angezeigt sein.

Was Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber in eine Abmahnung schreiben und was Sie sonst noch dazu wissen müssen, verraten wir Ihnen hier.

Wann ist eine Abmahnung sinnvoll?

Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter testen ihre Grenzen im Betrieb aus und fallen durch Regelverstöße oder unangemessenes Verhalten auf. Je nach Schweregrad und Häufigkeit dieser Vorfälle können Sie hier über eine Abmahnung nachdenken. Damit weisen Sie ihre Angestellten auf das Fehlverhalten hin, geben Raum für Veränderung und schützen damit das Betriebsklima. Letzteres gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter durch Beleidigungen, Mobbingverhalten oder Belästigung auffallen.

In den meisten Fällen werden Abmahnungen bei kleineren Vertragsverstößen ausgesprochen wie Überziehung der Pausenzeiten, Fernbleiben von der Arbeit ohne, oder mit zu spät eingereichter Krankmeldung sowie Bagatelldiebstähle. Eine Abmahnung ist zudem eine essenzielle Vorstufe beziehungsweise Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung.

Die Voraussetzungen für eine Abmahnung

Für eine rechtskräftige Abmahnung müssen einige Formvorschriften und Fristen berücksichtigt werden. Da der Abmahnung eine wichtige Rolle im Kündigungsverfahren zukommt, insbesondere wenn Sie fristlos kündigen , sind die Anforderungen an diese Maßnahme sehr hoch und müssen gegebenenfalls auch vor dem Arbeitsgericht standhalten – das oftmals zugunsten der Angestellten entscheidet.

Eine Abmahnung muss immer aus den folgenden drei Elementen bestehen. Wenn einer dieser Punkte fehlt oder unzureichend ausgeführt wird, ist die Abmahnung unwirksam.

Dokumentationsfunktion

Hier wird eine präzise, wahrheitsgetreue Beschreibung des Verstoßes mit Zeit, Datum und Ortsangabe gefordert. Wenn Sie keine genaue Uhrzeit angeben können, sollte hier der Zeitraum genannt werden. Auch Zeuginnen und Zeugen des Verhaltens sollten in der Abmahnung enthalten sein.

Ermahnungsfunktion

Darstellung der konkreten Pflichtverletzung: Eine Abmahnung des vertragswidrigen Verhaltens ist nur dann rechtskräftig, wenn Sie auf die konkrete Verletzung des Arbeitsvertrags hinweisen. Für einen verständlichen und nachvollziehbaren Bezug können Sie auch die Stellen aus dem Arbeitsvertrag zitieren oder den Wortlaut benutzen. In diesem Zuge muss auch auf die Unterlassung des Fehlverhaltens hingewiesen werden.

Warnfunktion

Gemeint ist der Hinweis, dass ein weiterer Pflichtverstoß und die Wiederholung des abgemahnten Verhaltens die Zusammenarbeit gefährdet und bei weiteren Verstößen zur verhaltensbedingten Kündigung des Arbeitsverhältnisses führt.

Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung

Bei kleineren Pflichtverstößen, die Sie als Arbeitgeber nicht direkt abmahnen, aber dennoch nicht unerwähnt lassen wollen, empfiehlt sich eine Ermahnung. Auf diese Weise zeigen Sie Ihren Angestellten Grenzen auf, ohne direkt mit Konsequenzen zu drohen, wie es bei der Abmahnung der Fall ist.

Die Rüge kommt meist dann zum Einsatz, wenn das Fehlverhalten des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zum ersten Mal vorkommt und keine Gefahr der Wiederholung befürchtet wird. Dies kann der Fall sein, wenn sich jemand erstmalig im Ton vergreift oder unentschuldigt ein Meeting nicht wahrnimmt.

Enthält die Ermahnung jedoch die notwendigen Voraussetzungen für eine Abmahnung, gilt diese auch als Abmahnung, selbst dann, wenn sie anders bezeichnet wird.

Denken Sie auch daran, dass eine Abmahnung zu Spannungen im Arbeitsverhältnis führen kann. Besondere Vorsicht und Milde sollten Sie walten lassen, wenn folgende Punkte gegeben sind:

• Lange Zusammenarbeit (25 Jahre und länger), bei der es vorher noch nie Probleme gab.

• Eine unmittelbare Entschuldigung nach dem Fehlverhalten.

• Psychische oder physische Erkrankung sowie aktuelle schwere Schicksalsschläge oder belastende Umstände wie Pflege oder Tod von Angehörigen, Scheidung etc.

Wie muss eine Abmahnung übermittelt werden?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, in welcher Form eine Abmahnung erstellt und übermittelt werden muss. Denkbar wäre daher auch, die Verletzung arbeitsrechtlicher Pflichten mündlich auszusprechen. Wir empfehlen jedoch eine schriftliche Abmahnung, da Sie sich auf das Schriftstück berufen können und ggf. auch den Erhalt der Abmahnung bestätigen lassen können. Wie Sie diese übermitteln, ist Ihnen überlassen – per Post, Fax, E-Mail oder SMS.

Fristen für die Abmahnung

In welchem Zeitfenster Sie eine Abmahnung ausstellen können, hängt weniger von den Vorgaben als von der Vertragsverletzung ab. Es gibt keine festgelegten gesetzlichen Fristen, es bietet sich jedoch eine zeitnahe Umsetzung an. Usus sind hierbei 14 Tage, da sonst der zeitliche Bezug zum pflichtverletzenden Verhalten verloren geht. Bei Vertragsverstößen, die weitere Nachforschungen mit sich ziehen, wird auch ein längerer Zeitraum vor dem Arbeitsgericht geduldet.

Auf der anderen Seite gilt auf Seiten der Angestellten keine zeitliche Frist für den Widerruf oder eine Klage gegen die Abmahnung. Selbst nach mehreren Jahren können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Widerspruch einlegen. Denn für viele stellt spätestens bei einem Jobwechsel die Abmahnung in der Personalakte einen Störfaktor dar. Bei kleineren Vergehen wird die Abmahnung aus der Personalakte auch ohne Widerspruch nach zwei bis drei Jahren entfernt.

Welches Fehlverhalten kann abgemahnt werden?

Die Missachtung arbeitsvertraglicher Pflichten kann grundsätzlich immer zu einer Abmahnung führen. Bei kleineren Verletzungen wie der Überziehung von Pausenzeiten spielen auch Faktoren wie die Unternehmenskultur eine große Rolle, zum Beispiel bei flexiblen Arbeitszeiten und Gleitzeit. In einem solchen Arbeitsumfeld wäre eine Abmahnung für eine zu lange Mittagspause unangemessen im Gegensatz zu Unternehmen, die ihre Zeiten mit einer Stechuhr kontrollieren.

An vielen Stellen ist daher Fingerspitzengefühl gefragt, bevor man zu harten Maßnahmen greift und arbeitsrechtliche Konsequenzen androht.

Zu den häufigsten Fehlverhalten für eine Abmahnung zählen die folgenden Punkte:

• Private Aktivitäten während der Arbeitszeit

• Fehlzeiten, verspätete Krankmeldungen oder unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit

• Nebentätigkeiten, die in Konkurrenz zum Hauptjob stehen

• Diebstahl

• Mobbing, Beleidigungen und (sexuelle) Belästigung

• Compliance-Verstöße wie Betrug, Bestechung oder Datenmissbrauch

• Arbeitsverweigerung oder unterdurchschnittliche Leistungen

• Alkoholkonsum am Arbeitsplatz

Arbeitsrechtliche Konsequenzen einer Abmahnung

Die Warnfunktion einer Abmahnung zeigt bereits an, dass bei einem wiederholten Auftreten des Fehlverhaltens Konsequenzen gezogen werden. Meist geht dies mit einer verhaltensbedingten fristlosen Kündigung einher.

Hierbei gilt es jedoch zu beachten, dass die Kündigung nur ausgesprochen werden darf, wenn sich auf die gleiche Vertragsverletzung bezogen wird. Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Abmahnung aushändigen, weil er ständig seine Pausenzeiten überzieht, können Sie ihn nicht fristlos kündigen, wenn er private Telefonate am Arbeitsplatz führt.

Übrigens reicht es aus, wenn Sie für das gleiche Verhalten eine Abmahnung erteilen. Sie müssen den abgemahnten Arbeitnehmer nicht noch einmal warnen, bevor Sie eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen dürfen.

Muster Abmahnung: Wie schreibt man eine Abmahnung?

Wenn es so weit kommt, dass Personalverantwortliche eine Abmahnung formulieren müssen, stellen sich viele die Frage, ob eine Abmahnung inhaltliche Anforderungen hat. Ein Abmahnungsschreiben hat keinen festen Aufbau, jedoch verpflichtende Inhalte. Die Dokumentation des Fehlverhaltens, die Ermahnung zur Verhaltensänderung und Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen müssen immer enthalten sein und so genau wie möglich beschrieben werden. Allgemeine Formulierungen wie schlechte Laune oder unfreundliches Verhalten reichen daher nicht aus, damit eine Abmahnung rechtssicher ist.

Der Text für eine Abmahnung könnte folgendermaßen aussehen:

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

wir sehen uns gezwungen, Ihnen aufgrund eines Vertragsverstoßes eine Abmahnung zu erteilen.

Der Grund liegt im Alkoholgenuss am Arbeitsplatz am (Datum). Ihre Kollegin XX kann bezeugen, dass Sie um 12.05 Uhr eine Bierflasche geöffnet und am Schreibtisch konsumiert haben. Dies verstößt gegen Ihren Arbeitsvertrag, indem Alkoholkonsum während der Arbeitszeit ausdrücklich verboten ist. Sollte dieses Verhalten noch einmal vorkommen, sehen wir uns gezwungen, das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Eine Kopie der Abmahnung wird Ihrer Personalakte beigefügt.

Datum/Ort und Unterschrift

Viele fragen sich außerdem: Wer schreibt die Abmahnung? Im Normalfall wird eine Abmahnung von der bzw. dem Vorgesetzten ausgestellt. Befugt sind jedoch alle Personen im Unternehmen, die weisungs- und kündigungsberechtigt sind.

Fazit

Eine Abmahnung kann dann unumgänglich sein, wenn das Verhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters die Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis schwerwiegend verletzt. Wenn Sie eine Abmahnung schreiben, sollten Sie auf eine genaue Dokumentation des Fehlverhaltens Wert legen. Ebenso sind die Ermahnung und die Warnung vor den Konsequenzen essenzielle Bestandteile des Abmahnschreibens.

Beachten Sie auch, dass eine Abmahnung das Arbeitsverhältnis belasten kann. Wägen Sie daher genau ab, ob sich das Verhalten auch durch ein eindringliches Gespräch verändern kann – oder Sie mit härteren Maßnahmen wie einer Abmahnung eingreifen müssen.

Um rechtliche Risiken zu minimieren und den Prozess zu vereinfachen, kann die Verwendung einer elektronischen Signatur für Abmahnungen hilfreich sein. Dies gewährleistet nicht nur eine sichere und nachvollziehbare Dokumentation, sondern auch eine effiziente Handhabung sensibler Personalangelegenheiten.

Haftungsausschluss: Die hier geäußerten Meinungen und Informationen dienen lediglich allgemeinen Informationszwecken und sollten nicht als rechtliche Beratung verstanden werden. Bei rechtlichen Fragen oder Anliegen empfehlen wir, einen qualifizierten Rechtsanwalt zu Rate zu ziehen.